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PMO成功运营经验分享

项目办公室在项目管理中是一个稳定的力量，它必须在保持长期目标的同时获得立即成果。现实要求项目办公室必须对组织的需求迅速回应，但是，快速的修正措施并不能持续很长时间，很快整个组织又陷入混乱状态。项目办公室一旦建立，高级管理层就会想获得立即成果，即使在形成这种局面之前的好几年，他们曾经忽略、反对它。假如你有一个项目办公室，你将如何去运营它，项目办公室的远景是在组织内部推广项目管理知识使其成为企业文化的一部分。以下分享几大秘诀是：1、失控项目的控制为了获得立即的成果，项目办公室应该采取的第一个行动是控制失控的项目。失控项目的一些警告迹象如下：不充分的项目计划、错误的任务管理盟、糟糕的报告和交流、不经常的状态报告会议、不足的文档、突然的时间表变更、项目组织涣散、混乱的业务目标、极端的项目复杂性、不断上升的投入、过多的项目会议。假如提供绿灯的话，项目办公室可以通过许多方式为失控项目提供帮助。首先，项目办公室可以进行评估并向项目经理提交评估结果以利于项目实施。第二，项目办公室可以为项目团队共同工作为提出补救计划并实施这个计划提供咨询和指导。2、帮助启动项目并建立估算和风险过程许多组织无法在三个限制的范围内完成项目，因而项目失控是件常事而非例外。俗话说“一分防胜过十分补”，项目办公室应该关注正在启动的项目以防止将来的失败和补救。因此，项目办公室必须立即开始帮助新项目的启动，这样才能获得服务有价值的声誉。利用WBS结构和自下而上的估算方法是对项目实施一致估算的简单方式之一。除了估算过程外，项目办公室应该建立一个简单的风险过程对事件发生的顺序和发生的概率进行估算;使用缩写RAID是一泓简单的提醒方式以促使项目经理开始界定风险、假设、内容和定义。此外，项目办公室应当负起领导责任寻找能够满足组织的估算和风险需求的软件包;3、评审并管理项目卷宗项目办公室在项目业务量过程中发挥着主要租用。项目卷宗管理过程包括两部分--项目选择和卷宗评审。建立项目卷宗过程的第一个挑战就是查清现存的项目以及它们是如何启动的。4、进行项目评审和稽核项目评审和稽核与项目卷宗的审核不同。项目办公室是将项目评审和稽核与项目作为提高项目运作质量的拥护者。它还具有对潜在的风险提供早期预警的作用。在不断前进过程中蕴含的导致失败的趋势通常易于被非项目管理人所察觉我们获得的教训就是我们不吸取教训)。5、资源控制可供使用的人力资源目录、确定目前谁在管理着人力资源、确定如何管理人力资源、建立一个简单的人力资源管理过程、向所有的用户传播管理过程。以上列举的各项说明了一旦达成建立一个集中控制的资源数据库的决定后，项目办公室应该采取的步骤。没有对现有可用的人力资源进行分析就选择并赞成开始一个新项目的做法是愚蠢的。6、改进项目管理环境这个过程是培训课程和指导计划的基础，它对组织的发展至关重要。项目办公室推行的有效过程为组织提供稳定的项目管理环境。这个过程包括项目选择、项目启动、项目策划、项目执行和项目终结。