大数据时代下企业费用报销管控探讨.pdf

大数据时代下企业费用报销管控探讨林建琰摘要：在信息化进程中随着云计算、数据共享技术、电子扫描及影像存储技术的广泛运用计算机与互联网技术进入大数据时代如何利用大数据技术提升费用报销管控水平优化报销流程节省报销时间周期和审核工作进而提升公司财务管理水平合理分配企业财务资源从而达到为企业降本增效的目的成为广大财务工作者的一个新的课题。本文从分析传统费用管控的不足之处开始探讨如何利用大数技术来统筹解决这些不足提升企业财务费用管控的水平进行了研究并提出了对策。关键词：大数据时代;财务管理;费用报销管控一、企业费用报销管控所涉及的主要内容企业费用报销简单来看首先按功能（即费用单据类型）进行划分费用报销处理的功能通常包括：借款、还款、费用报销及发票冲借支。其次对费用报销中涉及的具体费用类型进行划分。即哪些费用可报销哪些费用不可报销费用类型的名称是什么。确定好费用报销的费用类型后则是费用报销审批流程的确定。公司一般会通过多个维度如费用预算、费用类型金额大小业务特征等维度设置审批流程类型。最后财务出纳审核后付款并进入财务进行账务处理系统进行账务处理。二、现有的费用管控模式的不足在传统的会计核算方式下企业费用的报销一直是一个费力、费时和低效的管理难点。结合作者的工作经验认为传统的费用报销模式存在以下主要缺点极需改善。（一）员工报销规则繁琐审批流程不畅周期长传统模式下费用的支出一般是先由执行该项事务的员工先行垫付费用并要求员工在取得相应合法合规的票据及附件后进行报销。对员工来说报销规则较繁琐审批流程不畅并占用大量的有效工作时间;手工报销模式下员工为处理报销需多次找业务领导进行审批有时可能还要察言观色才能顺利进行。审批之后还需要到财务进行报账报销到账时间长并占用员工自己的资金极大影响员工的积极性。（二）财务部门审核工作量大工作效益低下财务人员的对报销单据在审批时要进行预算控制标准、报销票据及附件合法合规、验证票据真伪、报销项目内容的合规等的审核后续还要做账、对账等基础工作消耗了较大的财务资源和精力。尤其是对业务跨区域的大中型公司来说由于员工人数众多业务开展区域大业务分散但财务集中造成业务端和财务端数据分离报销流程更复杂周期更长效率更低。同时由于大部分的单据内容都是一般常用的费用支出导致财务人员工作效益低下。（三）单据审批耗费领导的精力并占用大量时间传统的财务管理一般实行的是领导负责制度各部门和各业务线的各个员工的费用审批最终都需要汇总到单位领导最终签字期间若遇到领导外出、会议、出差等不在单位的情况容易出现审批流程人为中断导致费用审批时间拉长同时在领导回来后等待审批数量累积过多造成领导不得不花费大量工作精力去审批这些基础业务无法专注于提高企业经济效益的决策工作影响企业的绩效。（四）制度落实难度大執行困难由于费用类型多样不同的费用类型有不同管理制度;同时由于各员工级别的不同费用限额标准也不同在审批过程中主要依赖审批人的记忆信息来主观判断可能导致公司制度不能得到有效的贯彻执行中间若是出现需要调整和变更事项原有审批流程无法快速反应和调整。导致公司的财务管理制度落实难度大执行困难。（五）费用预算控制落实难费用各项分析统计依靠人工计算工作量大且时间耗费长在传统的费用报销审批过程中由于凭证主要依靠人工传递费用数据没有信息化、流程化无法形成共享信息流各类报销费用的部门、项目、内容和金额的汇总、比对和统计分析往往需要人工计算用时较长无法做到在报销审批时实时的数据比对。也无法实施预算控制造成费用支出超标准超预算的现象严重。（六）业务系统集成困难由于业务信息流和财务信息流没有整合加上对于服务方提供的营销、财务、费用相关的报务应用没有相应信息接口无法实现统一的登录方式和界面、形成现有数据的共享应用等。造成企业财务信息、业务信息及外部配合企业的信息交流交换困难孤岛效应显著浪费企业的信息资源。三、在大数据时代如何利用云计算、数据共享技术、电子扫描及影像存储技术等新技术实现全新的财务费用报销管控基于上述传统的费用报销管控在企业管理者、财务人员、员工三方的流程痛点以财务共享为理念聚合了移动互联网、云计算、数据共享技术、电子扫描及影像存储技术来解决大中型企业的费用报销及管理问题。以达到提升企业的费用报销管控水平优化费用报销流程节省费用报销时间周期和审核工作进而提升公司财务管理水平合理分配企业财务资源从而达到为企业降本增效的目的。（一）引入预算管理程序实现预算和费用执行一体化凡事预则立不预则败。对一个企业来说引入预算控制制度是企业管理的基础。在预算编制时要分期间、科目、项目