文书档案整理归档规定.doc

书山有路勤为径学海无涯苦作舟。文书档案整理归档规定为规范文书档案的整理归档工作提高档案管理水平根据《广州市档案综合管理办法》和广东省实施《机关档案工作业务建设规范》细则的要求结合局机关工作实际作如下规定：一、文件归档时间（一）收发文流转结束后档案室将需归档的文件于翌年3月底前收集、整理完毕；（二）各项会议材料由主办会议的处室在会议结束后按要求整理好随时向档案室移送。二、归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。（一）归档文件一般以每份文件为一件进行整理。文件正本（包括附件）与定稿为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；请示与批复为一件。（二）归档文件的装订归档文件按件采用不锈钢钉或粘合（乳胶）装订。装订时正本在前定稿在后；原件在前复制件在后；转发件在前被转发件在后。（三）整理原则和质量要求遵循文件材料的自然形成规律和特点保持文件之间的有机联系区分不同保存价值便于保管和提供利用。归档文件材料必须齐全完整。已破损的文件应予修整字迹模糊或者易退变文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。三、归档文件的分类归档文件按年度─保管期限进行分类。即。按归档文件形成年度按内设机构设置类目再根据保管期限进行分类。四、归档文件编号在归档文件的首页上方的空白处加盖档号章并填写有关的栏目内容：（一）全宗号：档案馆给本单位编制的代号；（二）年度：填写文件内容针对的年度以四位阿拉伯数字标注；（三）保管期限：根据文件内容价值选填“永久”、“30年”、“10年”；（四）室编件号。文件的排列顺序号以年度为界线一个保管期限编一个大流水号。五、归档文件编目以“件”为单位按排列顺序填写“归档文件目录”（一）件号：按归档文件的排列顺序号；（二）责任者：制发文件的组织或个人亦即文件的署名者或制发文机关；（三）文号：文件的发文字号；（四）题名。即文件的标题一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题外加“[]”号；原文有标题但不能说明文件内容的应重拟标题重拟标题外加“[]”号附于原标题之后；（五）日期：指文件形成的日期；（六）页数：指每一份归档文件本身的有效页面数；（七）备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号；（八）归档文件目录：按年度保管期限归档文件目录打印一式三份一份目录汇编一份作为今后进馆的移交目录一份作为备份；（九）归档说明。内容包括本年度单位主要工作概况内设机构机关党、政主要领导人变化情况以及本年度各门类档案归档情况组成。六、装盒归档文件装盒时不同年度、不同类别、不同保管期限的归档文件不能装入同一档案盒。将归档文件按编件号顺序装入档案盒并填写档案盒脊背及备考表项目。（一）档案盒脊背的填写：1、全宗号：档案馆给本单位编制的代号；2、类别号：各门类档案代号；3、年度：填写文件内容针对的年度以四位阿拉伯数字标注；4、保管期限：按盒内文件所划定的保管期限填写“永久”、“30年、“10年;5、件号。用阿拉伯数字填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号中间用“─”号连接。（二）盒内备考表盒内备考表置于盒内文件之后或印于档案盒底部须用钢笔、蓝黑或黑色墨水按格式要求逐项填写字迹要工整。1、盒内情况说明：主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况如无上述情况可暂不填写；2、整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名；3、检查人：由归档文件质量审核人签名（办公室主管领导）;4、日期。填写归档文件整理完毕的时间。第二篇：文书档案归档制度doc文书档案归档制度文化委机关工作中形成的各类档案是文化委工作的历史记录及工作成果的见证。为确保文化委档案材料齐全完整和档案信息资源的不断开发与利用特制定如下归档制度：一、归档内容：组宣人事科应归档的内容1.文化委有关机构设置、成立、定编、撤消的请示与上级的批件（永久）2.党委会会议记录（永久）3.党委年度工作计划、总结（永久）4.文化委党代会材料（永久）5.国家公务员年度统计报表（永久）6.劳资及保险福利费统计年报（永久）7.企、事业单位管理人员和专技人员统计年报（永久）8.机关和事业工