秘书工作在领导决策中的地位和作用.doc

秘书工作在领导决策中的地位和作用

摘要：随着时代的发展，现代社会对秘书工作已经提出了更严、更高的要求。秘书工作越来越多地参与到了领导决策当中，他们扮演着越来越重要的角色。在此环境下，如何更好、更有效地发挥秘书工作的参谋作用、助手作用和服务作用已成为人们讨论的焦点。
关键词：秘书工作、领导决策、参谋作用、助手作用

Abstract:Withthedevelopmentoftheperiod,currentsocietyalreadysetsahigherandstricterdemandforthesecretarialwork.Thesecretarialworkisplayingmoreandmoreimportantroleinthehighleveldecision-makingprocess.Underthissituation,peopleareusuallytalkingfocusonhowtoimprovethesecretarialworks'qualityandvalidityfromconsultant,assistantandserviceaspects。
Keywords:secretarywork,highleveldecision-making,consultant,assistant

秘书，亦称秘书人员，是指那些直接辅助领导决策、掌握文书、展开业务活动并全面处理日常事务的工作人员；秘书工作，即是秘书人员在日常工作中要完成的具体工作。
随着时代的发展，现代社会对秘书工作已经提出了更严、更高的要求。过去的秘书工作往往只局限于传统的秘书工作本身，因而企业招聘秘书一般也只要求“有一定的写作能力”或“良好的文档管理经验”这类的基本技能。现在的企业，尤其是一些高新技术企业，招聘秘书的要求则非常高。他们除了要求秘书工作所应具备的基本技能和基本素质外，还要求秘书有相当的行业背景和经验，有的甚至还要求会一定的财务知识、敏锐的市场洞察力、懂得市场营销与管理、懂得数据库原理、英语六级以上等等。理由很简单，因为秘书工作越来越多地参与到了领导决策当中，她们扮演着越来越重要的角色，秘书工作的好坏直接影响到一个领导决策的效率甚而是质量。
由于秘书工作的重要性日益突出，在此环境下，如何更好、更有效地发挥秘书工作的参谋作用、助手作用和服务作用已成为人们讨论的焦点。本文将从领导决策的各个阶段来阐述秘书工作在领导决策中的地位和作用。之后，本文将阐述秘书人员要做好这些工作所应该具备的基本素质和秘书人员在辅助领导决策中的一些注意事项。
领导决策前，做好相关的准备工作
凡事预则立，不预则废。做任何事情之前都要做很多的准备工作，领导决策也不例外。准备工作做得充不充分，直接影响到后期领导决策的难度、效率以及质量。在此阶段，秘书的主要工作包括：营造舒适的办公环境、收集和整理对领导决策有用的信息、合理地管理领导时间并适时地提醒上司、为上司排忧解愁等。
营造舒适的办公环境
实践证明，人在一个舒适的环境中工作，心情会比较舒畅，注意力也比较集中，从而做事的效率会比较高且出错的概率比较低。由于领导的决策直接决定着公司未来一段时间的大致方针、政策，因而，其工作至关重要。由于领导工作的这种特殊性，一般公司对领导所处的办公环境也相对比较进究。因此，在一般情况下，领导秘书应该至少要比上司提前15分钟到达办公室，用以对上司和自己的办公室进行整理。这些整理工作主要包括：
a)打开空调并调节到适当的温度；
b)擦拭写字台、衣帽等家具上面的灰尘；
c)给上司削好铅笔，补充好办公用品，如别针、夹子等，以提高工作效率；
d)定期给办公室里的花卉浇水；
e)根据上司的习惯或爱好，给上司沏茶或泡咖啡；
f)把当天早晨收到的报纸杂志和自己悼念打印的要闻送给上司，如果上面有与本公司或本行业有关的重要信息，应用红笔在标题下画上波浪线，以便提请上司注意；
g)确认纸篓里没有剩余的垃圾；
h)确认钟表和日历指示正确
收集和整理对领导决策有用的信息
由于秘书部门处于领导与职能部门、下级单位之间的枢纽位置，因而其起着下情上达、上情下达、沟通左右、联系内外的桥梁作用。无论内部员工向领导反映情况或请示裁决，还是外单位来宾找领导联系工作上的事务，一般都会先经由秘书部门来安排。而秘书的工作则是在向上级请示之前应该要尽可能地多收集并整理相关有用的信息以供领导决策。
举个例子：某公司总裁正在召集各分公司负责人开营销大会时，该公司财务总监给总裁秘书打来电话称：“某证券公司的罗总想要拜访该公司总裁，希望能和总裁一起吃个饭”。散会后,该秘书将财务总监的话转达给了总裁，总裁想了一会后只好反问总裁秘书：“你看我有必要见这个罗总吗？”由于该秘书在此之前根本没有想过这个问题，因而她愣住了。总裁对此也表示出了失望