企业采购业务内部控制流程.docx

第7章企业内部控制流程——采购业务7．2采购与验收控制7．2．1采购业务招标流程1．采购业务招标流程与风险控制图采购业务招标流程与风险控制业务风险不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分阶段总经理需求部门采购部经理采购部供应商采购招标评审不规范可能导致企业选择不合格供应商；签定的合同不符合国家相关法律法规可能给企业带来不必要的损失采购招标违反国家法律法规可能使企业遭受外部处罚、经济损失和信誉损失采购招标过程违反法律法规和企业规章制度可能使企业受到有关部门处罚从而造成资产损失审批提供相关资料参与论证97结束签定合同选取最终中标者组织论证审核开始8654321宣布中标单位初步评审接收标书发售标书确定合格供应商进行资格审查发布招标广告准备招标文件编制招标书签定合同填报标书购买标书填报资格审查文件采购预算索取资格审查文件采购预算D1D2D32．采购业务招标流程控制表采购业务招标流程控制控制事项详细描述及说明阶段控制D11．对需要进行招标的采购业务采购部准备招标文件编制《采购招标书》报采购部经理审核2．采购部发布招标广告说明招标方式招标项目的名称、用途、规格、质量要求及数量或规模履行合同期限与地点投标保证金投标截止时间及投标书投递地点开标的时间与地点对投标单位的资质要求以及其他必要的内容D23．采购部收到供应商的资格审查文件后对供应商资质、信誉等方面进行审查4．采购部通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商5．采购部向合格的供应商发售标书供应商填写完毕后递交到采购部D36．采购部对供应商的投标书进行初步审核剔除明显不符合要求的供应商7．采购部经理组织需求部门、技术部门、财务部门等相关人员或专家对筛选通过的投标书进行论证选出最终的中标者8．最终中标者经总经理签字确认后由采购部相关人员宣布中标单位9．采购部经理代表招标方签定《采购合同》相关规范应建规范《采购管理制度》《采购招标管理规定》参照规范《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》文件资料《采购合同》《采购招标书》《合格供应商名单》《中标单位通知书》责任部门及责任人采购部、请购部门总经理、采购部经理、采购主管、采购专员7．2．2供应商的评选流程1．供应商的评选流程与风险控制图供应商的评选流程与风险控制业务风险不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分阶段总经理采购部经理采购部相关部门供应商现场评审过程不规范可能导致企业选择不合格的供应商比质比价采购制度不完善可能造成候选供应商不符合企业要求“供应商调查表”设计不标准、不合理可能导致漏选优秀的供应商审批是现场评审采购物资分类参与评审组织现场评审否资料存档编写《现场评审报告》审核审核提出候选名单审核进行比质比价发放、回收调查表收集供应商信息结束56确定《供应商名单》4321开始参与配合D1D2D32．供应商的评选流程控制表供应商的评选流程控制控制事项详细描述及说明阶段控制D11．采购部通过不同途径（面谈、调查问卷等）收集供应商信息主要包括供应商信誉、供货能力等方面的信息D22．采购部和使用部门依据收集到的供应商信息参照企业《比质比价采购制度》等相关文件对供应商进行比质比价3．采购部根据比质比价结果参照《供应商选定标准》提出《候选供应商名单》报采购部经理审核D34．采购部通过采购物资的分类根据实际需要判断是否需要组织现场评审。需要进行现场评审的供应商采购部组织现场评审请购部门、生产部门、财务部门、仓储部门以及质检部门等相关部门参与；对无需现场评审的供应商可直接提出供应商的等级排序名单5．现场评审后采购部汇总评价结果确定供应商的等级排序名单报采购部经理审核6．采购部根据采购部经理的审核结果确定《供应商名单》并报采购部经理审核总经理审批相关规范应建规范《采购管理制度》《供应商选定标准》《供应商评价制度》《比质比价采购制度》参照规范《企业内部控制应用指引》文件资料《供应商名单》供应商调查表《现场评审报告》责任部门及责任人采购部、财务部、生产部、仓储部总经理、采购部经理、采购主管、采购专员7．3采购付款控制7．3．1付款审批业务流程1．付款审批业务流程与风险控制图付款审批业务流程与风险控制业务风险不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分阶段总经理采购总监财务部采购部经理采购专员付款申请单据不充分、不完整相关审批权限模糊可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊行为付款方式不恰当、执行有偏差可能导致企业资金损失或信用受损未通过通过权限外审批未通过通过审批4发出付款通知安排付款事宜审核审核填写《付款申请单》和“应付账款表”321结束通知供应商结款审核付款条件、采购发票等相关凭证汇总采购订单、合同开始D1D22．付款审批业务流程