档案信息化建设现状与对策分析.docx

档案信息化建设现状与对策分析【摘要】随着信息技术的蓬勃发展信息技术已经在各个行业都得到了普遍的应用档案管理也步入了新的征程。档案不仅是数据的集合也充分的反映了社会发展的历程是社会发展的缩影。必须通过科学的方法来加强对这些档案的收集、管理和开发利用确保这些档案能够更好的发挥其自身的价值。本文首先分析了实行档案信息化的重要意义在此基础上分析了现行档案管理制度存在的问题并提出了解决措施。【关键词】档案；信息化建设；问题及对策一、档案信息化的意义1.提升相关部门的业务能力。档案管理对于某个组织内部人员来说是对在职人员身份信息、能力水平、奖惩情况的汇总信息化能有效帮助各类组织人事部门的相关工作对人员调整有着十分积极的作用。档案信息化对与相关人员的业务实操也有着至关重要的作用。政府制定政策最直接的参考依据就是历史档案通过档案里的案例了解社会的变迁以及各类政策的优劣能有效的协助当下进行决策。因此档案信息化能大大缩减政府人员查询历史档案的时间更重要的是能做到案例重现和不断积累对政府的业务水平提升有着不可替代的作用。2.节约成本且安全。档案信息化节省了大量的空间也节约了大量的人力和物力资源。这些资源的节省将成本大大地削弱能够将更多的资金用于基础建设。此外纸质档案的记载及保存都受到相关人员以及物理条件的制约试想若有一场大火发生纸质档案的损失之大而档案信息化则在一定程度上避免了这些危险事故的影响。二、档案信息化建设过程中的主要问题1.资金缺乏。随着信息化技术的兴起与发展越来越多的机构已经增加了档案信息化的工作但是管理方法和管理设施却没有与时俱进。档案管理设备是保证档案信息化工作正常进行的重要保障良好的管理条件是提高档案管理效率的重要保证不仅能够促进档案完整管理还能促进档案安全管理。但是一些卫生院档案室所拥有的管理条件非常差甚至没有专门的档案室基础管理设备落后设施不健全。例如档案室空间狭小潮湿防潮、防火、防虫工作不到位致使档案材料发霉、丢失、被虫蛀等问题频频发生。2.工作人员专业素养缺乏。档案信息化离不开专业人才的支撑。但是一些工作人员对于档案信息化的重要性缺乏清晰的认识认为这一工作对于整个机构的高效运行没有任何影响观念的不端正自然无法造就高效的工作。此外档案信息化工作人员自身理论知识储备不足实践经验缺乏责任意识差对工作流程不甚了解等因素都会导致档案信息化过程中风险事件的发生。现阶段档案管理的专业人员比较缺乏很多都是非专业人员有些档案管理人员只是在简单培训后就上岗工作对于相关操作流程缺乏了解这对于档案管理信息化建设工作来说是非常不利的。3.卫生院档案标准化管理制度不完善。俗话说。“没有规矩不成方圆”。完善的管理制度对于规范相关人员的作为有着巨大的作用。而目前我国大多数机构对档案信息化并没有制定出合理的制度或者即使做出了规定也只是流于形式并没有切切实实贯彻落实到有关人员身上。对于各项操作流程以及规范工作人员存在着不熟悉、不熟练的现象。所以现如今企业在进行档案管理信息化建设时面临的一个重要问题就是档案管理制度问题。与此同时由于企业每个部门之间都与档案部门有所关联完善档案管理制度对企业其他部门的管理工作以及制度的完善起到引导作用。三、档案信息化建设问题的应对策略1.加大资金投入。良好的档案管理设备是把该项工作落实好的基础条件。第一提升档案管理工作的经费严禁挪用。档案信息化管理虽然被归为档案管理部门的职责但这并不意味着这项工作不需要其他部门的支持。应当加大经费投入及时更新档案管理设备以促进档案管理部门不断完善自己、提高自身的服务水平提高工作质量与效率。第二深入挖掘档案的价值。档案并不是数据的堆砌作为记载相关资料的重要文献档案从侧面反映了社会的发展本身具有重大的应用价值只是人们忽略了其作用没有发现而已因此档案管理部门要深入挖掘档案的价值促进档案资料发挥更大的作用。2.组织工作人员学习培养档案标准化能手。工作人员是战斗在档案信息化的第一把手他们的工作方式直接决定了档案信息化的效率。因此应当加大对相关工作人员的培训力度使之掌握必要的工作流程了解工作标准纯熟运用各种管理软件保证信息渠道通畅每年有资料汇总、统计、分析主要数据上墙。此外还应当做好信息的开发利用工作。可以开设必要的考核制度引进竞争机制只有合格后方能上岗。3.完善档案标准化管理工作标准化管理制度。良好的制度是保证档案信息化的坚实基础档案要求定期整理及时更新实行动态管理不得有死档、空档出现要科学地运用档案每年进行一次更新、增补内容及档案分析对卫生院的病人状况进行全面评估并总结报告保存。档案要专人、专室、专柜、分类、分组保存档案管理人员应严格遵守保密纪律确保患者档案安全。