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Access2010建立和维护数据表知识点

任务1建立数据表

一、关于表的基本概念。
表：是数据库中最基本的对象，一切数据只存储于表中。
字段：是指表中的列，一个表最多255个字段。
记录：是指表中的行。
字段名：最大长度不超过64个字符，字段名中不能有点、叹号、中括号（.![]），可以有空格但不
能在前面。
主键：又叫主关键字，关于主键应掌握以下几点：
①主键值能惟一地标识表中记录。
②一个表只能有一个主键。
③主键可以由一个字段，也可以由多个字段组成。
④主键的值不可重复，也不可为空(NULL)。
⑤Access自动按主键值的顺序显示表中的记录，如果没有定义主键，则按输入记录的顺序显示表中
的记录。
⑥建立主键是两个表建立关联的基础。
⑦虽然主键不是必需的，但最好为每个表都设置一个主键。
⑧自动编号型字段可自动创建为主键，创建了主键的字段自动创建为无重复的索引。
外键：又称为外关键字，另一个表的主键在当前表中称为外键。
二、Access2010的数据类型（12个）：
①文本：最大长度255个字符，默认255个字符。用于存储文本和数字。
②数字：在“字段大小”属性中有7个选项：字节、整型、长整型（默认）、小数、单精度、双精度、
同步复制ID。
③货币：系统自动显示人民币符号和千位分节逗号。
④备注：长度一般大于255个字符，不超过65535个字符。
⑤日期/时间：用于存储日期或时间。
⑥自动编号：系统自动指定（递增或随机）唯一的顺序号，删除后不能再生成。
⑦是/否：用于保存只有两种状态的数据。
⑧OLE对象：主要用于存放图形、声音、图像等对象，可以采用嵌入和连接两种方式。
⑨超链接：主要用于存放网址。
⑩附件：用于在一个字段中存储多个不同类型的文件，比如可以是Word文档和图片文件。
○11计算：把多个字段值经过运算作为该字段值。
○12查阅向导：提供一个建立字段内容的组合框。
三、创建表的方法：
0、Access数据表的视图
（1）数据表的4种视图：
①设计视图：主要用于创建及修改表结构、定义字段属性。
②数据表视图：主要用于输入、显示、编辑数据。
③数据透视表视图：
④数据透视图视图：
（2）4种视图之间的切换：
工具栏上的“视图”按钮：，在工具栏最左端，单击小三角形选择各视图。
1、利用设计视图创建表：
（1）打开设计视图的方法：“创建”选项卡→“表格”功能区→“表设计”按钮。
（2）、设计视图的结构：表的设计视图分为上下两部分，上半部分这字段输入区，从左至右分别是：
字段选择器、字段名称、数据类型、说明；下半部分是字段属性区，用于设置字段的各种属性。
设计视图如下页图所示。

（3）、使用设计视图创建表结构一般步骤是：
①输入字段名，②选择字段类型，③选择或输入字段属性，④设置字段关键字，⑤输入表名称并保
存表结构，⑥返回到数据表视图输入表中数据。
2、通过输入数据创建表，步骤如下：
①“创建”选项卡→“表格”功能区→“表”按钮，进入数据表视图。
②单击数据表中字段名称栏上的“单击以添加”，选择要添加字段的字段类型，即添加“字段1”，双
击“字段1”，改名为需要的字段名称。
③重复些操作，依次添加“字段2、字段3，……”，并改名为需要的字段名称。
④输入各记录值。
⑤保存表。
⑥进入设计视图修改各字段其他属性。
3、复制表：
如果需要的表跟数据库中某个表差不多，可进行数
据表的复制，达到快速创建表的目的。
复制表的方法是：在数据库中选择表→“复制”
→“粘贴”→出现“粘贴表方式”对话框，在对话框中
输入新表名，选择“粘贴选项”：①只粘贴结构，②结
构和数据，③将数据追加到已有的表。
4、导入表：
Access可以与其他软件进行数据交换，比如微软的电子表格Excel、ODBC数据库。
把Excel中的表导入到Access中的操作方法：“外部数据”选项卡→“导入并链接”功能区→选择
导入的数据类型（Excel）→出现“获取外部数据”对话框。找到需要导入的文件，选择存储方式和存储
位置。
四、输入数据表数据
1、文本型、数字型、货币型、备注型、日期/时间型、超链接直接往数据表中输入数据。
2、自动编号型字段由系统自动产生，不需要用户输入，有“递增、随机”两种顺序。
3、是/否型字段的输入用鼠标单击。
4、OLE对象型字段的输入：
①右击输入位置→“插入对象”命令。
②在对话框中选择“由文件创建”，找到图片或声音等文件。
③如果没有现存的，可以选“新建”然后选择一个应用程序立即创建。
④在对话框中，有一个“链接”复选框，如果选中，表示插入的这幅图是以“链接”的方式插入到
表中的，否则是以“嵌入”的方式插入到表中的。
⑤链接和嵌入的概念：
OLE是ObjectLinkingandEmbedding的缩写，直译为对象链