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中国科学院微生物研究所
科研仪器设备档案管理办法
微发行资字[2011]11号

第一条为规范研究所科研仪器设备购置、研制、改造、运行与管理过程中形成的管理文件和技术资料等所有文件材料的管理与归档，根据《中国科学院档案管理工作标准》（科发办字[2006]197号）和《中国科学院科研仪器设备建档规范》，特制定本办法。
第二条管理要求
1、科研仪器设备的建档工作与科研仪器设备的计划管理、采购供应和运行维护等管理工作同步进行。
2、科研仪器设备的建档工作由研究所主管领导牵头，行政资产处负责，仪器设备使用部门和综合档案管理部门配合完成设备建档。
3、科研仪器设备档案应真实、完整地全面反映科研仪器设备的购置、验收、运行、管理、维修、改造等过程。
第三条建档原则和标准
1、直接用于从事科研活动的仪器设备，其中标准设备单台(套)原值在50万元(含)人民币以上的必须建档，低于上述建档标准的科研仪器设备是否建档，由行政资产处根据情况确定。自行研制和委托加工研制的非标准设备按《科研课题档案建档规范》建档。
2、原值在200万元人民币以上的科研仪器设备验收后12个月内须向综合档案管理部门报送设备档案目录备存。
第四条归档范围
1、仪器设备申请、计划、可行性论证报告、购置仪器审批单及上级领导的有关批件。
2、与定购合同有关的洽谈记录、备忘录、免税表、进口许可证等。
3、开箱验收、安装调试、索赔、来往公函及结果。
4、商检证书、合格证、装箱单、附件、备件清单、说明书及全套随机图样、文件。
上述1-4的归档内容由行政资产处负责收集整理组卷。
5、在使用过程中形成的资料。包括维修记录、机时、检修记录、故障记录、重大事故的调查、分析处理意见及在维修使用中产生的图纸、文件。
此部分归档内容由仪器使用部门负责收集整理组卷。
6、由研究所自制并作为固定资产，符合建档条件的仪器设备应按归档要求处理。
7、未生效的合同、协议书、无查考价值的一般性函件及仪器设备广告、宣传材料不予归档。
中国科学院科研仪器设备材料归档范围
序号文件内容1、科研仪器设备采购阶段1.1科研仪器设备选型论证材料（含可行性研究报告等）1.2科研仪器装备购置请购单；1.3购置“科研仪器设备”批复文件1.4机电设备进出口主管部门审批文件或复印件1.4.1机电设备进口登记表1.4.2进口许可证1.4.3最终用户与用途说明1.4.4代理协议的付款通知书1.5对外贸易商务签约“合同”（外贸合同书）1.5.1报价单和合同附件1.5.2技术协议1.5.3商务技术谈判备忘录1.6进口科研仪器设备申请“海关减免税”文件1.7海关批准“进口货物（科教用品）海关减免税”证明1.8海关报关单1.9进口设备空运单、海关提单、运输保险单二、科研仪器设备验收阶段2.1设备到货装箱单、开箱检验记录与破损记录(照片)2.2设备使用说明、安装手册、操作手册、质保书、合格证、随机技术资料2.3商检局检验结果单、进口商品检验申请单等2.4进口商品质保期间内故障报告单2.5商检局出具品质、数量证书2.6进口商品对外索赔、维修，更换货物出口报关单2.7仪器设备现场安装和调试记录2.8仪器设备验收报告2.9仪器设备专业货款结算发票凭证2.10设备管理部门固定资产入库验收单(或复印件)2.11仪器设备固定资产管理档案建档卡片台帐登记表三、科研仪器设备使用运行阶段3.1科研仪器设备随机技术资料档案材料目录（编号）3.2科研仪器设备操作规程3.3科研仪器设备使用管理规定3.4科研仪器设备故障维修更换部件记录报告3.5科研仪器设备定期检查记录第五条设备档案的收集与积累
1、行政资产处是科研仪器设备文件材料的收集积累、汇总部门，集中管理研究所的设备文件材料。
2、从设备购置到验收(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件，均由行政资产处负责收集、积累(科研仪器设备使用部门形成的相关文件材料并入行政资产处)，经整理、立卷后向综合档案管理部门移交。
3、行政资产处负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累、整理登记。特别是大型设备的开箱验收必须有综合档案管理人员参加、监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作。
4、综合档案管理部门督促、检查、指导设备管理人员做好设备文件材料的积累工作。
5、设备使用部门要认真做好设备到货前后、运行的文件材料形成、积累和归档工作，做好设备技术文件整理归档，为今后设备的使用、维修、改造做到动态跟踪管理。及时提交相关记录补充建档，确保设备文件的完整、系统、准确。
6、设备文件材料须使用规定书写工具(毛笔、钢笔或签字笔)填写，字迹工整，图样清晰。
7、设备文件材料归档保存时原则上应为原件，重要和经常使用的文件材料应酌加副本以便今后利用。
第六条组卷要求
1、设备档