秘书应该具备哪些素养.doc

此资料由网络收集而来如有侵权请告知上传者立即删除。资料共分享我们负责传递知识。7秘书应该具备哪些素养秘书工作是专业性和综合性兼有的一门职业那么应该具备哪些特殊的素养呢?下面范文网小编给大家介绍关于秘书应该具备哪些素养的相关资料希望对您有所帮助。秘书应具备的素养介绍一、秘书的业务素质秘书的业务素质表现为与秘书的本职工作密切相关的一些能力要求。由于秘书工作的内容丰富多样所以秘书的能力要求也很多这些能力要求根据秘书工作的分类大致可分为办事、撰文和技术三种我们对这三种能力分作介绍。(一)办事的能力“秘书部门是办事机构秘书的基本职能就是办事办事能力是秘书工作的重要能力”[②]。“办事能力”是我们习惯上的说法其实它是由多种能力合成的主要包括以下几个方面。1.调查研究的能力。“调查研究是指人们深入现场进行考察以探求客观事物的真相、性质和发展规律的活动”[③]。调查研究是秘书人员重要的业务之一为了当好领导的助手和参谋为了为领导机构作出决策、制定政策提供依据为了起草报告、处理公文、处理来信来访、办理议案提案都必须做好调查研究。为此秘书必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料的能力。2.理解和领会能力。要有较高的理解领会能力关键要听得快听得清记得牢。为此要有集中的注意力灵敏的反应力深刻的理解力牢固的记忆力和精湛的品评力。3.口语表达能力。这是对秘书的特殊要求。会说话这是一门学问而且是事关办事的成败的基础。会说话最起码要做到三点：口齿清楚;表达准确;懂得说话艺术。前两条是基本的第三条石进一步要求它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等需要我们由浅而深的去掌握。4.应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的人们办事的计划和方案常常会与现实不太相符甚至大相径庭;有时会突然变化把原来的计划和方案完全打乱。在这种情况下办事人员要胸有成竹临机不乱迅速作出决策一案不行另换一案原则不变灵活处置以达到预期目的。5.交际能力。处理人际关系是一门学问而交际能力又是处理人际关系的重要因素。一个秘书如果很善于交际见面就熟是人很容易接近也容易被人信赖那么办事的成功率就会比较高。“交际能力又大多体现在协调工作和与领导的相处当中而这两方面对于秘书人员事业的发展至关重要”[④]所以学习交际艺术提高交际能力并非无足轻重。还有其他一些能力。总之办事能力是个综合水平的体现。(二)较强的文字处理能力文字处理能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道人们常把秘书成为“秀才”道理正在于此。“秘书人员的文字处理能力不是单纯的文笔技巧问题它实际是较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强的分析和认识问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映也是一种综合性能力”[⑤]。秘书人员文字处理能力的形成和提高既须作综合的努力有有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化做到心领神会下笔才能左右逢源。提高文字处理能力的关键是自己多写多练。(三)熟练掌握办公自动化设备的技能论秘书应具备的素质论秘书应具备的素质“随着时代的发展现代技术在办公室已经普遍应用办公室很多工作日趋自动化所以秘书人员为了完成本职工作还必须熟练掌握办公自动化设备”[⑥]。这些技术主要包括：微电脑技术、打字技术、复印技术、缩微技术、摄影技术、录音录像技术、速记技术、书法技术、编辑技术、校对技术。在目前条件下秘书人员应掌握的主要技能有：会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话、复印机、传真机等还要懂得其简单构造掌握维修保养方法。同时学会用电脑起草、修改文件以及档案资料检索缩微摄影技术等。秘书人员不仅要学会硬件操作而且软件编制成为既懂秘书业务又懂电脑技术的通才。一方面秘书队伍应有一批专业的技术能手另一方面所有人员都应掌握自己工作中要用到的技术手段。二、智能素质业务素质决定于智能的高低、强弱智能是业务能力的基础。因此秘书人员的业务素质与他们的智能素质密切相关。智能素质包括五方面：知识结构思维能力临机处事能力记忆能力和自省能力。(一)完善的知识结构秘书由于长期从事文字工作这就要求他们有完善的知识结构作为其拥有良好文笔和敏捷才思的基础。秘书应该具有的这种知识结构主要包括：马列主义基本理论毛泽东思想邓小平社会主义建设理论国际政治国内政策历史文化民族知识逻辑科学领导方法民主集中制原则决策科学等。此外工作经验、社会阅历也是知识而且是开发智力和才干的重要知识。这不是要求秘书人员对每一门知识都精读而是要求对一般只是懂得即可而对有所侧重的知识要懂得很多、很深这样才能做好秘书工作。这种完善的知识结构需要秘书在日常生活中要不断学习积累才能完成。(二)思维能力人智能的高低是有思维能力开