高校档案管理问题及对策研究.doc

书山有路勤为径学海无涯苦作舟。高校档案管理问题及对策研究【摘要】高校档案管理工作还面临收集不全、存储不到位以及使用率低等问题不利于高校档案管理工作的开展。针对这些问题需要从制度、收集程序、使用效率等多个角度进行衡量采取更多有效的管理方法和措施来不断优化和完善高校档案管理工作满足新时期高校档案管理工作的需求。【关键词】档案管理;信息化;真实性目前在计算机信息技术高速发展的大数据时代背景下高校里的档案能够发挥出更多的作用。高校的学生档案记录了学生的学习过程同时也能折射出教师的教学过程以及学校的管理程序。通过档案信息的数据分析不仅能够为学校优化教学管理提供有效的建议同时也能够让学生的人事档案提供充分的信息为学生的就业及发展方向提供参考资料。然而大部分高校都未重视档案管理工作导致其面临较多的问题而得不到有效的解决不利于学校的全面发展。一、高校档案管理工作面临的主要问题在目前的高校档案管理工作中由于大部分学校没有意识到该工作的重要作用导致档案管理工作的功能没有得到全面的发挥。高校的档案管理工作往往包括了三个主要的内容即收集、存储和使用。然而在实践过程中大部分学校存在着收集不完全、存储不到位、使用率基本为零的问题具体表现为以下几个方面：1.1档案收集不完全。在高校的档案管理工作中最基本工作就是档案的信息的收集只有全面的信息收集奠定良好的档案管理工作基础才能进一步的开展存储和使用工作。很多高校由于对于档案工作的忽视在人力、物力方面的投入较少导致在岗的工作人员专业素养不过关在开展档案收集工作时常常伴有收集内容不全面、收集过程随意性较大、收集方法不科学等。高校的档案收集往往需要包括学校发展过程中的相关文件教师的工作历程学生的学籍信息以及学校招生和毕业情况同时还有一些教学活动过程中的一些与学校相关的事宜资料。高校的档案资料不仅仅是文字和纸质方面的同时也包括了声音及影视等多种形式的资料。在目前的高校档案资料收集中大部分的学校仅仅收集了教师及学生的个人档案且局限于文字形式的信息收集音视频的资料基本是一块空缺。由于收集人员的随意性导致收集的档案信息真实性以及合理性得不到有效的保障。1.2档案存储不到位。高校的档案完成收集工作后应进行有效的存储。在实际操作中大部分的学校因投入有限学校的档案室空间有限随着年份的增加影响了档案的存储。对于纸质档案的存储缺乏专门的管理人员进行定期的维护清洁保养大大影响了纸质档案的有效性。部分档案由于时间较长档案室的温湿度没有得到全面的控制纸质的字迹不太清晰。在部分的高校档案存储中档案资料的缺乏有效的条理性查阅档案时难以开展高效的检索。部分的高校由于自身办公地区以及档案室的调整和更换在档案的搬运中缺乏有效的制度限制和管理导致档案资料的缺失。档案的存储程序不完善缺乏有效的预防机制当档案出现异常丢失时不能进行有效恢复对于火灾等特殊情况没有一套应急处理措施。在高校的档案存储过程中大部分的高校还没有实现信息化存储导致其在后续的使用过程中不能全面的发挥作用。1.3档案使用率低。在目前的高校档案管理工作中对于档案的使用还基本是一个空白没有形成一套完整的档案使用机制。大部分高校的档案管理工作往往止步于档案的收集和存储在其意识中认为只要将档案资料放到档案室中就算完成了工作没有后续的使用工作。在档案管理中在存储之后仅仅是教师、学生的个人档案的移交和调动限制了档案的效能。导致这种情况的一部分原因是由于高校的档案管理人员对于档案信息的管理认识较为片面缺乏专业的系统知识不能有效的利用档案资料。档案资料的使用率较低是大部分高校都存在的问题之一需要加强档案管理方面的研究。二、高校档案管理工作的对策研究近年来我国高校的数量不断增加然而大部分新兴的高校缺乏底蕴将更多的注意力集中在就业率层面上对于学校中的一些细节管理较为忽视。高校档案管理逐渐成为提升学校管理水平促进学校发展的重要内容对于目前高校档案管理中存在的问题研究逐渐引起了重视。以下就针对高校档案管理工作存在的问题提出几点建议：2.1完善档案收集内容。针对档案收集不完全的问题应完善档案的收集内容。通过与档案管理的专业人员进行探讨结合学校自身的情况以制定文件、制度的方式对档案的收集内容进行明确的规定。在该文件中根据档案管理需求列出档案的收集范围将应收集的具体档案内容进行有效的核定包括必备的人事档案信息学校管理活动档案信息等确保档案收集的内容无遗漏。在确定档案收集的内容时应以发展学校服务师生为理念来进行范围的划定。为有效的完善档案收集应加强档案管理人员的素质培训确保其在档案的收集过程中能够对档案资料的内容进行严格的把关并规定统一的文件格式提高档案的管理的规范性为后期的存储和使用奠定良