Office2007产品应用场景与技巧(1).docx

Office2007产品应用场景与技巧MicrosoftOfficeWord2007使用技巧Tips1：更直观地比较文档内容在进行文档的修订时很难区分修订前的内容和修订后的内容OfficeWord2007增强的“比较”文档功能可以更加直观的浏览文档修订前、后的不同。首先单击功能区中的“审阅”标签然后单击“比较”选项组中的“比较”按钮并在其下拉菜单中执行“比较”命令打开“比较文档”对话框。选择所要比较的“原文档”和“修订的文档”。图1选择比较的文档稍后即可看到修订的具体内容同时比较的文档、原文档和修订的文档也将出现在比较结果文档中。图2比较文档的结果Tips2：轻松解决语言障碍在OfficeWord2007中提供了强大的语言支持功能可以更有效的帮助用户无障碍地阅读文档。比如：当我们遇到不熟悉的单词或短语时可以在该文档内容上单击鼠标右键执行“翻译”命令打开相应的翻译屏幕提示。图3执行“翻译”命令将鼠标移动的单词或短语的上方就可以即时看到翻译的结果。图4将英文翻译成中文提示：此功能也可以在Excel、PowerPoint、Outlook等应用程序中使用。MicrosoftOfficeExcel2007使用技巧Tips1：自动添加表格字段标题在进行表格数据的输入时只要在表格右侧的空白单元格里输入数据Excel2007将会为您新添加字段标题并自动辨别和套用适当的名称与格式。比如：在下图的工作表中已经填写了“七月”的数据再在工作表右侧空白处继续输入北京地区的数据时通过默认的自动填充或自定义列表的功能特性Excel2007立即贴心并聪明地为您完成新字段“八月”的标题文字与格式设定。让您只需专注后续重要数据的输入而不必花费任何心思在表格的格式设定与外观的操作上。图5自动添加字段标题Tips2：更智能的自动完成输入表格最主要的优势之一便是具备自动识别表格起点与终点的能力。比如：“自动完成输入”在各版本的Excel中是一个很小的功能可以协助您快速完成重复资料的输入。但您必须在同一字段里输入数据时才会自动完成输入。比如下图左侧的范例所示在订单的经手人字段中当需要第二次输入“苏国庆”时只要键入第一个字“苏”Excel便会自动为您加上“国庆”二字完成数据的输入。然而对于不连续的数据格式（比如：下图右侧的范例订单编号字段与经手人字段之间又隔着日期字段时）自动完成输入功能就不起作用了！但是Excel2007的自动完成输入功能是非常智能的您输入的数据只要是在表格中Excel将会评估整个表格所有字段的数据以决定自动完成输入的正确信息。图6自动完成输入MicrosoftOfficePowerPoint2007使用技巧Tips1：将列表式文字变成动人的图形在幻灯片的制作过程中需要逐一列表式描述的文字经常会以点符列表来进行格式化。现在对于这些昔日的作品与文件您只要透过OfficePowerPoint2007全新的自动化转换工具即可将文字瞬间变成动人的图形。您有两种操作方式可以将条列式文字变成动人的图形。比如：只要单击幻灯片上既有的点符列表文本框后在画面上方功能区里的“段落”选项组中单击“转换为SmartArt图形”按钮（）即可从其下拉清单中挑选所要套用的图形。图7套用样式此时原本平凡的列表式文字输入通过“转换为SmartArt图形”就可以轻易地将文字转换成丰富的图形。甚至只要将鼠标指针停在上面便可立即预览其效果。图8预览图形效果此外若以鼠标右键直接单击幻灯片上已有的点符列表文本框也可以从展开的快捷菜单中执行“转换为SmartArt图形”命令打开智能图形列表从中挑选所要转换并套用的图形。图9选择要套用的图形或者单击快捷菜单上的“其他SmartArt图形”命令打开“选择SmartArt图形”对话框从更多、更丰富的图形中选择所要套用的图形。图10“选择SmartArt图形”对话框在选定智能图形的样式后也可以通过文字编辑窗口进行文字的新增与编辑。图11新增文字Tips2：自定义专用的版式之前PowerPoint所提供的幻灯片版式是不允许用户自行定义的现在PowerPoint2007已经可以让您随心所欲的自定义专用的幻灯片版式了。若要添加新的自定义幻灯片版式必须先切换到幻灯片母版视图添加一个新的幻灯片版式后附加您所需要的对象然后另存为模板文件即可。首先单击功能区中的“视图”标签然后单击“演示文稿视图”选项组中的“幻灯片母版”按钮。图12选择幻灯片母版进入幻灯片母版视图后画面左侧窗格即可看到默认的幻灯片母版与版式的缩略图单击所要添加版式的缩略图然后单击“编辑母版”选项组中的“插入版式”按钮。图13单击“插入版式”按钮添加一张新幻灯片后即