物资采购流程.doc

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物品采购流程图
人资课每月25日统计各部门物资采购需求并汇总《物资采购申请表》

经领导签字批准后采购员进行询价

“货比三家、质优价廉”原则进行采购

库房验收物资并办理入库并通知使用部门

采购员填写报销单

财务部审核报销单据是否齐全、无误

报总经理审批

财务通知采购员领取付款

物资采购、验收、入库、报销流程

一、采购
（一）使用部门
使用部门提出物资采购申请，部门逐级签字后报总经理签批后方可将《采购申请表》转发行政中心采购员询价采购。
（二）采购员
（三）库房
1、接到使用部门送来的《采购申请》，按类别在“采购编号”栏中进行编号。
2、根据使用部门的申请数量，与库存进行核实，填写《采购申请》中“库存数量”、“批准数量”两栏。
3、将核实的《采购申请》在“库房管理员”处签字后送至采购员处。
1、接到库房送来的《采购申请》，按需购物资的要求进行询价。
2、采购员填写以下内容：
A、单价、合计
B、此采购申请含此页共计*页，附件*页
C、预计总金额（大、小写）
D、供货商全称
E、联系人、联系电话
3、在“采购员”处签字后，送至综合部。
（四）办公室
1、接到采购员送来的《采购申请》，由部门经理审核，并签字。
2、做好“采购申请”签收登记后，送至财务部进行审核。
3、财务审核通过，报至总经理审批；财务审核不通过，返回采购员。
4、总经理签批同意，将《采购申请》送至采购员进行采购，并做好记录。
（五）财务部
1、对《采购申请》中的采购内容、实际采购数量、小计与合计金额进行审核。
2、如审核无误，签字确认；发现错误予以注明，并退回综合部。
3、审核时需注意以下几点：
A、采购内容是否与预算中相符，如“工程最低月耗”、“清洁月耗品”、“劳保用品”等
B、实际采购数量、小计与合计金额是否有误
C、大写金额是否规范
D、各职能部门签字是否齐全
（六）采购员
1、联系供货商，物资到位或亲自采购。
2、将《采购申请》复印，送至库房以备验收时使用。

二、验收、入库
（一）库房
1、库管员与使用部门、供货商三方共同对到货物资进行验收。
2、验收时注意以下几点：
A、物资是否与《采购申请》中内容、规格型号相符
B、使用部门检查产品质量是否合格，是否为三无产品
C、库房对到货数量进行核对
D、部分物品暂时无法验收，与供货商协商经试用后再验收、付款
E、验收符合要求后，填写《物资入库验收单》（见附表）
3、库管员填写以下内容：
库管员填写：物资名称、品牌、规格型号、单位、到货数量、单价、金额、供货商、库房验收
4、各职能部门签字确认：采购员、使用部门负责人、库管员
5、《入库验收单》填写后将第四联交给供货商，第三联交使用部门，第二联交采购员，第一联库房登帐。
6、物资入库，分类存放。
7、通知使用部门可以领取所需物资。
8、填写《入库验收单》中“采购申请号”、“验收单序号”两项。
9、按类别将到货物资分别登帐，并在《入库验收单》“登帐库存”栏中做好记录；将《入库验收单》、《采购申请》复印件存档。

三、领用
（一）使用部门
1、填写《物资出库单》（见附表）领取所需物资。
2、填写时注意以下几点：
A、由专业主管及部门经理签字
B、工程用料需注明该物资是否为有偿服务（收免费情况）。
C、投入使用。
（二）库房
1、接到《物资出库单》提货，出库。
2、将《物资出库单》统一编号，按类别进行销帐，并做好记录。
三、报销
（一）采购
1、将第二联《入库验收单》做报销凭据。
2、填写《付款申请及报销单》（见附表）。
3、填写时注意以下几点：
A、写清报销内容、金额（大小写）、承办人
B、将本次采购的全部原始发票、《入库验收单》（第二联）、《采购申请》原件粘贴附后
C、部门经理审核后在承办人栏中签字
D、将《报销单》登记后送至综合部办理报销审批。
（二）综合部
1、接到采购送来的《报销单》，做好签收、登记后送至财务部进行审核。
2、财务审核后，报至总经理审批。
3、将审批后的《报销单》返回采购。
4、做好《报销单》返回记录。
（三）财务部
1、接到综合部送来的《报销单》，对其中内容进行审核。
2、审核时注意以下几点：
A、《报销单》内容填写是否正确无误
B、签字是否齐全
C、发票、《入库验收单》、《采购申请》三份单据中内容、数量、金额是否相符
D、实际金额与报销金额是否相同
3、审核无误后签字确认。
4、由综合部取回审核后的《报销单》，送至总经理审批。
（四）采购
1、接到综合部返回签批后的《报销单》，将《报销单》封页、全部原始发票复印存档。
2、持《报销单》到财务部领取现金（或支票）。
注：付款形式应为支票；金额较少（如100元以下）可支付现金。