Excel应用与技巧.doc

Excel应用与技巧
Excel应用与技巧
目录

一、有关Excel中零值的设置
二、批量制作利息催收通知单
三、在EXCEL中“随叫随到”
四、奇怪的Excel问题
五、让Excel的格式自动变化
六、了解Excel公式的错误值
七、你的复制“所见即所得”吗？
八、用Excel函数自动排名次
九、重名检索与姓氏频率统计

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十、用Excel函数排序与筛选
十一、用Excel统计2000年中国甲A联赛
十二、EXCEL2000使用技巧十招
十三、Excel2000工作薄安全攻略
十四、Excel文件的加密与隐藏
十五、Excel使用技巧42招

一、有关Excel中零值的设置在Excel数据处理中，零（0）值是一个比较特殊的数值，它就像一个幽灵一样让人难以捉摸，时而出现，时而隐藏，下面就我们来看看对付零值的几个比较有效的方法。1、在Excel中我们输入诸如“8.0”、“010”等数值时，只要光标移出该单元格之后，上述数字就会自动变成“8”、“10”整数格式，Excel这一举动让人哭笑不得。要想避免这种情况，可进行下列操作：选中输入“8.0”、“010”这类格式的单元格，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，接下来在弹出的窗口中选择“数字”标签，在“分类”列表中选中“文本”项，单击“确定”。这样，在这些单元各种就可以输入诸如“8.0”、“010”等格式的数字了。2、在默认情况下，零值将显示为0（零），太多的零值让我们的工作表显得十分凌乱，不便于我们的统计工作，其实我们可以通过修改选项，灵活地显示或隐藏零值，方法如下：在菜单栏中选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“视图”标签，在“窗口选项”里把“零值”复选框前面的对号去掉，单击“确定”按钮，就可以看到原来显示有0的单元格全部变成了空白单元格。若要在单元格里重新显示0，用上述方法把“零值”复选框前面的打上对号即可。3、我们还可以用一个特殊的格式来隐藏选定单元格的零值，使隐藏的零值只会出现在编辑栏或正在编辑的单元格中，而不会被打印。方法如下：按住Ctrl键用鼠标左键一一选定需要隐藏零值的单元格，在菜单栏中选择“格式”、“单元格”命令，在“单元格格式”对话框选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，然后在右边的“类型”文本框中输入“0;_0;;@”，单击“确定”按钮。要将隐藏的零值重新显示出来，可选定单元格，然后在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中，单击“分类”列表中的“常规”选项，这样就可以应用默认的格式，隐藏的零值就会显示出来。

二、批量制作利息催收通知单在银行信贷部门的日常工作中，经常要利用会计部门提供的贷款欠息情况表，向每个贷款欠息户发放贷款利息催收通知单催收利息。由于贷款欠息户数量较多，采用常规的逐户编辑打印利息催收通知单的方法势必耗费大量的工作时间，经过一段时间的摸索，通过对EXCEL2000和WORD2000灵活运用，找到了一条快速、准确完成大批量制作贷款利息催收通知单工作的捷径。现将制作过程介绍如下，供有类似要求的读者朋友参考。一、利用EXCEL2000实现利息小写金额向中文大写金额的转换1、数据导入。运行EXCEL2000，点击工具栏上“打开文件”按钮，找到会计部门提供的贷款欠息情况表文件后，点击“打开”，EXCEL2000自动弹出“文本导入向导”3步骤之1：如设置无误，点击“下一步”按钮，进入“文本导入向导”3步骤之2，在这里你可以选择合适的分隔符号，在预览窗中可预览分列效果，满意后点击“下一步”按钮，进入“文本导入向导”3步骤之3，在这里你可以对每列数据格式进行简单设置(当然可以在EXCEL2000中进行高级设置)，如果我们不是导入全部数据列，还可以选择不导入某列，当所有设置完成后，点击“完成”按钮，将数据导入EXCEL2000中，并将文件另存为EXCEL文件格式(本文设存盘文件名为“应交利息.XLS)。2、格式转换。由于在EXCEL2000中系统提供的中文大写数字格式与我们日常使用的中文大写金额格式相差较远，如小写金额“138.59元”在EXCEL2000中只能转换成“壹佰叁拾捌.伍玖”，因此我们必须想办法实现正确的格式转换。经过实验，发现通过设置中间字段，利用IF判断函数、TRUNC截尾取整函数及TEXT函数可以很好地解决这个问题。1)、打开“应交利息.XLS”文件，在D1至G1单元格按顺序增加“元位”、“角位”、“分位”、“应交利息(大写)”四个字段。2)、为了能将“应交利息”C列中小写金额转换成中文大写金额，我们需将小写金额按“元位”、“角位”、“分位”进行分解转换，并在相应位置添加“元”、“角”、“分”符号，以备将来合并之用。具体分解通过下列公式实现：D2=IF(TRUNC(C2)=0,"",T