高职院校档案信息化建设的研究.doc

书山有路勤为径学海无涯苦作舟。高职院校档案信息化建设的研究１高职院校档案信息化建设的必然性１.１时代发展的要求随着时代的进步计算机网络技术的普及各种信息的收集、存储、使用变得越来越快捷方便。档案作为重要的信息资源正步入信息化时代。数字化档案信息能够让使用者不受时间、空间的限制在互联网上就可进入自己权限范围内的档案管理系统查阅档案资料；数字化信息在采集、整理、利用、存贮与传统的档案管理具有不可比拟的优势。因此高职院校综合档案室作为储藏信息基地的组成部分应在传统的档案收集保存利用的基础上尽快采用现代信息技术以信息化手段不断提高档案保存功能和利用效率。１.２高职院校自身发展的要求高职院校主要为社会培养高技能实用型人才在我国的现行教育体制中发挥着不可替代的作用。随着职业教育教学改革的不断深入学校与企业的接触更加广泛、融合不断深化；学校更加开放优质的教学成果以视频的形式放在信息库中供学生自由选择；学生学习可能在教室可能在实训室可能在网上更可能在企业的某个岗位上；学生学习与工作交替进行也属常事；企业招聘毕业生可能来学校查阅学生档案进行面试也可能就在网上进行。这就要求学校在诸如办学资质、学生的学习操行信息、教学文件、精品课程等都将以档案的形式有条件地供人们查阅与人交流。这势必要求高职院校加快档案信息化建设。１.３档案工作发展的要求数字化档案信息使高职院校档案业务工作更为方便、快捷、高效。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体的档案转变为机读档案它以光盘、磁盘作为信息存储的载体向数字格式转变建立档案网站并与校园网联接为学校教学、管理、科研提供了先进的技术手段和网络环境方便师生和社会查阅、利用有关档案。同时也使档案采集更加方便管理更加轻松存储更加安全利用更加有效。２高职院校档案管理存在的问题２.１档案信息化意识不强首先高职院校领导层对档案工作信息化建设重视不够是普遍现象。其次是档案工作者自身存在重保管、轻利用重馆藏管理、轻信息服务等观念有的甚至认为自己只是一个档案资料管理员抓好常规管理就行至于档案信息化建设领导和上级主管部门要求搞时积极一阵子不作要求就放一放。这样就形成了领导不重视自身轻建设的状况严重影响了档案信息化建设。２.２档案信息化基础设施薄弱由于高职院校从领导到档案工作者信息化意识不强导致了高职院校档案信息化基础设施投入远远落后于其它方面。特别是高职院校经费普遍比较紧张的情况下很少会安排经费加强档案信息化所需的硬件和软件建设。导致档案信息化成为高职院校信息化进程中的落伍者。２.３档案工作人才缺乏目前多数高职院校专、兼职档案工作人员数量均偏少面对繁琐的工作只能疲于应付基本没精力从事档案信息化研究。高职院校档案工作人员要么毕业于非档案管理专业缺乏档案管理基础理论知识要么档案工作人员只有专业知识而缺乏相关的信息技术知识。再加上档案工作不受重视档案工作人员在高职院校被忽视甚至被边缘化导致档案工作留不住人才后继乏人。这些都制约着高职院校档案信息化建设的发展。３高职院校档案信息化建设的设想３.１提高认识加强领导明确职责思想是行为的先导提高对档案信息化重要性认识是推进档案信息化建设的前提。首先必须认识到档案工作是利在当代功在千秋的事业档案信息化是提升档案在记录历史、传承文明、服务社会、造福人类等工作质量的重要手段是学院数字化校园建设的重要组成部分。档案信息化是档案工作自身发展的要求也是科学技术发展的必然。高职院校必须把档案信息化工作作为一项重要工作认真抓好。学院可成立档案信息化建设领导小组全面领导、规划、组织、协调全院档案信息化工作确保学院档案信息化建设有计划、有步骤地实施。学院各部门单位可配备兼职档案管理人员建立以综合档案室为中心的全院档案信息化建设组织网络。学院综合档案室作为学校档案工作的职能部门要把电子档案的收集、整理、保管、利用纳入档案管理程序和岗位职责对各单位、部门归档工作提出相应要求并进行监督和指导。各单位、部门兼职档案员按照学院统一部署有计划地做好本单位、本部门的电子文件的收集、积累、鉴定、保管、归档等工作保证本单位、本部门产生的电子文件真实、完整、规范并通过学院数字校园的档案管理系统上传到综合档案室综合档案室进行整理后放于档案数据库。３.２加大资金投入优化信息设施配置档案信息化建设资金投入是保障档案管理系统的开发建设计算机及附属设备的配备和人员素质的提高都需要经费投入。在信息化建设项目上既要舍得投入又要使资金投入效益最大化。档案部门在购置新设备时要根据档案信息化建设需求和学院的支付能力合理购置适合的、性价比最优的信息设施；也要提高