城市学院秘书学秘书的职.ppt

第四讲：秘书的职能范畴第一节办公事物辅助文书的概念文书的种类（一）文稿撰拟（秘书写作）秘书写作的内容秘书写作的特点秘书写作的过程秘书写作的原则秘书写作的要求
5.准确表达组织和领导的意图
6.准确使用规范文种（包括名称、格式、行文关系、语言及其术语的使用等）
7.准确使用语言表达：准确、质朴、庄重、简明
8.依据可靠，符合国家方针政策及有关规定
9.认真反复修改（二）文书运行：收文和发文（三）文书整理：立卷和归档（四）文书立卷和归档的作用案例：主任把关不严二、办会

会议的组织，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一。指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有效进行和取得预期的会议效果提供服务。二、办会

一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。
事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志，凭印象只知道已经删掉了奏国际歌这项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。（一）会议概述
（二）、会议要素
1、与会者
2、主持人
3、议题
4、名称
5、时间
6、地点

（四）秘书会务工作的程序和内容
三个程序：会前筹备、会中组织和服务、会后的善后和落实
六大原则：
1、办好质量高的工作会议
2、区分缓急轻重，安排好议程
3、会议通知不宜请人转捎口信
4、会场大小要和与会人数相适应
5、会议服务工作保证会议的顺利进行
6、重点做好部门缺席或人员的落实工作

◆会前准备阶段
（1）确定会议议题：筛选、分类、轻重和先后（2）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等（3）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排（4）提名与会人员请看秘书应试题《会前准备》20
◆会后处理工作

（1）是会议结束后的工作，如撰写会议纪要、报道会议情况、催办落实会议交办事项等；
（2）是会场以外的事务性工作，如代表的离会安排、会场清理、物品清点、财务决算等。
送别与会代表
回收有关文件、材料
印发会议纪要
汇编会议文件
搞好新闻报道
加强信息反馈
开总结会

天地公司销售团体会议议程表

公司销售团体会议在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行
1、宣布议程
2、说明有关人员缺席情况
3、宣读并通过上次会议的记录
4、通信联系情况
5、东部地区销售活动的总结
6、销售一部关于团队沟通问题的发言
7、公司销售人员的招聘和重组
8、销售二部经理的人选
9、下季度销售目标日期会场布置教室形会场弦
月
形
会
场不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。
介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。
将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。
其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室。
座位安排首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图：
⑤③①②④（单数）
④②①③⑤（双数）
会场人员座次安排横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列；竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列；左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。
案例：广告公司的电话【案例分析】秘书选1比较合适。三、办事：日常事务、随机事务、授权理事
（一）日常事务：作好日常事务工作是每一位秘书职业生涯的基础

（1）领导工作的选择性
（2）操作的规范性
（3）与领导工作的主辅协同性
（4）运作的适应性
（5）服务的周密性
（6）工作行为影响的公众性
（7）尽职守岗的严格性1、整理办公环境
偶然疏忽后果不小