零售業採購操作.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径学海无涯苦作舟页码：采购操作采购发包作业管理办法一．为使公司采购发包达到行之有效的执行与管理特制定本办法二．范围：凡一切需采购之项目如：财产、设备工具及公司各项费用申请和支出均依照本办法执行。三．管理细则1．总务处经办人采购需负一切法律责任。不得徇私。如经举证确实除赔偿所造成集体环境及损失外公司将追究其相关法律责任。2．各类大宗采购必须按合同严格执行。公司费用核决、分预算内和预算外两种流程四．作业流程：（一）预算内：（指超过月累计预算时）1．凡一切须采购物品及各项费用申请和支出均需严格按着公司财务部相关规定之流程进行2．每次申请金额核决程序也应严格按照财务部相关规定进行。（二）预算外：（指超过累计预算时）1.严格按照财务相关规定进行2.突发性及预算数额较大者应报公司董事会商议解决并视同预算外。五．依合同所签定内容支出的费用严格按照财务部流程办理。六．各部每月所支出费用如超过月累计预算时应呈报直属领导并由部门主管详细阐述理由经主管副总或总经理批准方可。七．各项费用支出以事前申请核准为原则。金额较大的应先行了解价格再作预算。八．发包、验收：1．采购完成后总务经办应以申购单所列清单进行发包。2．发包中应特别注意物品规格、单价、数量等单据以做最后确定。3．物品送达后由申购部门人员进行签收、领用如有数量不附等问题应及时反映更换不得进行验收领用。九．请款、付款严格按照公司规定财务程序和时间支取。十．本办法经总经理核准、修改时亦同。采购组织的规模完善的商品采购办法有赖健全的采购组织来推动运作而采购组织规模大小通常可视经营型态与店铺多寡而定：（一）独立店铺：独立店铺的营业、商品、人事权等通常由店主（负责人）负责。故商品采购等相关事项亦集于店主一身成败端视其能力强弱而定。（二）连锁体系发展初期（通常在50店以内）：由于店数不多店铺分布不广故商品同质性较高。而在公司规模小编制人数少的情况下通常组织编制是以商品采购、促销计划、商品陈列规划、市场调查……等是种分工较粗的组织架构。（三）连锁体系发展渐趋成熟之阶段（通常在50~100店以内）：由于店数渐多店铺分布较广商品异质性增加同时厂商数亦较前增加管理工作相对增加因此须逐渐向分工的方向调整组织架构连锁体系已臻稳定连动作阶段（通常在100店以上）：由于店数众多地区分布很广而不同商圈商品差异性大厂商数亦多各种管理工作及门市问题点增辐所以商品采购机能会从商品行销、商品指导、物流等机能分离而出独立作业。但采购通常仍会隶属于商品部门之下以保持彼此之密切连系与工作协调而产生综效。商品采购的原则便利商店采购商品的原则如下：1.合乎经营业态特性的原则对消费者而言便利商店最大的特色是以「便利」作为思考的基点从顾客在消费时、使用时、携带时的便利等各方面着眼方可塑造与其它业态商品结构的差异性。2．合乎商品组合的原则由于经营策略的差异、诉求重点的不一以及商圈客户的区别致使独立店和连锁店在商品的分类与组合上有所不同。譬如有些店贩卖生鲜有些则不卖；有些店提供服务性商品有些店则不提供；有些店设立型录贩售商品有的店则无法配合……。各种因素所产生的差异性均会导致商品组合的不同进而影响商品的采购作业。3．合乎高回转率的原则由于便利商店的卖场小无法陈列太多品项因此在有限的陈列空间内惟有高回转率的畅销品才能增加米效压低库存量。因此采购人员应根据商圈客户属性、市场商品情报、市场占有率等来遴选最合适的商品在卖场中陈列销售以提高商品回转次数。此外为增加商品回转及品项相同或类似的功能、口味、规格商品通常只陈列1~2种以避免重复。4．合乎毛利率目标的原则为达成营运绩效通常各部门陈列商品皆会依业界行情设定预期之毛利率目标而采购者即应依此作为商品采购议价的标准以符合整体毛利率目标之达成在迷你超市向便利店转型期间便利店所售价格敏感产品要采用特价促销策略与商圈内超市、杂货店、小卖部进行竞争就会牺牲这类商品的毛利率。5．合乎安全卫生的原则近年偶有不合格商品（例：蜜饯、矿泉水等）于便利商品中销售如此极易造成消费者食用不适及企业形象受损之后遗症。故供货厂商之筛选务须严谨除备齐公司营业执照及食品卫生检验证明等合格文件外尚应检查其商品标示项目（品名、含量、原料名称、食品添加剂名称、制造厂商名称、地址、进口厂商名称、地址、制造日期等）的完整性以确保采购商品之安全卫生。6．合乎进、退货规定的原则近年来由于便利商店连锁体系越来越多为增加配送效率及门市处理效率一般采由配送中心或中央仓库直接以多样少量、多次之配送方式故采购时应衡量供货厂商在配送作业之频率、最低订购量等配合状况以合乎门市之订货及进货