高校档案管理问题与优化路径研究.doc

书山有路勤为径学海无涯苦作舟。高校档案管理问题与优化路径研究摘要。融合互联网进行档案管理工作不仅能够提升管理效率更好地实现对原档案资料的保管还能有效解决管理的时间与成本是适应现代化发展形式的一种档案管理方式。现阶段高校开展的档案信息化建设尚存在诸多问题。本文通过分析目前高校学生档案管理的现实情况运用“互联网＋”的新理念、新思维针对高校档案管理中存在的问题提出“互联网＋”视域下档案管理的优化对策进一步推动高校档案信息化建设水平。关键词：档案管理；“互联网＋”；优化对策高校学生档案是记录学生在校期间各种表现的重要载体包括学生在成绩、奖惩、现实表现、科研、党团关系等方面的内容形成对学生、学校和社会有保存价值的真实记录材料。是国家和社会选聘人才的直观依据对用人单位选聘人才具有广泛的参考价值。为了确保档案管理的真实性高校学生档案管理显得尤为重要。随着日前网络信息技术的更新以及“互联网＋”的大力提倡信息发展进步为人们工作和生活的各个领域都带来新的变化在此背景下高校档案管理应主动与信息技术融合运用“互联网＋”的新理念、新思维不断优化档案管理工作从而创建符合新时期高校档案管理特点和变化趋势的学生档案管理模式。１高校学生档案管理的现状目前大多数高校的学生档案管理多为传统式的管理模式档案管理人员的工作依然停留在对大学生档案资料的收集上对大学生档案管理主要通过线下的收集、封装、保存、转递档案的转入和转出主要依靠人工登记。由于高校对学生档案管理的重视程度不足导致没有形成规范性和强制性的管理文件管理人员工作怠慢无积极性和创新性。由于缺乏科学管理意识导致部分管理工作出现混乱学生档案材料入档不及时、档案转递不规范出现档案材料丢失的情况。另外在档案管理过程中由于工作程序化、创新型不强工作亮点不突出导致工作人员对档案管理的积极性不高。与其他学生管理工作相比学生档案管理工作只是学生工作中的冰山一角甚至可以忽略不计只要不出错工作就算完成。以至于导致众多毕业多年的学生的档案丢失错装漏装甚至出现“张冠李戴”的现象。信息化手段管理模式较为落后档案管理过程中人工操作的程序比较多信息化利用程度较低学生档案记载的丰富性不强无法满足大学生的发展需要和就业需要。２高校档案管理的原则２.１保密原则。学生档案属机密文件档案管理部门要严格遵守保密制度未经许可不得擅自将档案带出档案室或向外人透漏档案内的任何内容和信息。档案管理部门应选配专人管理学生档案并设置档案室确保档案室安全。２.２登记原则。在学生档案保管、收集、整理、归档以及学生档案的查阅、移交、接收等工作中需进行登记做好相关转递记录建立完整借阅、转递记录台账做到档案各个运转环节有记录、有签名确保学生档案的完整与安全。２.３及时原则。档案管理人员应根据学校招生部门、教务处、学院等部门移交的学生相关奖惩材料、鉴定材料及时归档对学生档案进行动态管理。２.４完整性原则。对于学生档案而言证明其价值的最基本条件就是档案的完整性如果缺失那么档案的价值、可用性会受到严重影响。所以在进行档案收集、管理过程中保证档案完整性是最基本的要求。在具体工作中管理人员每年要对学生档案材料进行核查尤其是要对奖惩文件、每年的鉴定材料及时装入档案对于大四学生在毕业前要对其档案进行系统性核查以保证其档案完整性。２.５真实性原则。在高校档案管理工作中严格归档程序、保证档案材料真实性是档案管理工作最基本的要求。档案管理人员第一要务是确保和维护学生档案的真实性及时将能够反映学生德、能、勤方面的档案材料及时入档严禁错装和漏装尤其是故意不装的行为。３高校档案管理中存在的问题３.１档案管理人员思想重视不够。大部分高校和部门对档案管理工作存在认识偏差思想重视程度不够在档案管理人员安排上大部分是工作能力不突出、年龄偏大、计算机水平不过关的人员管理档案。高校学生档案管理人员老弱无能化的现象比较突出而且缺少专职档案人员人才结构不合理。由于科学管理意识的相对欠缺导致部分管理工作人员无法对数字化技术进行充分应用的现象。另外是在档案管理的硬件设施上配套不健全经费投入不足。其实是档案管理人员对档案管理的重视度不够责任心不强。突出表现在对于学生的奖惩档案不及时入档学生档案材料存放不规范档案查询、领取程序不规范。３.２归档内容陈旧、简单已不能满足社会选才要求。高校学生档案归档范围一般涉及高校招生录取材料、军训鉴定表、学籍成绩、党（团）材料、将成文件、学年鉴定和毕业生鉴定等材料。但是随着时代和社会的进步、发展学生档案信息多元化的要求越来越紧迫。但目前学生档案内所承载的信息内容简单、陈旧未能全面反映毕业生在校表现。在社会选才方面用人单位通过查询学生档案更多的希望是从中了解学生的个人素质、成就、能