人事档案数字化建设工作思考.docx

人事档案数字化建设工作思考随着信息化、网络化时代的到来传统的以手工劳动为主的重馆藏、轻利用的人事档案管理方式已不能很好适应现代组织人事工作的需求正在饱受非议。人事档案数字化越来越受到人们的追捧和关注。对于档案材料的数字化处理国外早在20世纪80年代就开始了我国则开始于20世纪90年代末。所谓人事档案数字化就是把人事档案进行信息加工将其转化为可以储存在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像和数字文本。用现代信息技术改变传统的纸质档案模式实现无纸化运行。人事档案数字化通过授权可以实现档案资源信息共享具有容量大、占用空间小、易保管、查阅信息快捷、减少原始纸质档案破损、可多人在线查阅、不受时空限制等优势极大地提高了档案管理人员的工作效率。因此实现人事档案数字化势在必行。一、全面推行人事档案数字化管理模式面临的问题1.缺乏全国统一技术标准的人事档案数字化软件人事档案的数字化就是把纸质档案材料按照国家规定的分类标准先进行分类、编码扫描后以电子版形式储存在各种介质载体上并能被计算机识别通过技术手段人们可以通过网络阅读到电子版人事档案的内容。由于我国的人事档案数字化起步较晚在实际工作中还存在诸多问题诸如目前全国尚无一个统一标准的软件或权威部门来统筹规划协调管理人事档案数字化、网络化建设及资源共享等工作。很多单位为了使用方便自己开发软件或服务外包由于所采用的技术与方法不同致使人事档案数字化信息标准不统一格式不尽相同相互独立各自为政人事档案信息资源处于孤立、分散的状态之中形成信息壁垒资源无法共享将来很难纳入国家统一的信息化、数字化、网络化的“大数据”平台的管理之中。2.专业管理人员匮乏长期以来人事档案总是处于被边缘化的状态正如人们常说的“档案工作用起来重要用罢忘掉”的尴尬境地很多单位领导并不重视此项工作。人事档案工作是我国档案工作的重要组成部分是国家重要的信息资源但只停留在了口头上。由于受编制、资金的限制专职、专业管理人员少之又少。人事档案数字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特点根据《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定实行人事档案数字化档案部门应同时设置系统管理员、安全保密员、安全审计员实现涉密应用系统“三员分离”。目前许多单位一下无法配备这么多的专业人员只能是一种构想。3.耗时费力重复建设由于人事档案具有动态性的特征每年都有大量诸如年度考核表、聘期满考核表、工资表、专业技术职务呈报表、干部任免材料、学籍材料等散材料入档。首先档案管理人员要仔细甄别去伪存真要做到取之有章、拒之有据确保人事档案的权威性、真实性和准确性。其次为了保证整卷档案内容的完整性还要对散件进行分类编号、编注页码然后才能进行扫描。在进行数据扫描时为保证扫描图像的质量真实再现档案原件的内容确保档案数字化工作基础数据的质量一方面要求电子文档里面文字、表格、公章图像等必须完整清晰没有黑边留白适当杜绝页面歪斜、尺寸失真、曝光过度的图像进入数据库纸质档案和数字档案同步共存相互印证;另一方面由于档案材料形成于不同时代纸质良莠不齐老旧脆弱易碎。档案材料用纸改版前纸型大小不一材料格式不规范统一。如20世纪90年代前许多高校的成绩表就是一本小册子这让工作量无形中倍增笔者的单位员工学历高、职称高每卷档案人均扫描350页。加之以前档案整理装订为了美观要求四边齐几乎所有的档案材料都被剪切和裱糊过扫描时只能小心翼翼地剥离裱糊纸。因此耗时费力工作量大。扫描只是人事档案数字化发展迈出的第一步为了能早日实现人事档案的数字化、网络化各单位还需要投资开发软件、架设局域网以及系统运行维护等需要投入大量的资金和技术。二、推进人事档案数字化建议1.建立国家级的大数字平台国家应有计划、有步骤、有重点地尽快制定人事档案数字化、信息化建设的总体规划及各种标准规范。研发统一技术标准软件对网络环境中数据库格式、人事档案信息的存贮和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作都要有明确的要求并在全国推行。例如美国国家人事档案部门就开发了先进的人事档案管理自动化系统软件进行管理采用先进的缩微技术来存储每个公民的人事档案信息从而节约了大量储存空间。借鉴国外文件中心等先进经验建立起国家级的人事档案大数据库平台设立专门机构负责日常管理和维护。各单位设专职联络员周扫描、月上报每名员工近期形成的档案信息材料逐步将各地分散的档案信息数据连接起来既可避免各地因重复建设造成人财物的浪费又可以实现全国人事档案信息共享。国家通过公民身份证代码和人事档案号使数据库里的档案数据与每一个人信息关联从而无论人员如何流动都会处于国家数据平台的监控和管理之中使得数字化、网络化的人事档案具有无