有效提高展会现场管理水平的方法.docx

有效提高展会现场管理水平的方法

有效提高展会现场管理水平的方法展览现场管理对办好一届展览会至关重要。现场管理做得不好，会影响专业观众和参展商对展会的满意程度，甚至影响整个展会的品质。下面，小编为大家分享有效提高展会现场管理水平的方法，希望对大家有所帮助!展会现场管理的步骤组织管理主办单位在展会现场成立应急处理小组，由一名总指挥、两名副指挥及若干工作人员组成，工作人员的多少与展会的规模成正比。当展会现场出现紧急情况或各个服务外包公司都不知如何处理的问题时，统一交由应急处理小组处理，并由各个承包商给予必要的支持。为了保证应急处理小组的办事效率，要求各个服务承包商只有在问题不能解决或需要多个部门协调的时，才可以求助于应急处理小组。同时，应急处理小组的组建最好在开展前一周的“碰头会”之前，方便“碰头会”时将应急处理小组主要负责人介绍给各个服务承包商，以便应急处理小组在现场工作中得到各个服务承包商的必要支持。问题识別主办单位应该充分考虑展会现场服务可能产生的问题，具体包括展台设计、展台搭建、展台租赁、展具出租、货物运输、现场观众登记、现场观众指引及导览、清洁保安、餐饮服务等方面的问题。在展会开始布展前一周左右，召开全体服务承包商会议即”碰头会”，明确各个服务承包商在展会现场的服务范围与责任。对于召开多次的展会，可以将以往展会现场出现的问题及处理对策大致归类并集结成册，分发给各个承包商，促使各个服务承包商在展会现场再面对上述问题时，迅速做出反应，积极解决展会现场的问题。重点服务项目管理餐饮管理展览会主办单位通过合同条款对餐饮服务承包商的菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。而且在展会餐饮区，餐饮服务人员应该及时清理简易饭盒等餐具，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。参展商和观众投诉处理在展览会举办过程中，迫切需要一个专门的机构来处理各种投诉，这一机构可以附属于应急处理小组，随时处理展会现场出现的各种投诉。例如，在第二届中国(深圳)消费商品采购大会上，组委会在总服务台设立了投诉处，负责处理参展商和观众的`各种投诉，收到了比较好的效果。现场登记入场观众登记处的服务直接影响了参观人士对展会现场服务的印象。因此，提高现场登记入场工作的效率显得格外重要。绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开。有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的。前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者則要在主办方人员的指导下填写登记表然后再到登记处办理手续。参展商行为管理在布展、开展和撤展等不同阶段，主办单位都应和参展商进行有效沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时，主办单位可以采用强制性措施，用以维护绝大多数参展商的正当利益和保证展览会的顺利进行。例如，在第十届上海国际汽车工业展览会上，两家日本汽车公司为了在气势上压倒对方，都把音响开得很大，严重影响了同一场馆内其它参展商的展出工作，最后经过主办单位出面干涉才把事情平息下来。