零用现金凭单.ppt

任务2-6：商务旅行工作情景
（总经理办公室）陈娴：“小宁，根据前天与德国卡尔先生会谈结果，李总和培训中心邝达明主任将于半个月后飞往德国斯图加特与对方具体商谈合作的事。现在要做的事，一是办理出国手续的事，昨天对方已传真来了邀请函，应该没什么问题，但要花时间办理；二是制定这次商务旅行的计划，要与对方充分沟通好之后再能确定。这两项办好后就是订机票，要到公司财务部预支相关费用。这周还有几天，我们俩一起做吧。这里有一份李总上次去澳大利亚出差的旅行计划表，你先看一下。”出国手续办理须知
各部门：
鉴于目前公司境外业务激增，公司人员办理商务出国手续的需求也越来越多，为了节约时间，提高工作效率，请拟出国员工认真阅读本须知，及时准备相关材料。
一．撰写出国申请
写明出国事由、路线（需商谈公司所在国名）、日程安排（具体商务活动时间、地点及回国时间）、人数、相关说明（国外公司邀请函副单；出国人员名单，包括姓名、年龄、性别、职务职称等）。
二．办理护照
1．证照准备：广东省商务厅的出国批件；出国人员政审批件；国外合作公司的邀请函原件；所有出国人员每人4张2寸正面免冠相片。
2．去广东省公安厅出入境管理处办理，包括填写有关卡片和申请表格。
3．护照检查：姓名、出生年月、地点等，确认无误后签名收取。三、办理签证
可委托权威的代办机构办理，也可亲自前往相关外国驻穗使馆办理（见附表）临时护照并填写签证表。
四、办理《国际预防接种证书》（“黄皮书”）
护照和签证办好后，应到公司办公室开具介绍信，到广州市卫生检疫局办理卫生检疫和预防接种，合格后领取黄皮书。领取时应认真检查清楚，避免出现不必要的差错而延误出国事宜。五、办理出境登记卡
到广东省公安厅出入境管理处办理时，需带上出国人员的护照、户口簿、居民身份证等有关证件。
六、订购机票
携带护照到各航空售票点办理。拿到票后需查验项目：姓名拼音是否与所有出国证件的拼音相符；所有航程的每一个航班是否都有乘机联，每联黑精线框内容是否与计划旅程一致；每航班起飞和降落的时间和地点；定座栏内是否有“OK”；票面是否清楚，有无涂改及盖公章。
七、办理保险
保险适用于意外事故，如人身事故、医疗及行李丢失。我公司一般交由美国友邦保险公司全权办理。
必备知识二、零用现金的管理
零用现金又叫备用金，管理时需要注意事项是：
1．作用。零用现金主要用来支付小额费用，如本市交通费、邮资、接待茶点费、停车费及添置少量办公用品。
2．来源。部门提出申请，由企业领导和财务负责人批准后到财务部门领出，是一笔周转使用的现金。
3．保管。秘书应锁好零用现金，首先建立一本零用现金账簿，注明从收到之日起的时间、收据编号、金额；支出现金的日期、用途；零用现金凭单编号、金额、余额，并可作适当的分析，了解开支情况。
4．支出。支出时仔细核对以下各项：一是零用现金凭单，必须经授权人签字后方可支付给申领人。二是申领人提交的发票等单据上的用途、内容及金额是否与所填写的凭单上各项完全一致。无误后将发票等单据附在零用现金凭单后面，并在零用现金账簿上记录。
5．结算。当支出费用达到一定金额或周期后，应到财务部门报销，返还的现金应归入到零用现金箱中进行周转。三、大额差旅费用的管理
零用现金金额有限，并不能解决大额差旅费用，因此应直接到财务部门申请和报销结算。具体步骤是：
1．申请。提交申请报告或填写申请表，说明需要经费的人员、时间、用途和金额等，并亲自签字。
2．审批。需经组织确定的授权人签字同意。
3．领款或垫付。可将批准的报告或申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；或由申请人先行垫付。
4．票据保存。支票或现金支付时，应向对方索取发票，所填项目一定要与实际用途相符，否则无法报销。
5．结算。将发票粘附在“出差报销单”后，并在发票背面签名后到财务部门办理结算手续。若在商务活动中原计划费用不够时，需提前向有关领导报告，得到批准后方可报销超出部分。