内部控制——采购及付款循环.doc

內部控制制度

《採購及付款循環》

文件管制等級：□管制文件□非管制文件

文件履歷紀要頁
文件發行單位文件管制等級管理代表□管制文件□非管制文件
文件履歷紀錄版次修訂內容核准權責編撰日期0第1版（新發行）總則
制定目的
為促使本公司「內部控制」（InternalControl）之「採購及付款循環」（Purchase）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。
適用範圍
凡本公司有關「內部控制」之「採購及付款循環」作業程序與控制重點，悉依照本文件之規範辦理。
權責單位
資材、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，負責本文件之管制，並確保依據本文件之規範作業。
採購及付款循環
循環圖
【見】（資料1）「採購及付款循環圖」。
循環作業
本循環之各項作業：
請購作業（CP101），另訂之。
採購作業（CP102），另訂之。
進口作業（CP103），另訂之。
驗收作業（CP104），另訂之。
與合約不符作業（CP105），另訂之。
付款作業（CP106），另訂之。
差異分析作業（CP107），另訂之。
附則
制修廢與頒布實施
本文件屬於管理文件，經『經營會』審議後，呈請董事長核准承認後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。
編號、版本、日期、頁次／頁數
本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次／頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。
附件
相關資料
（資料1） 「採購及付款循環圖」

（資料1） 「採購及付款循環圖」

預算CP101------→請購|├--------------┐|↓↓|CP102CP103|採購進口||├--------------┘|↓|CP104|驗收||||↓|是否合格否CP105|------→------→與合約
不符||||↓|是|||||├--------------┐|↓↓|CP106入庫|付款||↓|CP107|差異分析←---------┘作業程序
提出需求
調節性採購
依市場行情、用料變動等採購之原物料，由資材部單位視經濟未來走向、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量種類，交由採購單位採購。
預算採購
依銷售預算或「客戶訂單」之進度，由生管單位填具「請購單」，經單位主管核准後再交給採購單位，並將請購核准紀錄填入採購預算內。
預算採購，包括下列二種採購：
直接材料（常用材料）係指直接耗用之材料。
間接材料（常用物料）係指間接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用時間與數量也無法預知。可憑用料單位之需料通知單現用現購。
檢查庫存
採購前應先檢查存貨是否具有下列情形：
目前存量尚未達請購點/安全庫存。
請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。
申請之原物料是否仍具採購價值，還是已失經濟性。
臨時需求
緊急採購由需求單位提出，經過庫存檢查後須採購者，經製造單位主管核准後，逕交採購單位購買，惟事後仍須補填「請購單」。
控制重點
「請購單」必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容，如申請物品須採用特別運送及保存方式者，應加注意事項。
「請購單」必須經先作庫存審核，核准時應遵照核決權限辦理。
緊急採購不應經常發生，事後應補開「請購單」，追究原因是否為不可抗力，有無改善計畫。
應定期檢討「請購單」，有無延遲採購情形，請購數量應符合經濟採購量要求。
相關資料
銷售預算、「客戶訂單」、「請購單」等。

作業程序
查詢供應商資料
準備採購。
調閱「供應商資料/廠商料件基本資料報表」，了解過去採購及詢價紀錄。
向廠商詢比議價。
決定購買方式
依材料管理規定，決定應用下列何種方式購買：
詢價金額較小，不須書面比價，但仍以詢價方式向最低價廠商採購者。
議價採購人員經詢價後，如已知市價有下跌趨勢時，或有報價高於前批採購價格，或請購規格明確，但請購量較前批大等之情形者，仍應予以議價。
比價若為特殊規格或供應廠商家數較少者。
牌價收購根據核定之收購價格收購者。
長期合約採購向簽訂長期供應合約，或專案報准之買賣合約廠商採購者。
招標採購之材料如有三家以上可供應，且其預估採購金額較大達招標金額時，以公開招標為原則。
決定訂購事項
由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等，經採購單位主管核准後採購。
更新紀錄
將不同購買方式之訂購及詢價資料，填入「供應商資料/廠商料件基本資料」內。
控制重點
詢比議價資料平日應注意收集，須詳實完備，保持最新時效，供應商資料\廠商料件基本資料亦應隨時更新，保持正確紀錄。
「請購單\詢比議價單」必須經主管核准後，方得辦理採購。
辦理比價、議價、招標等作業應符合公司規定，外購進度亦須依預定採購程序控制追蹤。
大量採購之主料、副料、包裝材料，以合約採購為原則，並應保持兩家同時供