海外销售产品随机手册出版流程介绍模板.doc

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2020年4月19日

海外销售产品随机手册出版流程介绍模板

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海外销售产品随机手册出版流程

公司各部门:
国际市场是公司未来发展壮大的必由之路,各种产品的海外销售当前都已逐步启动,但销往海外的产品随机手册基本上还是一个空白。制定该流程的目的就是规范销往海外的产品随机手册的编写出版过程,明确责任和权力,尽快建立销往海外的产品随机手册体系。
在以前的随机手册出版过程中出现了发稿混乱、版本不明确的情况,这导致了英文编译部同时接收中研、国际营销、国内行销、中文编辑部等部门的翻译出版任务,甚至有时同一合同不同的部门发来不同版本,多次产生无效劳动。加上英文编译部对产品、技术了解较少,英文产品手册的质量(如技术表示等)长期得不到提高。同时从长远来看,随机手册的规划和要求应该由国际市场的需求来牵引,因此手册的出版工作应以国际市场拓展部为责任中心,将手册的出版溶入到产品的开发、销售计划中,统一控制中文源头及进度,提高英文手册的出版效率及再利用率。国际市场拓展部组织相关责任部门包括中研、中试、英文编译部、海外工程部、培训中心等部门来共同完成海外产品随机手册的编写、翻译、审核、出版工作。

1、相关部门接口及职责
相关各部门的职责及接口关系如图所示:

其中各部门的职责如下:
1、国际市场拓展部:根据海外产品的开发、销售计划制订并控制各种产品的随机手册计划和进度。是海外产品的随机手册最高责任人。对于具体的某一种产品的手册编写来说,它的职责是:及时组织相关部门确定手册配套产品版本、技术口径等;落实并监控各种手册的编写责任人;负责技术手册的中文审核及英文手册的技术审核;针对每种产品的手册设立项目经理,负责整个过程的监控。
2、中研、中试部:根据国际市场拓展部的统一计划及时编写中文初稿,并在完成中文初稿前将中文界面图替换成英文界面,随文放在中文原稿中。负责所分工的手册的中文及英文技术审核。中研市场技术处负责中研、中试在海外手册编写过程中的协调工作,并负责中研、中试的对外接口。
3、海外工程部:根据国际市场拓展部的统一计划,负责所分工的相关手册的中文原稿审核及英文手册专业技术审核。
4、培训中心:根据国际市场拓展部的统一计划,负责培训手册(教材模块)的中文原稿的审核及英文手册的专业技术审核。
5、英文编译部:根据国际市场拓展部的统一计划,将审核后的中文手册翻译成英文并排版,根据相关部门的英文专业技术性审核的意见修改英文译文,以专业技术人员的意见为准定稿出版。协助开发人员将产品的帮助文件、界面等转化为英文。

2、编写出版流程
(1)编写流程图:

(2)工作指引:
01:海外产品开发、销售计划国际市场拓展部
根据国际市场需求制订的公司海外产品开发、销售计划,包括产品发布计划。
02:制定手册出版计划相关责任部门
根据产品计划衍生手册计划。要包括具体产品的版本,各种手册的内容及册数、责任人、时间表,由指定部门共同确定并执行。该计划的监控人为国际市场拓展部。
03:确定配套版本、统一技术口径相关责任部门
由于国际市场的特殊性,可能针对不同合同有不同的要求,因此除满足国际一般原则外,需要特别说明的事情都在该环节明确。
04:编写指导书相关责任部门
由流程的前一环节产生的结果形成书面决议,以通知编写当事人,具体指导编写。
05:编写手册相关责任部门
各相关责任部门按计划编写中文原稿。
06内容审核相关责任部门
各相关部门对分配的中文原稿手册进行审核,包括技术正确性、完善性、实用性、产品的对应性等。
07:翻译、排版、语法审核英文编译部
将确定的中文稿正确地翻译为英文,保证语法的正确性。
08:手册审核相关责任部门
各相关部门对所分配的英文翻译稿进行技术用语审核。
09:修改、出版英文编译部
根据技术人员的意见修改英文译文,格式及封面设计,出版。
10:申请BOM编码英文编译部
申请BOM编码
11:需求计划生产计划部
生产计划部提供需求计划。
12:印刷、入库行政采购部行政采购部申购、印刷。
3、稿酬
由于英文手册的专业技术审核工作量大,对人员的要求高,需要占用审核人员大量的业余时间,因此对参加英文技术审核的人员给予每千个单词20元人民币的审稿费。中文原稿的编写稿费依然按国内中文手册的编写稿酬支付,但要根据从国内用中文版手册的继承程度,适当调整稿酬。所有稿酬由英文编译部负责申请、下发。
一九九九年七月二十九日