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2020年4月19日

备品配件管理规定

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备品配件管理办法

备品配件管理办法
为了提高集团公司管理工作质量、工作效率和经济效益，降低集团公司生产运行成本，规范集团公司在各类备品配件计划拟定、审批程序、采购审批程序、非标件的测绘、配件加工图纸及资料保管、备件出入库的审批程序、入库验收、库房保管和存放、库房安全及消防等各项工作，特制订本办法，以便相关部门遵照执行。
1、本办法适用范围：北京中油洁能环保科技有限责任公司（以下简称北京总部）。各子公司及分公司（以下简称项目公司）、北京总部生产保障部、采购部、北京总部配件库房及项目公司二级库房。
2、工作职责分工：
2.1生产保障部：负责收集汇总各项目公司设备运行所需备品配件的信息以及大、中、小修和日常维修所需备品配件的信息；拟定年度月度配件需求计划；临时紧急采购配件的审批；非标件及进口机配件国产化的测绘；配件加工图纸资料的保管；更换件损坏情况的鉴定；失效件的功能恢复；备品配件的入库验收；确定配件加工供应商；为采购部提供签订采购和加工备品配件供应合同的技术要求；配合采购部与配件加工供应商签订相关技术协议及技术交流工作；负责国外机配件国产化的试用信息的收集、整理及试用定型验收工作；国产化配件加工图纸中加工数据的最终确定。
2.2采购部工作职责：负责与配件供应商进行商务谈判；签订备品配件商务合同或商务协议；负责办理备品配件采购入库手续；组织相关部门对新入库备品配件的验收工作；负责配件库房的日常管理工作；负责经检验被鉴定为不合格配件与供应商协调和索赔的工作；收集和整理备品配件在使用过程中产品质量信息的反馈工作。
2.3北京总部库房和项目公司二级库房的工作职责：
负责备品配件的入库检查工作；负责办理经检验合格备品配件的入库手续；零件的存放保管；库房的安全、消防工作；配件的出库手续；配件发货包装、配件的运货工作；负责备品配件上、下台账管理工作。项目公司二级库对集团公司总库发来的配件只做外观损坏检查和数量检查即可。若项目公司二级库房检查出不合格可与北京公司采购部联系，按本办法中不合格产品处理办法执行。
3、配件计划购买审批程序及管理：
3.1备品配件计划制定（见附表，北京总部采购申请单）
3.1.1各项目公司根据在运行设备状态和累计运行时间拟大、中、小修配件需求计划经项目公司总经理批准后并在实施前一个月报北京总部生产保障部，北京总部批交时间为五天。
3.1.2日常维护需要采购配件计划经项目公司总经理或主管副总批准后报北京总部生产保障部，北京总部批交时间为五天。
3.1.3项目公司紧急采购程序：若遇设备在运行中突然出现故障或事故，或维修中因计划漏项；恢复生产又急需购买的；非项目公司自采权限的配件，项目公司可报北京总部生产保障部经其部长请示主管副总裁或总裁同意后，项目公司可在当地或异地购买，但事后三天内必须按正常配件采购审批程序补办手续。
3.1.4工艺整改所需配件计划的制定：各项目公司因为生产或安全问题需要对工艺流程和设备进行整改，按北京总部加气站事业部的设计图纸和材料明细表,提出所需配件及相关材料明细经项目公司总经理批准后报北京公司生产保障部。
3.2备品配件的采购审批程序：
主管副总批准
项目公司总经理批准

主管副总批准
备品配件需求计划 北京公司生产保障部
采购部 总裁批准（详见备品配件采购审批单）
3.3备品配件的采购准备工作和部门分工：
根据总裁批准的采购审批单，采购部和生产保障部应立即进入相应的工作程序，两个部门的具体分工为：生产保障部按配件材料明细准备相应的技术要求（指配件或材料的主要性能参数、名称、规格）确定生产加工厂家或供应商，经主管副总批准后提交给采购部（提供两个以上的供应商或生产厂家）；采购部按生产保障部提供的技术要求与生产供应商进行商务谈判或签订供货合同，合同总额超过20万元以上的配件合同应征求生产保障部对其中配件最终价格的意见。

4、备品配件的采购程序：
提交：技术要求、生产和供应商名单单

按技术要求、进行商务谈判、合同签订
按总裁批准的采购审批单：生产保障部
采购部 供应生产厂商
电话或传真
紧急采购程序：
电话或传真
项目公司配件需求申请 生产保障部
主管副总裁和总裁批准后项目公司进行采购
要求：紧急采购程序是为了尽快解决恢复生产的问题，项目公司在三天内按正常配件需求计划审批程序补办手续。
5、备品配件入库验收：
外购备品配件都必须经检验才能办理入库手续，验收工作由采购部负责，生产保障部配合。（详见入库验收单附后）
验收人员组成：采购部、生产保障部、库房各安排一人到现场共同开箱。
配件入库验收要求及部门分工：
5.1.1采购部负责