采购样衣制度.doc

采购样衣管理制度编制部门总经办编制日期发行版次保密级别公开2015年7月A1采购样衣管理制度一、目的：为了加强公司采购样衣的管理工作完善公司样衣流程特制定本制度。二、适用范围：公司全体员工三、内容：1.采购样衣及退货流程1.1购买流程：把需要购买的衣服的相关信息截图打印出来给刘总审核签名再给到前台文员购买。收到样衣后需要让研发总监签名确认已收到衣服。1.2退货流程：填写样衣退货申请表并把样衣数据打印附在后面给刘总签名确认相应的金额退还到财务部。把2.采购样衣付款方式：2.1前台申请2000-3000元的备用金用于购买样衣。购买样衣如未退货的把样衣管理登记表打印让领用人签名确认再填写付款申请单给刘总签名后上交财务部报销。2.2如购买样衣已申请退款的前台文员直接用备用金冲账抵消。3.建立样衣成品数据库3.1样衣数据库有核算部门〔总经办或财务部〕对样衣数据库进行数据维护样衣实物有总经办或指定专人负责保管。数据库维护部门：、总经办、财务部、设计部；4.样衣入库4.1入库的要求：公司人员购买样版后首先由前台文员对样衣进行拍照留底并在图片上注明价格分类编号〔按年度流水编号〕建立样衣档案〔包括入库时间、采购员、样衣特征、数量及价格〕总经办指定专人负责样衣的入库入库时要仔细核对样衣实物、采购凭据以及前台提供附有样衣图片及编码购买样衣的及保管样衣的人员都要在入库单上签字审核无误后办理入库签收手续。5.样衣出库5.1出库的要求：总经办指定专人负责样衣的出库出库单填写要规范包括出库时间、样衣特征、编号相关人员在出库单上签字出库单一式三份。6.样衣外借及销售的处理6.1外借：如有部门需要外借样衣的必须办理样衣借用登记手续〔借用编号、颜色、款式、时间、借用人签名〕填写样衣外借申请经过相关部门负责人审核批准后方可外借并注明归还时间；借出后需及时归还如果超过登记时间尚未归还需要办理续借手续样衣保管员负责对样衣外借的追踪及时催还样衣。样衣还回时归还人在登记簿上签字并注明归还时间。6.2样衣销售：样衣销售或打折处理需要总经理审批。7.样衣日常管理总经办可指定专人负责保管样衣实物财务部负责样衣数据的维护可定期不定期对样衣进行盘点如有丢失原价赔偿。四、本制度的执行部门：总经办五、本制度第一解释权在总经办最终解释权在公司制度委员会六、本制度从2015年8月1日起生效。七、相关表单1《样衣申购单》2《样衣管理记录表》3《样衣领用登记表》4《样衣借用申请表》5《样衣销售申请表》名称签名编制校对审核审批