高效会议管理技巧.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径学海无涯苦作舟页码：高效会议管理技巧（节选）【课程名称】高效会议管理技巧【课程编号】A09【所属体系】个人发展类【主讲专家】张晓彤【内含产品】课程10讲VCD光盘5张CD-ROM2张文字教材与工具表单1套（北京大学出版社）【全套定价】500元本课程讲义（节选）由时代光华管理培训网制作仅供初步了解课程内容使用。网址：电话：[phone]；传真：[phone]；手机：[phone]地址：上海市凯旋路3500号华苑大厦2号楼23层B座（近上海体育馆）内容提要第一讲当今会议面面观第二讲会议效率不高的原因及解决方案第三讲开会前的准备工作第四讲成功会议的五种策略第五讲会议中的沟通与反馈技巧第六讲主持人的会议管理技巧第七讲如何对待会议中的意外情况第八讲主持人与参会者的守则与责任第九讲会议记录第十讲会后跟进第一讲当今会议面面观【本讲重点】会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算会议的主要目的就是解决问题但由于开会技巧不佳或过于频繁不但无益于解决问题反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上不仅浪费公司成本也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题是“高效会议管理技巧”的中心议题。会议的意义1．会议是一个集思广益的渠道图1-1集思广益图如上图1-1会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂相互碰撞从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。2．会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的即使是只有两个人的会议这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门一个组织或部门不召开会议它的存在价值就会受到质疑。因此会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。图1-2组织或部门与会议3．会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展人们的沟通方式越来越多现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通但是群体沟通即会议这种方式是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观这种方式最符合人类原本的沟通习惯。会议的目的◆开展有效的沟通会议是一种多项交流可以集思广益实现有效沟通是会议的一个主要目的。◆传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。◆监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况了解员工的工作进度；同时借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。◆达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤通过这6个步骤最终实现协议的产生和问题的解决。图1-3达成协议与解决问题的6个步骤◆资源共享利用开会汇集资源以期相互帮助共同进步。◆开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议形成新的构思并且论证新构思使其具有可行性。◆激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心朝着一个方向共同努力。◆巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值更为了巩固自己的地位经常会召开一些上下协调会议以此来强化自己的地位。会议的种类会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类每一种分类都从一个方面反映了会议的作用每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。表1-1会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类●团体会议●一对一会议●面对面会议●电话会议●视频会议●宣布人事安排、讲解政策的会议●当众表扬或批评别人的会议●临时处理突发事件的会议●固定的团队会议●集思广益的会议会议的频率每种会议都有其合理的发生频率只有掌握了合理的会议发生频率才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。1.固定的部门会议2.全体会议3.处理突发事件的会议4.一对一会议会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目它关系到一家公司的得失成败因此万万不可等闲视之。1.会议的时间成本2.直接的会议成本3.效率损失成本开会时主管人员必须离开自己的工作岗位这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：【自检】请将下列相关选项用横线连接起来。A、固定的部门会议①至少每两月一次B、一对一会议②随时C、处理突发事件的会议③按需要