Word2007邮件合并功能.doc

微软OFFICEWORD系统中的邮件合并功能，是很多熟练使用WORD的朋友比较喜欢的一种实用工具，它不仅可以批量制作各种文档，还可以制作批量带图片的文档,当然,带图片的要比不带图片的麻烦一些。而笔者使用了2003和2007，比较发现2007比2003更为实用，当然中间也有小的BUG，下面笔者就将近来自己制作单位打印机档案的过程以图解的方式写出来，以供大家共同学习研究，希望通过这篇文章帮助需要这方面信息的朋友们,简化繁杂的工作，为简便的工作。
1、首先我们以EXCEL2007建立一个EXCEL文档，建立上你需要的“字段”,如下图，我建立了“ID、PringIMG、品牌、型号。.....”等需要的字段，其中:”PringIMG”字段为图片所以的路径，这里特别提醒,图片的路径中需要使用如下的格式：“D:\\信息档案HYPERLINK"file：///\\\\printimg\\1600KIII.JPG"\\PrintIMG\\1600KIII。JPG”这里的“\"路径符号，必须使用“\\”这种格式，而路径,以你的实际路径为准，这里显示的是我的例文使用的路径.如果路径中的“\”不变更成“\\”，那么将会出错,这一点很重要。建立好EXCEL文档后，在这些字段中输入相应的信息，以备显示使用.如下图：
注意：在EXCEL数据源中,第一行被默认当作字段名称，所以我们在建立EXCEL表时，必须保证符合这个要求，不然在我们接下来建立WORD和EXCEL表格之间的链接时会出错。

2、使用MSWORD2007建立一个新文档，或者打开你已经建立好的文档，这个文档就是你未来输出打印时需要的样子，也就是你要打印的文档的模板，而全部EXCEL数据表中的数据，将通过套用这个模板实施打印。以得到你需要的效果，具体模板的样子，你可以根据自己的需要制作,这个部份不单独讲解,因为WORD文档制作大家都会,所以我直接进入本文的重点，在大家建立好的文档中应用“邮件合并”功能，实现图文输出。
当我们建立好WORD2007文档后，我们就可以建立“邮件合并"了，在WORD2007中,已经把“邮件合并”功能单独提到了菜单中，可见微软是多么重视这个功能，也看得出使用者对这个功能的喜好程度。
我们单击菜单栏上的“邮件”标签，进入“邮件合并"子菜单，如下图,这时我们需要做的是先建立WORD2007文档与EXCEL2007文档（就是我们开始时建立的EXCEL文档)中间的数据链接关系。
单击“邮件"子菜单中的“开始邮件合并”，点击下面的子项“邮件合并分步向导”，打开“邮件合并分步向导”。
3、这时在窗口右侧导航栏中，会出现“邮件合并”向导列表，在“选择文档类型”中我们使用默认选项“信函”，然后选择“下一步正在启动文档”。如下图：
4、在接下来的“邮件合并”导航“选择开始文档”中依然使用默认选项,这里需要说明的是：“你的模板文档处于打开状态,并且是当前的文档。”，然后再选择“下一步选取收件人”。如下图：
5、在这一步中，我们除了保持“选择收件人”中使用默认的“使用现在列表"外，还要点击“浏览”选择我们事先制作的EXCEL文档，以建立WORD和EXECL之间的链接.这个“浏览"位置如图所示,在中间的位置上。
点击“浏览”后，会打开如下图左侧显示的“我的数据源”对话框,我们鼠标左键单击“我的数据源”窗口右侧的向下箭头,打开文档选择器，找到我们文件存放的位置,并找到指定文档,如我们的例文中的文档存放在“D：\信息档案\计算机档案数据。xls”,那么我们就指向D盘，并找到“信息档案"打开这个文件夹，找到“计算机档案数据.xls”,而后，点击窗口下方的“新建源”按钮。
6、这时，屏幕会弹出数据源中要求“选择表格"的窗口，这时我们会看到我们先前建立的EXCEL表格中的文档名称，我的文档名是：“PCFILES”，那么我就指向这个名称，然后单击“确定"按钮。7、确定后，会弹出“邮件合并收件人”窗口,显示出我们先前建立的EXCEL电子表格中的全部内容，并在每条信息前显示有一个“复选框”,如果这里显示的数据有您不需要的数据，您可以去掉前面的复选框，当然，也可以删EXCEL电子表格中的相应记录，这个工作由您自己决定，这里显示的全部数据，将是你未来需要打印的数据，这一点要清楚。当查看无疑问时，单击单击“确定"按钮。
8、到这里实际上我们就已经建立上了“邮件合并”，而向导剩下的步骤可以越过，直接进入我们刚才建立的文档，来实现我们“邮件合并"的关键步骤，建立WORD文档项目与EXCEL数据之间的对应关系。在这里,我们会看到在“邮件”菜单中，很多的项目从先前的灰色不可操作，到现在，已经变成了彩色，可以操作的状态了，这说明我们建立的链接成功了。这时我们就可以按照事先建立的WORD文档中的相应位置插入相对应的“合并域