档案信息资源开发利用思考.doc

书山有路勤为径学海无涯苦作舟。档案信息资源开发利用思考提供档案信息为社会服务最大限度地实现档案的价值是档案工作的根本目的。档案的深度开发开放是实现此目的的有效途径我们必须高度重视开放开发的法制化建设使之既符合世贸组织的法制化运作规则也顺应社会规范发展的潮流。本文就法制背景下规范社会对档案的利用浅谈如何进一步做好档案信息资源的开发和利用。一、档案信息资源开发利用的现状1、档案基础业务工作不够扎实馆藏资源不够丰富。档案基础业务工作是档案利用、档案服务的前提条件档案利用、档案服务又反过来带动档案业务基础工作的积极开展他们是一对相辅相成的关系。在档案业务指导中一方面由于各单位档案队伍的不稳定客观上影响了档案业务的正常开展造成许多当年该归档的材料仍散失在各处的现象。另一方面未能依法在每年的档案业务质量检查中及时发现问题加以检查督促以致十年后移交档案时根本无从追查档案收集齐全完整也就无从谈起。在档案收集过程中普遍存在三多三少的现象即文书档案接收多科技档案、专门档案接收少；政治领域方面的档案接收多经济领域方面的档案接收少；宏观方面的档案接收多而微观方面的档案接收少直接造成综合档案馆档案不综合馆藏结构单一制约了信息化资源的开发利用。主要是因为档案收集范围面狭窄收集内容不够丰富。其表现为一是只注意接收党、政、群团一级机关的档案而放松其二级、三级单位档案的接收；二是只注意接收撤销机关单位的档案而放松现行机关单位档案的接收。三是只注意文书档案的接收而放松对工商登记档案、房地产档案、户籍档案、诉讼档案、学籍档案等科技档案、专门档案的收集。四是只注意接收纸质档案而放松书法、字画等其它载体的富有地方特色的档案收集。五是只注意接收移交来的档案而放松了征集档案。六是只注意档案的接收而放松了与档案有关的史志、内部资料的收集。2、未能正确处理开放档案、限制开放档案与保密档案的关系未及时依法开放档案信息造成档案馆开放的档案信息在时间上老化、内容上滞后空间上则断层脱节。《档案法》规定：“国家档案馆保管的档案一般应当自形成之日起满30年向社会开放经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限可以少于30年涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限可以多于30年”。也就是说开放的是30年前形成的档案信息即使有开放期少于30年的这类档案就算进馆即开放其开放期市县级档案也在形成之日起10年后档案馆开放的档案仅仅满足了档案利用者对历史的研究利用需求而对于其“现实的”工作查考利用需求恰是日前利用人数最多利用范围最广且利用最为迫切的需求。《档案法实施办法》第二十二条明确规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织内的档案机构所保存的尚未向档案馆移交的档案主要供本单位利用其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国公民如需利用必须经过档案保存单位的批准”。按照我国现行档案接收的规定基层单位的档案在本单位10年才接收入馆尽管档案馆可以面向社会公民服务这10年对市县级档案馆来说是一个收藏空白一方面由于档案馆接收档案在时间上的滞后性另一方面由于机关、团体、社会组织的档案基本上是为本机关服务而不面向社会这就造成档案利用者利用档案必须面临这样的窘境：机关档案室不予接待利用档案馆又是“无米之炊”档案现实利用需求与档案馆档案室在档案交接空间上的相对脱节严重地挫伤了档案利用者利用档案的热情影响档案馆档案价值及功能的发挥。3、档案工作者未能从知识结构上及时学习和掌握科技化手段阻碍和制约了档案网络化进程进而阻碍和制约了档案信息资源的开发力度。由于传统的馆藏档案主要以纸张、照片、录音、录像等形态为主其利用方式主要是阅览、咨询和编辑出版档案史料等这种陈旧的服务方式明显落后于社会发展已远不能适应信息化社会的需要。主要体现在：档案工作依旧是传统的现代办公技术的应用程度明显偏低工作效率长期得不到明显提高档案工作的社会贡献率一直没有达到自我满意的程度档案工作的社会吸引率长期处于工作正常发展要求之下。4、档案宣传的力度不够、深度不广。档案工作往往出现这样的情况：在档案系统内搞得轰轰烈烈有声有色而与档案界之外的单位接触则显得冷冷清清。目前社会上往往以经济效益明显的工作为重对于价值相对滞后的档案则没有充分认识到甚至有人认为档案部门是没什么事可做的清闲部门与档案的宣传不够有直接的关系。二、档案信息资源开发的实现途径1、从各个环节切实加强档案基础业务工作不断丰富馆藏使综合档案馆的综合性名符其实。随着社会职能的转变政治、经济、文化等各类生活的不断活跃档案收集、保管利用等事务也变得更加复杂了这就要求我们提高依法治档的水平不断完善档案收集保管利用方面的法规与标准使档案基础业务工作和档案资源的开