如何组织和开展会议ppt课件.ppt

如何组织有效会议开了几个会？
为会议花掉多少时间？
因为开会达成几项共识？
因为开会完成几个结论？
因为开会加了多久的班？
因为开会失去多少关键时刻？
因为开会耽误多少工作？以讲话传达讲话，
以会议贯彻会议，
以文件落实文件

你如何看待“文山会海”现象？会议的重要性虽然在许多组织中，会议是必须的，而且运用广泛，但不等于会议都能达到预期的目的，会议受挫乃是常有的事。我们常常听到这样或那样的对会议的抱怨，这是因为或者主待人没有很好地控制会议的进程，或者与会者没有明确会议的目的。影响会议成效的因素自然是多方面的，但归纳起来主要有以下几点：会议低效的原因为什么要开会？1．会议是一个集思广益的渠道

图1-1 集思广益图

会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
2．会议显示一个组织或一个部门的存在

会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
3．会议是一种群体沟通的方式
开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。开会的目的开会让您…
小组面对面沟通
众多讯息一次交流
融合意见凝聚共识
分派工作，公平合理

无需开会的“五个如果”必须开会的“五个如果”
一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。
(1)如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种方式处理此事：
A.一对一批评□
B.开会当众批评□
C.写检查处罚□
(2)你为什么这么做？怎样才能让会议更有效率？高效会议的八大特征会议的筹划与管理1、会议的频率2.全体会议3.处理突发事件的会议4.一对一会议2、明确举行会议的目的3、做好会前筹划2、参会人员的选择参与决策的人能否到场？
会议决策的执行者（参与者）能否到场？
开会时能提供特定咨询的人能否到场？3、预约参会人员所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员，这样可以让他们提前安排好自己的工作日程，以免出现打扰别人计划或参会人员无法到场的情况。在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。4、会议资料准备有用的信息应该在会议召开前就贴在公司内部网站上，这样每个人都可以看到它，而实际的会议时间就可以用来讨论怎样解决新问题，并形成建议。会议使用的文字资料也需要提前一天发放给与会人员，让他们有思想准备。内部会议通知的样式按照议案的轻重缓急编排处理
如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。一般来说，全体会议安排在上午，分组讨论安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。
每一个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示
4、会议召开工作量化表推行会议议程委员会会议议程

7月6日上午11点
格林·德雷戈饭店

1、（11：00）任命一位会议主席

2、（11：10）为缺席致歉

3、（11：15）批准上次会议备忘录

4、（11：30）上次会议提出的事项

5、（11：45）讨论联络事宜
（12：00）会间休息

6、（12：15）财务事项

7、（12：45）特别事宜

8、（13：00）其他动议

9、（13：15）其他事宜

10、（13：35）下次会议细节

按部就班压制对方发言
转移至其他参与者
主动探询，使他人完整表达与不同的与会者打交道问题类型如何圆满结束会议决定事项的落实
行动计划——谁？什么任务？何时完成？怎么完成？
催办
催办的范围—一般综合性、交叉性的工作内容由秘书部门或综合部门负责催办；领导集团本身会议形成的决定，由秘书部门或指定单位负责催办。业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办；几个部门、单位联合召开的会议的决定，由牵头部门或单位负责催办。
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