青岛新思维网络.doc

青岛新思维网络
摘要：阐述了高校人事档案管理理念，强调了确保人事档案材料真实性的重要性，提出了利用ABC管理法管理人事档案、建立人事档案计算机信息网络系统的新思路。
关键词：高校人事档案管理；ABC管理法；计算机信息网络系统
1、人事档案管理理念要与时俱进
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现情况，以人头为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他各种形式的原始记录［1］。
我国在20世纪50年代初产生人事档案以来，作为一项常规性的公共管理工具，在中国的信用建设、干部职工管理、国家安全、福利分配等方面作出过不可磨灭的制度性贡献。但是，随着社会主义市场经济体制的建立，人事档案制度的身份性和制度性弊端也显露无遗，出现了一些死档、弃档、虚假档案、人质档案、克隆档案，甚至在人才自由流动中造成了人档脱节的现象。在高校人事档案管理上问题也不少，多数高校人事档案管理技术手段滞后，管理人员配备不足，硬件和软件都比较差。一些高校人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事档案信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人才资源的极大浪费。有些合并或升格的高校，人事档案材料短缺，归类不准确，用纸规格不统一，立卷不规范，案卷质量不高。造成这种情况的主要原因是学校和有关部门领导档案意识不强，因此要首先更新观念。人事档案虽然“光辉不在”，但并非是可有可无的“鸡肋”。首先，要通过广泛宣传，树立档案意识；其次，人事档案工作者要有时代感，坚持以人为本，以民为本，树立人性化的管理理念。高校档案馆要想真正使自己具有科学与文化性质，就应该在指导观念上由为少数人服务转变为面向普通大众服务，也就是说应该多一些“平民”色彩、“百姓”色彩；要促进人事档案尽快从封闭型向开放型转变，从手工操作型向现代化管理型转变，从实体档案管理向虚拟档案管理转变，使传统的档案工作者向信息管理工作者转变。
2、确保人事档案材料真实性
人事档案材料主要由人事、组织、劳资等部门在人事管理活动中形成，它是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。因此，真实性是档案的生命，任何不真实的档案都会误国误民，贻害无穷。然而，出于档案当事人自身利益考虑，近些年来人事档案材料内容失真情况比较普遍，突出的是“三龄一历”的造假问题，即有些人在自传和履历表中，年龄填得越来越小，参加工作时间和入党时间越填越早，学历越填越高。极个别人甚至无中生有，伪造学历和工作经历，平步青云走上高级领导岗位，最典型的莫过于原石家庄市委副书记王亚丽。
高校人事档案管理应该不同于政府干部档案的管理，尤其在实行全员聘任制的背景下，高校人员流动加快，人才素质变化较大，所以要强调人事档案的信息服务功能，强调档案的人力资源写实功能，强调档案对工作人员合法权益的保护功能。收集材料是人事档案工作的起点和基础，要经常地、有计划地收集和补充人事档案材料。特别要注重收集反映教工个人素质和业绩变化的各种培训、访学、留学、访问研究、学历提高的证书和证明材料，反映教职工与学校之间关系变动的各种聘用合同、劳动合同、合作协议以及解聘、辞退、岗位变动等相关材料，反映教职工依法应享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的原始和变动材料。人事档案的形成具有一定的规律和特点，如产生的连续性、来源的广泛性、形式的固定性、相互的联系性等，因而就有多样的收集方法。要加强教职工的业绩跟踪，关注各种“活信息”。不仅要收集文字、表格等物质材料，还要注意收集电子信息、数据库信息，在多媒体、网页、图形、图片中发现值得入档的材料，使人事档案材料既真实丰富，又具有时代特征，能够全面反映一个员工的德、勤、绩、能，为正确培养、选拔和使用人才提供翔实的原始材料。
3、利用ABC管理法管理人事档案
随着市场经济的建立和发展，我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革。与此同时，相关的人事档案管理工作若继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式来管理所有类别的档案，已经不能适应当今社会发展的要求。就高校来说，多数高校最近10多年来都进行了合并或升格，有的强强联合，有的弱弱联合，甚至有的本科院校与中等专业学校合并，人员来自不同层次的学校，原来人事档案管理的水平差异较大。由于管理模式不统一，尤其是一些原来层次较低的学校普遍存在人事档案材料收集不全、归类不准确、整理不规范等问题，急需用新标准来统一。
合并高校人事档案管理可以尝试采用ABC管理法。ABC管理法最早源于巴雷特曲线图，美国通用公司的狄凯于1951年将其应用于库存管理，并命名为ABC管理法。这种管理法是运用数理统计的分法，对构成事