办公室文员工作流程及考核标准.docx

25办公室文员工作流程及考核标准一、印章管理（一）申请刻制印章办公室文员在印章保管过程中发现印章因自然磨损不能继续使用需填写《印章刻制申请表》但不需副总经理、总经理审批（公章及财务章除外）。如其他部门需要刻制印章办公室文员需要接到填写完整并经总经理审批的《印章刻制申请表》后到指定刻章单位进行刻章并向刻章单位详细说明印章的刻制要求。（二）启用印章办公室文员需持加盖单位公章的介绍信、营业执照副本复印件、身份证原件及复印件到印章刻制单位取章。印章取回后办公室文员在《印章卡》及《印章使用说明》预留印鉴将两表交给申请刻制部门申请人要求其填写各项并在《印章使用说明》中详细标明印章使用范围并经部门经理、总经理审批后交回办公室。办公室文员收到审批后的《印章卡》及《印章使用说明》将印章交与使用部门管理员正式启用印章文员将《印章卡》及《印章使用说明》存档备查。如果印章因自然磨损而重新刻制申请部门填写《印章卡》并经审批后交回办公室办公室将印章交与申请部门申请部门按原审批的《印章使用说明》中的权限使用印章。与上述红色字体内容表达有冲突。（三）印章的保管印章放置在安全地方并加锁妥善保管办公室文员要时刻检查放置印章的锁是否牢固节假日粘贴封条如有疑点及时向公司保卫部门报告。（四）印章的使用1、严格按照《印章使用说明》中审批的使用权限范围内予以盖章。2、办公室文员需见到经办人填写的并经其部门经理签字、副总经理、总经理审批后的《盖章审批表》方可予以盖章如经办人在特殊情况下已经请示总经理同意盖章时办公室文员予以盖章并及时催促经办人补办《盖章审批表》手续。3、办公室设立《盖章登记表》用以登记已审批后的各种盖章文件。4、各种统计表、上报材料、收入证明、介绍信等需经办公室主任审批同意办公室文员予以盖章。5、对于经审批加盖印章的空白介绍信、纸张、单据等办公室文员需督促经办人三日内及时交存空白介绍信、纸张、单据的使用后的复印件。6.盖章后办公室文员需将盖章的文件复印进行存档。（五）印章的借用印章经办公室主任审批借出时办公室文员在《印章借用登记表》上登记并要求借用人借出及归还时签字并在当日下班前督促借用人归还印章。（六）印章交接各部门印章管理员岗位发生变动向办公室递交《员工离职审批表》时办公室文员将空白的《印章交接卡》交由印章管理员印章管理员交接双方填写《印章交接卡》并经其主管经理签字确认后将此《印章交接卡》交回办公室文员对其进行存档。（七）印章的废止、销毁工作印章因破损不能继续使用或因工作需要不再使用由原使用部门印章管理员填写《印章废止卡》并按表格所列各项审批后将废止的印章一同交办公室由办公室文员统一存放保管。废止的印章保管五年由办公室文员统计并经办公室主任、总经理审批后统一进行销毁。考核标准：1、办公室文员需对印章的安全性负责。如因保管不慎造成印章丢失能够及时上报未造成后果的除承担挂失费及重新刻制印章费用外当月工资下浮50元；造成后果的除承担上述费用后当月工资下浮100元如后果严重予以辞退。2、印章借出后借用人未及时归还办公室文员未催要当月工资下浮20元。3、办公室文员违反印章使用规定给公司造成经济损失赔偿全部损失并承担相应责任如造成严重后果当月工资下浮100元并予以辞退。4、办公室文员私刻印章当月工资下浮500元负责承担由此给公司造成的全部损失及后果责任并予以辞退。5、办公室文员未履行催告义务而导致用印文件逾期存档当月工资下浮20元。6、办公室文员须将总经理审批后的《印章废止卡》及作废的印章同时保管。如缺其中一项当月工资下浮10元如因废止印章未收回造成严重后果的予以辞退并且当月工资下浮50元。二、档案管理及电子文档管理（一）档案类别及存档情况1、文件类：①文件类别：公司各类合同、协议；内部、外部会议记录；印章档案、公司发文、车辆档案、工会档案；政府文件、主管机关批文；涉及工程开办手续、竣工手续；预算、决算、报告等资料；公司上报政府各职能部门材料等。②档案编号：文件均按发生日期依次建立档案号存档如同一事件的相关内容已将首次发生事件的文件资料编入档案号可将与其相关的文件在此档案号下依次设立序号；如同类别的文件资料多而且发生日期不同为此类别的文件建立档案号后将此类文件统一入册保存；工程证件的复印件编号存档后工程证件的原件统一入册存档。③档案存档及电子档案的管理：同类别文件的装订本需存入A4档案盒内同类别文件的纸张版需存入档案资料册或档案夹内档案盒或资料册脊背都要标明类别档案盒或资料册内都需要设立索引目录文件右上角都要粘贴文件的编号。各分公司的资料分别存在不同的档案柜中档案盒及档案册需依次编号以便查询此柜中的文件册总数量。档案在录入电子目录时除录入存档日期、文件摘要、存档情况、档案编号外须在计算机中输入此档案所在的档案盒或资料册数目以便查找。2、证件类：法人营业执照、分公司