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某外贸企业办公系统的设计与实现的任务书
任务书
一、任务背景
XX外贸企业是一家集进出口贸易、代理进出口、国内外贸易咨询等为一体的外贸公司，总公司坐落于中国广东省广州市天河区，分公司遍布全球各主要经济体。公司业务涉及的品类包括食品、化妆品、医疗器械、机械设备等多个领域，公司员工人数大约在300人左右。目前，公司日常办公涉及到的任务繁杂，资料多，客户档案库大，管理起来相对较为困难。为了提升企业的工作效率，加强内部管理，公司决定开展办公自动化系统的设计与实现。
二、任务目标
1.实现公司办公自动化系统的设计和实现，提高企业管理效率
2.整合公司内部各部门资源，建立高效的信息交流平台，加强协同作战。
3.用互联网思维来构建公司办公系统，拓展公司业务渠道，扩大产品影响力。
三、任务内容
1.办公自动化系统的设计与实现包括以下五个方面：
a)客户档案库模块：
建立客户档案库，包括客户基本信息、对接人员资料、业务往来记录等，随时跟进和维护客户档案库，为业务发展提供更加有针对性的支持和服务。
b)采购管理模块：
实现原材料、半成品、成品等采购管理，支持采购计划编制、询价、采购订单管理，选优选好选质量，保证采购成本和质量的控制指标得到有效的控制。
c)销售管理模块：
实现销售报价制作、订单管理、出货管理、客户往来和应收账款管理等全流程管理，能够根据市场需求和竞争情况，制定相应的营销策略，为销售工作做好数据支撑。
d)财务管理模块：
实现公司财务核算、资金管理等功能，建立财务报表体系、资金流动管理体系，确保公司财务管理得到精细化、规范化的实现。
e)人力资源管理模块：
建立公司人员档案系统，包括人事流程管理、考勤管理、薪酬管理、员工培训和晋级体系，实现对人力资源的全流程管理和资料集成。
2.为了确保系统的可靠性和安全性，需要依据实际业务需要，同时打造共享、高效、安全的办公自动化系统。
四、任务实施计划
1、项目立项：2021年3月
2、系统分析和设计：2021年3月至2021年4月
3、系统开发和测试：2021年5月至2021年8月
4、系统上线和运营：2021年9月至2022年12月
五、需求分析
1、系统安全性：
公司必须建立完善的安全体系，所有业务数据需要进行加密和备份，确保信息安全和数据完整性。
2、用户体验:
系统需要兼顾易用性和界面美观性，用户友好、操作简便、功能实用、信息精准。
3、系统可扩展性：
公司必须考虑系统在未来的发展需求中扩容和技术更新，系统要具有良好的可扩展性和易维护性。
六、任务成果
1、建立适合公司的办公自动化系统，为企业管理体系的建设和信息化智能应用提供有力技术支撑。
2、整合公司管理信息、数据、资料等资源，提高内部沟通和协作的效率和质量。
3、实现重要信息的实时更新和动态查询，管理层和员工可以及时获取有用数据，做出准确的业务决策和判断。
七、任务验收标准
1、客户档案库模块、采购管理模块、销售管理模块、财务管理模块、人力资源管理模块是否全部按照需求文档的要求设计，系统应具有高稳定性和安全性。
2、用户界面美观、操作简便、稳定性可靠、运营顺畅，人机界面简洁明了。
3、系统成功上线，企业员工使用得心应手，有充分体验。系统正常运营一年后，经管理层和职工评价，可以完成功能优化和拓展的需求。
任务书制定人：
任务书审核人：
任务书批准人：