协同办公系统项目方案.docx

协同办公系统项目解决方案协同办公项目总体规划与设计系统规划协同办公(OA)系统建设是一项技术含量高、功能强大、涉及面广、建设周期较长的系统工程必须对协同办公(OA)系统建设进行统一规划才能够使办公自动化系统建设健康、有序地进行从而带动信息化以及人员信息技能的提高满足提高政府管控的要求。面对组织分散、流程分散、信息分散、资源分散、文化分散的发展瓶颈必须进行务实的管理创新方能取得跨越式突破与发展。而管理创新的信息化正是将传统管理运作在信息的空间中进行重建解决各种传统管理模式下难以解决的问题。信息协同在日常办公管理过程中以往均较为看重软件功能上的使用但实质上对于政府的领导层、中层干部、普通职工应该更注重的是能够及时获取到能辅助日常办公的相关信息这样可有更丰富的素材提供给不同的职工作相应的工作决策。（1）多级的信息发布平台信息来源统一准确；（2）提供个人信息获取平台；（3）提供多维信息交流讨论平台。文件审批流程的实现（1）自定义文件审批流程可设定报送的内容表单、流程过程、流程各节点的操作权限和操作人员。（2）支持多附件及WORD文档在线编缉在线编缉能够保留修改痕迹。（3）支持审批、反馈、电子签名、电子印章。（4）能够随时监控流程的进行状况。知识文档共享管理（材料上报）（1）根据工作需求随时添加管理上报项目。（2）设定上报期限。（3）各单位能修改各自的上报材不能更改其它单位的上报材料。（4）方便的监控上报进度汇总上报材料。新闻、通知发布（1）对新闻进行分类发布和阅读。（2）设定通知的阅读对象（权限）。（3）对通知的阅读情况进行监控。（4）支持对新闻进行留言评价。网上调查通过网上调查收集各校数据（1）能自定义调查表单项目。（2）能设定调查范围（权限）。内部邮件（在OA用户之间实现文件传送）（1）支持多附件（多个文件）一起传送。（2）支持群发即同时给多个用户传送。其它内部交流功能（1）内部聊天室、论坛、协作区等。（2）内部短信（3）集成手机短信（4）集成外部邮件可扩展性（1）能屏蔽不需要的功能模块。（2）能添加其它外来程序模块总体设计基于以上协同办公(OA)系统项目的需求分析在设计整个系统之前结合XX政府的信息化经验对于系统的设计原则总体归纳为安全性、易用性、可维护性与高效性等四大类型要求并以此作为协同办公(OA)系统的设计原则。安全性原则安全保密是信息化建设的关键。协同办公(OA)系统涉及到企事业单位的重要或机密信息因此安全性需要放在首位进行考虑。系统要有完善、周密的安全体系和信息安全支撑平台紧密配合从物理、传输、网络、应用采用多层次的安全保障措施。项目从分析到设计安全性的原则贯穿始终。易用性原则信息化是为了帮助政府提高管理水平因此在协同办公(OA)系统的操作上需要尽量的直观简洁操作步骤不能太复杂让政府广大用户可以通过主流的浏览器访问协同办公(OA)系统操作与上网类似。可维护性原则对于协同办公(OA)系统这样一个涉及范围广、用户数量大的系统对其可维护性具有很高要求。因此系统在设计时就充分考虑到了系统的部署与配置、性能管理等多方面的要求提供灵活易用的流程设计、公文格式设计、配置管理、详细的日志功能。对于管理和维护人员具有可管理和易于维护的特点能够实现各部门分级管理力求以最少的人力资源和技术要求就能够很好零代码地维护和管理并能正常运行。高效性原则协同办公(OA)系统建设的基本意义是提高工作效率因此系统自身的性能与效率必须非常高效稳定。协同办公系统建设效益分析通过协同OA系统的建设将能取得以下显著的效益：标准的公文流转机制公文管理是泛微协同办公政务系统重要组成部分帮助市政府实现跨机构、跨部门的公文交换即时督办、查看公文的流动情况处理、提醒待办等从而建立苏州市商务局收发文签报处理规范化、制度化、科学化的公文流转机制。广泛的沟通渠道实现全单位的协同工作除了通过电子化的工作流程将政府与其下辖单位的领导层以及普通职工连接起来以外还要配合大量现代通讯手段包括电子邮件、网络视频会议、网上即时通信、网上传真、手机短信等等使得政府全体人员尽管在物理上分散各地却在同一个信息空间中实现“天涯若比邻”。规范的行政管理通过建设各种行政事务管理功能、各种行政申请、资产管理以及贯穿决策层、管理层到执行层的计划任务管理等系统让市政府管理层和员工在网上进行各种繁琐的行政工作布置落实任务实现“复杂的事情简单化简单事情规范化”。全面的信息共享大范围共享各种通知、公告、大事记各种文档、社会新闻、行业新闻等让各职能部门与下属单位即时发布行政业务信息政府职工第一时间获得所有信息实现“轻点鼠标信息瞬间传达”。全新的单位文化信息化推动单位文化整合与改革协同办公(OA)系统能够利用信息化帮助企事业单位统一建设单位文化使得全员上下一心产生认同感、归属感集体荣誉感与主人翁精神达致“齐心”、“