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初始级PMO的六大职能要素

随着内部控制能力成熟度等级的提升，PMO的职能原则和职能要素的工作细节也会随着改变，以适应较高成熟度等级的需求，循序渐进，由浅入深的全面提升内部控制能力成熟度等级。初始级是内部控制能力成熟度等级的最初阶段，内部控制系统的实施过程混乱随意，很多制度文件都急需计划制定。PMO通过发挥六大职能要素：培训体系、咨询和指导、制度流程、管理工具、过程监控和绩效评估提升内部控制能力成熟度。实现将初始级提升到简单级，PMO的职能目标是完成简单级评价标准的关键活动目标，即包括对内部控制需求分析、内部控制系统实施团队建设、内部控制系统实施的范围界定、内部控制系统实施的经验积累和内部控制系统实施过程的文档管理。1.培训体系培训对象：内部控制系统实施领导团队。首先，构建内部控制系统实施领导团队，内部控制系统实施领导团队人员包括内部控制部门人员及其他部门单位的主要负责人。培训内容：一方面培训内部控制系统实施过程所需要的技能和知识，另一方面要介绍其他企业实施内部控制系统的成功经验。在内部控制系统实施过程所需的技能和知识包括：内部控制专项知识的培训和其他管理学科基础知识培训。通过内部控制知识的培训，使实施领导团队对内部控制要素、内部控制层面和内部控制目标都有一个整体全面的认识。最重要的是让各协作部门认识到，内部控制是关乎企业各个业务部门的各个业务层面，不仅仅是内部控制部门的职能工作，也是每个业务部门的重要职能工作。在培训中加强内部控制领导团队对内部控制系统实施工作的重视。在内部控制系统的实施过程中可以充分学习借鉴其他管理学科的管理工具、方法等解决内部控制系统实施过程中的问题。如管理基本知识、工作改进、管理工作、培训下属、人际关系、管理能力开发等管理专业技术、时间管理、辅导员工制定计划和完成计划、计算机应用等专业技术知识。将结合内部控制系统实施过程中的需求开展重点培训。同时也要充分学习借鉴其他企业成功的内部控制系统实施经验。分析总结本企业内部控制系统的实施经验，对于出现的问题，借鉴参考其他企业的实施经验进行改进。培训原则：激励原则。设立相应的激励机制，调动受训者参与的积极性、创造性和主动性。必要时可以采用将培训人员与人员任职、晋升、奖惩、工资福利等衔接起来。2.流程制度梳理内部控制系统实施的流程，形成流程图。对内部控制系统实施过程中的关键点进行制度存档。结合等级评价标准的关键活动目标，着重以下几方面的制度形成：(1)人员管理制度。对组建的实施团队人员的职责、权限、命令服从关系、协调关系等进行明确说明的岗位职责分工制度。对实施团队开展相应培训的培训原则、培训考核、培训激励等说明的培训体系制度。调动员工参与内部控制系统实施积极性的人员激励制度等。(2)实施制度。包括内部控制系统实施范围制度文件：对内部控制系统实施范围、实施目标及具体的工作分解等内容进行明确规定的;内部控制系统实施过程的文档管理制度：对内部控制系统实施过程资料文档化、集中归档整理等要求;内部控制系统需求分析报告：内部控制系统实施过程中内外部环境分析报告等。这些制度文件成为了内部控制系统实施过程中的实施准则，很好的从操作层面为实施人员提供给指导，方便实施人员对内部控制系统实施现状有客观清晰掌握。3.管理工具内部控制系统实施领导团队应有意识开发一些管理工具支持内部控制系统的实施。每个业务部门负责人，结合自己部门职能工作特点，可以筛选自己部门原有的一些管理工具应用到内部控制系统实施过程。在内部控制系统实施的初始阶段可以缓解统一开发管理工具的压力。4.过程监控对内部控制系统的实施过程开展初步的监控。要求各责任人应对自己负责的内部控制系统实施任务执行现状做简单的汇报同时提交实施过程的资料。汇报范围包括实施过程的问题如成本收益、人员协调、考核绩效等，实施进度以及可以共享的经验等。通过汇总分析汇报上的内容，适当灵活调整任务分配、流程等。同时将提交上的过程资料文档进行归档与整理，实现内部控制系统实施过程资料的文档化。资料文档化更好的协助内部控制系统实施过程监控的开展。5.绩效考核对内部控制系统实施领导团队开展简单正式的绩效考核，将内部控制系统实施任务纳入各部门原有的考核体系中，成为各部门的新的职能任务。同时各部门将内部控制系统实施过程中形成的制度文件提交，根据提交上的制度文件，进行简单评分。评分结果与各业务部门负责人的工资、任职、福利等相挂钩。6.咨询指导为内部控制系统实施领导团队提供咨询指导，相对比培训，咨询指导的内容更有针对性、方式更有灵活性。设立咨询指导中心，指导各部门实施过程中的问题，并将这些咨询问题备案整理，分析总结内部控制系统实施过中的难点、弱点，并将其作为后续的培