OA办公系统开发项目立项报告.doc

OA办公系统开发项目立项报告在现今社会公司要快速发展必须提高员工的工作效率工作的提高必定离不开信息化的高度建设为提高公司员工的工作效率并能节约办工成本现提出开发OA办公系统的需求。1、项目指导思想以“提高工作效率、节约办工成本”为指导思想2、项目目的2.1无纸化办公：通过OA办公管理系统的导入对现有日常办公中的信息发布、内部通信、流程审批、文档管理、企业管理（人事、资产、会议、车辆、考勤）、分布式办公等进行统一信息化管理真正意义上实现无纸化办公。2.2节约运营成本：改善了公司信息及公文流转的效率。以前用纸张逐个部门找人签字的繁琐工作现在可以通过OA系统快速解决；以前各基地间需要靠传真花上几天时间完成的审批程序现在也可以利用OA即时解决。减少报销时间、减少纸张用量完善文档管理完善人力资源档案、提高办公效率。2.3增强领导监控能力：强化领导的监控管理增强管理层对组织的控制力及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态及时发现问题并及时解决从而减少差错、防止低效办公。2.4管理公司有形、无形资产初步实现知识管理：通过极品系统办公平台办公用品、图书管理车辆管理等管理组织的有形资产避免流失；员工的工作经验和技术技能不断积累将成为组织中强大的共享资源通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误初步实现对组织无形(业务信息、知识)资产的管理为公司进一步进行知识管理打好良好的基础。3、现状描述3.1所有资料、文档管理、审批等都使用最原始纸字流程导致纸张的大量浪费。3.2审批必须由专人负责同时必须所有领导签字致使审批时间过长时间大量浪费。3.3公司没有一个协助资源共享平台技术交流、资源共享只能单对单传递无法做到资源共享。3.4公司技术文档、问题解决后没有对故障情况进行分析汇总不便于知识的积累3.5公司会议室、投影仪及商务车没有专门的审批流程不便于统一安排管理4、改善方案4.1对所有审批流程进行分类管控并重新梳理审批流程借用INFO平台建立专属于苏州工厂的审批流程平台。4.2对所有公司文件、部门文件、管理文件等分类整理并统一存放在INFO的文档系统中并建立查询权限。4.3建立知识库管理系统要求将各部门处理异常的问题解决方法进行整理上传整理建立查询方便知识的积累。4.4修改INFO中资源管理对苏州工厂办公室、商务车及投影仪进行统一管控让所有人都可查询使用状态。5、项目带来的预估经济效益5.1直接收益：5.1.1减少纸张浪费以2010年2月用纸量来计算6800÷0.055＝123636.36（张）预计可节约用纸10%。123636.36×10%=12363.6(张)5.1.2减少审批流程以正常财务报销流程审批流程为例（经理—总监—分管副总—总经理—财务副总—会计—出纳）一般报销时间为3个工作日8×3＝24小时导入OA系统后预计可节约时间16个小时。举例说明：如果每天有30个报销审批流程那么累计节约工时16×30×100＝48000小时相当于节约人力48000÷8÷234≈25.64人5.2间接效益5.2.1、减少资料查找时间5.2.2减少同类故障重复发生的次数5.2.3方便员工进行技术、文化、工作等相关的沟通与交流6、资源需求专职OA管理人员一名：流程测试完成需专职负责OA后台系统流程的梳理及时常故障的处理。软件开发工程师一名：需北京负责INFO工程师协助负责权限授权、功能完善、后台调整及功能测试。审批流程整理分类：需人力资源部、行政部、体系管理处、财务部、设备管理处、仓储部、负责各部门流程的整理分类、流程的导入及测试工作。7、项目推进计划7.1、项目实施小组7.2、项目实施小组组长：刘福生7.3、项目实施小组成员：肖开波、邓晓亮、崔占忠、各部门总监及各部门文员7.4各成员职责：序号成员姓名职责内容1刘福生协调资源总体规划2肖开波系统架构各模块分析、跟踪改进、流程导入及资料导入3邓晓亮各模块资料辅助录入、检查及实施过程配合4崔占忠协调各部门对流程进行梳理、文档分类及整理5各部门文员各自部门流程的梳理、资料的录入、实施过程配合6各部门总监各部门流程、文档系统导入的督办、推行及实施过程配合8、项目实施推进表项目进展项目阶段项目内容负责人完成时间组织立项1.1OA系统导入可行性分析及效益评估肖开波3月1号－3月22号1.2组织立项计划书编写肖开波3月23号－4月5号项目分析及资料录入2.1审批流程分类整理崔占忠、各部门文员4月6日-6月6日2.2文档分类整理崔占忠、各部门文员6月7日-7月7日2.3知识库系统的整理各部门文员7月8日-7月18日2.4开发方案的制定肖开波7月19日-7月28日2.5各模块的开发北京信息、肖开波7月29日-8月20日2.6审批流程