如何组织召开会议提高会议效率的必修课31ppt课件.ppt

如何组织、召开会议如何组织会议会议准备工作一、明确会议目标二、确定会议召开时间、地点及参加人员2、地点：
（1）场地有空档（提前预订）
（2）方便与会者到场
（3）场地位置、面积及设施满足会议要求
3、参加人员
（1）对实现会议目标有潜在贡献的人
（2）培养目的为“列席”的人三、拟定并发放会议通知2、发放会议通知
发放的形式：口头、电话、传真、Email
四、准备所需物品五、布置会场六、会前确认七、会后工作1、会议目标必须用书面形式列明2、会议目标必须切合实际3、会议目标必须具体且可以衡量4、会议目标数量要适当（2）大家易集中精力的时间
A、精力充沛的阶段：上午9时-11时，下午4时-6时，是人们精力比较充沛的两个时间段
B、尽可能使与会者感到比较高兴的时间
下班后开会时间不要太长，最好在1小时左右，大家身心疲倦，无法集中精力。
C、午餐前开会，这时大家都想早点结束会议，不会谈论无关话题。（3）必须确定会议起止时间
不确定起止时间，有两个缺陷
A、与会者无法对会后的工作做安排
B、会议效率降低，本来一个小时可以结束的会可能拖到三个小时
另外，最好不要超过一个半小时（4）满足会议目标的要求
各种会议的召开时间必须根据会议目标的不同而改变。
比如：现场会必须在问题发生后两小时之内召开，否则失去意义；某种培训必须在开展某种工作之前展开，当这项工作已经完成后，就失去指导意义。（2）方便与会者到场（3）场地位置、面积及设施满足会议要求1、对实现会议目标有潜在贡献的人２、培养目的为“列席”的人（３）议事日程（4）与会者会前需准备事项口头：例会或临时现场会等没有特别注意事项的会
议，且与参加人员经常见面时，可采用此种
方法。
电话：符合上述条件，只是不能和与会人员见面，
采用此方式。
传真：会议比较正式，有内容需与会者了解，而又
能见到与会人员，采用此方式。
Ｅｍａｉｌ：有许多内容需要与会者了解，但是
传真不方便（页数多，纸张限制等）时
采用此方法。

注：采用后两种方法时，一定要确认一下对方是
否收到通知，内容是否清晰、完整。１、会场座席及主席台布置２、突出会议主题的装饰3、设备的安装、调试此课件下载可自行编辑修改，供参考！
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