高职院校档案信息化建设几点探讨.doc

书山有路勤为径学海无涯苦作舟。高职院校档案信息化建设几点探讨摘要。随着信息化建设的推进智慧校园在各大院校改革中开始兴起。档案管理作为高职院校发展中的重要组成部分也开始注重其信息化建设本文先阐述智慧校园环境下高职院校档案信息化建设的必要性接着分析当前高职院校档案信息化建设中存在的问题最后提出智慧校园环境下高职院校档案信息化建设措施以此更好地促进高职院校档案管理的信息化进程。关键词：高职院校；智慧校园；档案管理；信息化随着智慧城市概念的提出在高职院校发展中也开始注重智慧校园的建设高职院校在教育教学方面开始融入信息化建设利用信息化技术为师生进行服务和学习。在智慧校园建设中高职院校开始在校园范围内实施网络覆盖通过各项服务的集合形成系统化的服务体系以此更好地实现信息知识等数据的共享。通过智慧校园的建设使得学校各个部门能够突破一定的界限以此更好地促进高职教育的持续健康发展。当前智慧校园的发展还处于起步阶段虽然实施的平台标准不够统一数据能够实现共享形成相应的网络监管系统都取得了一定的进步但是也存在一定的问题。一、智慧校园背景下高职院校档案信息化建设的必要性（一）档案信息化是构建智慧校园的基础。档案信息化建设是高职院校实现智慧校园的基础高职院校发展的主要职能是进行文化以及技能的传授同样也担负着进行文化传承的重任本身也具有一定的文化蕴含。当前很多高职院校有着较为悠久的历史在数据收集方面具有自己的优势这也是推动档案信息化进行发展的有利条件。随着经济社会的发展高职院校改革也进入新阶段对外交流工作也日益频繁档案管理工作开展的形式手段也发生了一定的变化。随着数字化技术的进步档案管理在传统方式的基础上增加了使用图片、视频等形式进行管理。在信息化发展趋势下高职院校也更加注重自身档案的信息化管理水平以此更好地促进智慧校园的建设。（二）增加档案信息存储容量。随着高职院校规模的不断扩展档案信息不仅从数量也从类型上不断增加传统纸质管理档案的方式不仅占有较大的空间挤压时间较长的档案也要进行销毁处理这就会在一定程度上导致档案信息的流失。档案信息管理中利用信息化技术不仅在类型上更加具有多样性可以使用文本、图像、音视频等形式对信息进行存储还可以占用较小的空间保持档案信息的时间也会比较持久。（三）提升档案利用效率。高职档案信息管理中传统的纸质档案保护形式在一定程度上具有客观性但是由于时间过长会受到一定的磨损。随着高职院校发展所涉及到的事务越来越多对档案的利用也会越来越频繁纸质的档案资料会因为反复使用查看出现一定的磨损现象。档案信息经过数字化处理之后对档案的查询只需要通过计算机平台的方式即刻找到自己所需要的资料内容通过这种方式能够更好地提升档案的利用效率能够使得档案的管理和使用更加高效。另外加之纸质形式的档案不会被直接的接触也就提升了档案的保存时间。二、智慧校园环境下高职院校档案信息化建设所存在的问题（一）认识有待提升。高职院校档案管理工作正在面临转型期一方面是要将传统纸质的档案转变为数字化的形式将档案信息进行扫描整理等一系列的过程。此外还要将档案信息与网络资源进行相应的整合以此实现档案管理由原来的封闭状态准变为开放的状态更好地提升档案资源的利用效率。此外高职院校档案管理的部门规模相对比较小投入也比较少从而使得档案管理工作毫无头绪。此外由于对档案信息管理的认识存在不足一些档案管理人员认为档案管理的信息化建设就是将纸质的档案转变为电子的形式仅仅注重档案的数字化进程关注自己身上的工作任务但是对电子文件的收集和整理相对忽略从而在一定程度上导致档案管理工作会停滞不前。此外一些管理人员没有认识到对档案信息应该具有一定的开放性在工作中仅仅将范围限定在自身工作范围之内与其他工作部门之间缺乏交流沟通。高职院校本身涉及到的档案信息比较多会包含干部科研教学等方面的科研内容档案管理的局限性会在一定程度上影响到资源最终的开发利用导致高职院校最终的档案信息管理不一致影响到最终档案管理的信息化进程。（二）质量有待提升。高职信息化建设中存在理念上的偏差在档案信息化建设中定位不够准确基础相对薄弱导致工作开展效率不高高职院校档案信息化建设中会出现表面化和形式化的特征。对于高职院校发展来说工作的重点一般是进行教学但是对档案管理工作相对忽视这样也就造成在档案信息化管理中的科研经费资源等方面相对缺乏。此外高职档案管理信息化建设中还存在科技和资料质量相对偏低的情况不能很好的保证档案信息化建设的标准化。（三）人才素质有待强化。高职院校档案管理的信息化建设要注重人才素质的信息化当前高职院校档案管理中人员大多不是专业出生往往会半路出家缺少相对专业的档案管理知识对计算机操作知识也不够熟练不能很好的