高职院校档案管理的特点探析.doc

书山有路勤为径学海无涯苦作舟。高职院校档案管理的特点探析高职院校档案是高职院校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的。归档保存备查的义字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录是高职院校最宝贵的信息财富之一。档案既是高职院校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。档案管理在高职院校工作中具有重要作用。主要体现在以下几个方面：一是领导决策的参谋。学校领导要做出科学的决策就要进行研究就要以档案作为重要依据。二是处理各种问题的凭证。档案是过去学校工作的原始记录可为学校处理各种问题提供凭证。如现在社会上有些人伪造学历证明我们通过查阅学籍档案和有关资料就可得到真实的情况。三档案也是宣传教育的素材。档案翔实记录了教育事业发展的历程和教育工作者的奋斗足迹。四档案是教育评估的主要依据。五档案与教学改革密切相关。高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。近些年以来随着中国高等教育的持续发展高职院校教育也呈现出多元化的发展趋势这些多元化的发展趋势决定了其教育教学模式与管理的多样性特点同样档案管理作为高校管理工作的组成部分也形成了其特有的发展模式与发展思路。第一多样性特点。受大专院校生源范围及教学、办学模式多样化的影响很多大专院校档案材料呈现出复杂化和多样化的发展趋势。同时受高校档案资料的特殊性因素影响比如档案内容更多的记录了学生的成绩材料、获奖材料、处分材料、入团入党材料等还包括教师及相关管理人员的学历状况、资历状况及社会经历等内容因此档案管理工作呈现出一定的多样性与复杂性特点。第二真实性特点。大专院校档案材料是对学生、教职工及相关管理人员的学习、工作、实践等内容的最原始记录能够反映出其在过去某一段时期及过去所有时间段内的学习状况、工作状况、思想品德状况、身体状况、政治面貌等。这些材料均需要经过学校相关部门的审查以保证材料内容的真实性与各种手续的完备性需要符合规定的材料撰写的基本要求因此档案材料区别于个人私自撰写的材料也不同于手续不全或者无头有尾等类似的材料。第三实用性特点。大专院校档案管理工作是个体总体状况的最真实记录相关用人单位可以根据档案材料有效了解个体的思想政治状况、学习状况、家庭状况、在校表现及整体素质因此具备一定的实用性特点。第四动态性特点。随着高等院校扩招趋势的发展以及学每年的毕业与择业使得档案出现不断流动的状况这种边产生边流动的状况使得学校档案管理出现一定的动态性特点比如周期相对较短、稳定性相对较差等。新形势下高职院校档案管理与实际教育改革的需求之间还存在一定的差距尤其是与高职深入开展产学研相结合的改革力度与成效相比高职院校的档案管理存在显著的滞后性主要表现如下：第一受高职院校学生档案管理工作多样性与动态性等特点的影响很多大专院校档案管理工作中存在档案意识薄弱的状况导致档案管理工作的边缘化。第二档案管理机制不健全。针对学生的档案管理包括档案材料与信息的移交、查阅、归档等环节出现不科学、管理机制不健全的状况没有形成统一的管理标准很大程度上影响了档案管理工作的深入开展。另外很多高职院校并没有将学生的档案管理工作深入纳入到学校的相关管理日程上因此缺乏有效的监督检查环节与指导考核环节管理机制不系统。第三管理人员的整体素质有待进一步提高。现阶段很多大专院校学生档案管理工作主要靠一些兼职人员组成其档案管理的业务能力、理论框架等相对薄弱同时高校也很少组织相应的培训导致档案管理工作存在很多问题。针对以上高职院校档案管理存在的问题我们应该如何有效推动大专院校档案管理工作的开展呢。第一不断加强对档案管理知识的宣传力度强化档案管理意识。从学生自身的利益及未来发展需求出发重视档案管理工作采取多种形式宣传档案管理知识提高档案管理工作人员的基本业务素质提高学生的档案管理意识推动档案管理工作良好的内外部环境的形成。第二建立有效的档案管理机制。根据学校实际发展状况与发展阶段出台相应的规范性档案管理文件使学生的档案管理工作有章可循保证档案管理工作的进一步发展。第三不断提高管理人员基本素质。加强对档案管理人员基本业务能力、知识结构、管理能力等方面的培训提高对档案管理人员的培训机会系统的对档案管理人员进行基础理论知识与专业知识的培训与指导提高其管理水平与知识运用能力充分掌握档案工作的基本思维方式不断增强自身素质保证档案管理工作的有效开展。高职院校的档案管理工作需要不断提高关于档案管理工作重要性的认识以学生的基本需求为主突出人本主义的管理理念充分调动管理人员的主观能力型