8 会展项目沟通管理.ppt

第八章会展项目沟通管理第八章项目沟通管理第八章项目沟通管理第一节沟通的基本概念二、项目沟通管理的概念
项目沟通管理是指对于项目过程中各种不同方式和不同内容沟通活动的管理。
其主要内容包括
1.项目沟通计划—确定项目信息需求及其计划安排
2.项目信息传递—使项目团队能够得到信息
3.项目报告—收集和发布项目实施绩效的信息
三、沟通的过程

四、沟通的基本原则
1．准确性原则
2．完整性原则
3．及时性原则
4．非正式组织沟通的运用原则四、影响组织沟通效果的基本要素
1．信息发送者
2．接收者或受众
3．沟通环境
4．信息资源
5．沟通方式与渠道
6．反馈与回应一、沟通规划过程
项目沟通规划是对于项目全过程沟通工作制定管理计划，确定项目利益相关者对信息和沟通的需要。一、沟通规划过程
项目沟通规划包括四个方面的具体工作：
一、沟通规划过程
1．编制项目沟通计划前的准备工作
（1）收集信息
项目沟通内容方面的信息
项目沟通所需沟通手段的信息
项目沟通的时间和频率方面的信息
项目信息来源与最终用户方面的信息
（2）加工处理所获信息
对收集到的沟通计划方面的信息进行加工和处理也是编制项目沟通计划的重要一环，而且只有经过加工处理过的信息，才能作为编制项目沟通计划的有效信息使用。一、沟通规划过程
2.项目沟通需求的确定
项目沟通需求的确定是在信息收集的基础上，对项目组织的信息需求做出的全面决策，其内容包括：
⑴项目组织管理方面的信息需求
⑵项目内部管理方面的信息需求
⑶项目技术方面的信息需求
⑷项目实施方面的信息需求
⑸项目与公众关系的信息需求一、沟通规划过程
3.沟通方式与方法的确定
在项目沟通中，不同信息的沟通需要采取不同的沟通方式和方法，因此在编制项目沟通计划过程中还必须明确各种信息需求的沟通方式和方法。影响项目选择沟通方式方法的因素主要有以下几个方面：
（1）沟通需求的紧迫程度
（2）沟通方式方法的有效性
（3）项目相关人员的能力和习惯
（4）项目本身的规模一、沟通规划过程
4.项目沟通管理计划的编制
项目沟通管理计划的编制是要根据收集的信息，先确定出项目沟通要实现的目标，然后是根据项目沟通目标和确定项目沟通需求去分解得到项目沟通的任务，进一步根据项目沟通的时间要求去安排这些项目沟通任务，并确定出保障项目沟通计划实施的资源和预算（接下页）。一、沟通规划过程
4.项目沟通管理计划的编制
项目沟通计划书的内容除了前面给出的目标、任务、时间要求、具体责任、预算与资源保障以外，一般还应该包括下列特殊内容：
（1） 信息的收集和归档格式要求
（2） 信息发布格式与权限的要求
（3） 对所发布信息的描述
（4） 更新和修订项目沟通管理计划的方法二、信息发布过程
是使项目利益相关主体适时得到所需信息的过程。三、绩效报告过程
是收集并发布绩效信息，从而向项目利益相关主体提供为达到项目目标如何使用资源的信息的过程。三、绩效报告过程
1.绩效报告信息包括：
状态报告
描述项目当前的状态。
进展报告
描述项目组已完成的工作。
预测
对未来项目的状况和进展作出预测。三、绩效报告过程
2.绩效报告过程所采用的工具和技术：
绩效评审。为评估项目状况和进展而举行会议。
偏差分析。把项目的实际结果与计划或预期的结果进行比较。
趋势分析。检查项目结果以确定项目绩效是改进了还是每况愈下。
挣值分析。四、管理收尾过程
为项目阶段或项目正式结束而建立、收集和分发信息的过程。第三节项目沟通的方法一、项目沟通的信息发布方法
3． 非语言沟通方法
在项目沟通中有一些极有意义的沟通既非以口头形式，又非以书面形式进行，而是以非语言沟通（NonverbalCommunication）的方式进行。非言语沟通中最为人知的是身体语言和语调两个方面。
⑴身体语言
⑵语调
指的是信息发送者在传递信息过程中，对某些方面、某些词汇或短语的强调和弱化所传递各种信息。一、项目沟通的信息发布方法
4． 电子媒介沟通的方法
当今时代项目沟通越来越多地依赖于各种各样复杂的电子媒介传递信息。除了极为常见的电子邮件之外，我们还使用许多种通过电子媒介和信息网络进行沟通的方法。这些方法中有自己的语言和沟通规则。二、项目沟通中信息接收的方法与技巧
1． 人们在聆听时常会出现的问题
⑴被动的聆听（听而不闻或有所不闻）
⑵注意力分散（形在心不在）
⑶偏见和固执（只听自己愿意听的）
⑷急于得出结论（未听明白就发表高见）
二、项目沟通中信息接收的方法与技巧
2．如何提高聆听和接收信息的技巧
⑴使用目光接触
⑵展现赞许性的点头和恰当的面部表情
⑶避免表示分心的举动或手势
⑷使用提问与复述
⑸避免随便打断对方
⑹使听者与说者的角色顺利转换三、沟通障碍
1．沟