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如何改善PMO自身的能力与管理水平

PMO发展的困境，不仅仅在于外在原因，同时PMO内部也存在人员专业技能不高、缺乏激励考核机制等问题，因此建立高效运行的PMO，还应从内部改革做起，设置合理的PMO岗位、建立全面的人员素质模型、开展专业技能培训、设计职业发展路径、制定部门绩效与激励机制，进而量化PMO的真正价值。1、设置合理的PMO岗位根据PMO的不同类型可对机构进行人员设置：至少应包括项目总监(副总或高管级)、项目主管(PMO办公室主任)、过程改进专家、配置管理、质量保证、标准引进、行政助理等，在人员入职时明确每一岗位的岗位职责，对岗位进行充分的分工与授权。2、建立全面的PMO人员素质模型PMO人员应具备的知识背景包括：项目管理、财务管理、风险管理、质量管理、信息系统、软件工程、人力资源管理;基本素质包括：较强的沟通能力、责任感、学习能力、主动精神、全局意识、数据分析能力等。以复杂性和综合性来说，PMO人员所需的技巧和知识与MBA所需知识不相上下，甚至更甚于MBA，因为PMO的人员不仅需熟悉管理的理念与技巧、协助领导制定公司发展战略，更能运用项目管理的方法将战略分解，持续落地，提高企业的执行力。3、开展专业的PMO人员培训PMO人员可通过参加培训或专业考试提升自己的专业技能，通过参加项目全过程提升自己的实践技能。例如可参加PMP、软考信息系统高级项目管理师考试与培训;接受组织级项目管理、PMO运营与管理相关培训;接受先进管理理念与方法如IPD、CMMI、ISO9001、6西格玛、精益管理、平衡记分卡等管理理念;深入项目经历2个以上项目全过程。4、设计可持续的PMO人员职业发展路径从事PMO的人员建议以技术或管理背景者为佳，对于技术背景的PMO人员其职业发展路径可为：项目助理——项目经理——项目总监或主管技术副总;对于管理背景的PMO人员其职业发展路径可为：项目助理——项目主管——PMO主任——咨询顾问——主管副总(或专职培训讲师)。随着项目管理理念的普及与深化，建立类似PMO的部门的公司已经越来越多，从事项目管理方面的培训与咨询公司也如雨后春笋，因而经过3-5年磨练的PMO人员，除了了解企业运作基本流程与特点、熟悉产品开发及项目运行的全过程，还有较强的沟通与解决问题的能力、适应能力、抗压与抗挫折能力，并具有财务、技术、管理等综合知识背景。因此，可以说随着个人能力的不断提升，PMO人员已成为复合性人才，今后可在经营管理、业务发展部、科技规划部、计划财务部、运营管理部、战略部、培训咨询等多个部门工作，有着良好的就业前景。5、进行可量化的PMO部门绩效考核与价值衡量目前PMO在实际工作中往往承担着项目考核和部门考核的角色，但是对于自身的考核与价值衡量体系还没有完全建立，建议可结合PMO实际业务特点，根据平衡记分卡从财务、内部流程、客户满意度、员工成长四个方面的进行考核与价值衡量。(1)财务方面通过历史数据可测算出PMO管理后项目进度偏差率、成本偏差率，当PMO发展相对成熟到控制型阶段，可采用进度偏差率不超过10%、成本偏差率不超过15%等指标进行考核，便于PMO将指标进一步分解到项目进行约束和管理。在财务方面，PMO的价值主要体现在：通过测算，可计算出项目成本降低与工时节约的额度，成本的降低，项目按时高质量的完成，正是PMO控制与管理为公司带来的直接效益。(2)客户满意度可将客户满意度作为PMO考核的一个指标，进而将该指标分解到各项目，便于PMO在公司内对该指标的统一分解与考核。在提升客户满意度方面，PMO的价值主要体现在：由于PMO将项目按照阶段分为售前项目、研发项目、售后服务项目，对项目每一个阶段单独立项与考核，明确了项目的考核标准与成本计量，分工细化有利于为客户提供更加优质高效的服务。同时由于部分项目前期PMO顾问对用户进行项目管理的培训，使得客户提前了解项目研发与管理的全貌，有利于加强用户对我们工作的理解与认同感。(3)内部流程方面在内部流程方面，PMO可设置部门内部的工作规范，尤其是立项、结项管理，规定业务办结时间，如5日内完成立项审批、结项审批等，提高办事效率。在内部流程方面，PMO的价值主要体现在：如通过项目协调会、引进国内外先进管理理念与流程，优化与改进流程节省的质量成本、会议时间、审批时间、返工时间等，通过测算，可得出PMO在内部流程优化后节约的总成本。(4)员工成长方面员工成长方面，PMO可把提供内部培训的时间、自身从业人员参加培训的时间、培训满意度等方面作为考核指标。其价值主要体现在：PMO通过在企业内提供项目管理培训、经验交流会等为企业内部培养了项目经理团队，做好了人才储备，项目经理的能力与管理水平