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浅谈PMO的作用与流程

由于人们对项目管理办公室的定义尚未达成共识，对项目管理办公室的重要性认识不足，因此在实施项目管理过程中存有不少的问题，为此给企业造成了不必要的财产损失。PMO在项目管理中发挥着重大的作用，为此受到了社会各界的广泛关注与认知，其可以保证企业项目与企业战略的一致性，使得企业资源得以优化配置和有效利用，妥善解决项目与项目之间存在的问题，从而保证了企业项目管理目标与目的的实现。为此，本文旨在辨析项目管理办公室的基本内涵，分析其在提升企业竞争力方面的重要作用，并简要探讨项目管理办公室的运作方法。一、项目管理办公室PMO概念分析关于项目管理办公室的基本内涵，不同学者有着不同的认知与理解。一般来说，人们有以下几种观点：第一种观点认为，它是指执行项目文档的收集，督促项目经理按照项目管理制度执行项目；第二种观点认为，它类似于项目经理部，将所有的项目经理集中于这一个部门内，在项目执行过程中该部门成员担任项目经理的角色；第三种观点认为，它类似于项目控制部，要求所有的项目控制、计划审批等都通过项目管理办公室来实现。虽然人们对项目管理办公室的争议从未间断过，对PMO及其模式的定义从未形成共识，但是人们一直普遍认为项目管理办公室是组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门，是组织内部项目管理最优实践的中心，是组织提高项目分析、设计、管理和检查等方面能力的关键资源。二、项目管理办公室PMO作用分析项目管理办公室在实施项目管理过程中，可以建立组织的项目管理的制度与标准，在组织内部增强沟通，平衡资源的使用。具体来说，项目管理办公室的作用可以从以下几个方面分析：（1）作为项目管理的支持者。PMO为项目管理提供咨询顾问、技术服务与知识管理，管理支持、行政支持和培训支持等支持服务。这种角色以低调和辅助者的身份出现，容易得到项目经理的认可与赞同，不容易引起太多的反对和权力竞争，作为PMO的刚刚起步阶段，这种方式容易得以实施和执行。（2）作为项目的控制者。在这种情形下，PMO拥有很大的权力，他相当于代表公司的管理层，对于项目进行整体的管理和控制，保证项目的顺利执行，以实现项目的目标和组织的目标。这时PMO的工作可以包括：资源的分配、计划的审批，项目的检查和分析等。PMO为组织的项目分配所需要的资源，确保组织资源在项目中使用的最优化；对每一个所支持项目的项目计划负责，进行项目计划的审核，保证项目计划的可行性和最优化；要持续监控各个项目，确保项目按照计划执行，并能够成功完成。（3）作为项目战略的管理者。在这种情形下，PMO需要制定整个公司的项目管理制度和构架项目管理的体系。其主要包括：为组织开发和选用适用的项目管理方法论、流程和工具，并形成统一的标准；建立组织的项目管理文化，证明项目管理的价值，形成项目管理的统一认识，并在组织内部推行项目管理的标准等。三、项目管理办公室PMO设计流程项目管理办公室的设立具体可分为如下三个步骤：（1）做好PMO设立之前的准备工作，旨在了解组织或企业的发展现状，明晰建立PMO的远景、使命与目标。其主要工作包括：评估组织当时与未来所处的环境，了解组织在项目管理上的资源现状；建立组织的远景和使命；明确PMO在组织内的实施目标与目的；开发PMO的商业模式。（2）开发PMO的战略和操作计划，其主要工作是建立PMO组织，明确组织的目标和项目管理制度。这一步的主要工作包括：定义PMO的组织结构和招募员工的要求；定义项目管理的方法论框架；定义PMO的运作流程；建立检查的流程和绩效评估的标准；开发培训需求。（3）最后一步是建立PMO。这一步的主要工作包括：招募员工；选择或开发项目管理的方法论，包括项目管理的流程、组织设计、项目管理的方法论、项目管理的制度等；执行PMO的流程和程序。在建立好了PMO之后，要让PMO按预定的权限和流程进行运作，在运作的过程中，应该注意以下事项：第一，应该使项目管理在组织内部具有连贯性和稳固性，不能够只是作为口号的宣传或者是阶段性的工作突击；第二，能够在项目经理和决策层之间，站在中立者的角度，客观的审视项目存在的优势与不足；第三，能够平衡其作为项目控制和项目支持角色之间的关系。因此，PMO的设置不应该作为政策的强制执行机构出现，来管制项目的执行，应提供给项目经理一些可以使项目成功的经验，预见性的去发现一些项目管理中的问题，来配合项目经理成功完成项目。