服务物资采购管控程序.doc

服务物资采购管控程序
一、目的
为严格规范物业服务过程中先关物资的采购工作，为采购活动提供程序准则，保证采购物资质量和控制物业服务成本，特制定本管控程序。
二、适用范围
根据公司“经营管理制度”规定，结合公司的实际情况，所有服务物资的采购工作必须纳入本程序进行监控，包括但不限于以下物资：
（一）重要物资
维修用建材、五金、机电设备及工作服、保安器材、消杀用品等。
（二）一般物资
零星采购的工具、维修与检修设备等。
三、管理职责
（一）行政人事部主管
行政人事部主管负责审批采购计划、方案和相关申请表。
（二）行政人事部采购人员
1、负责确认各部门采购需求、编制采购计划和方案。
2、负责选择和联系供应商，并对采购价格进行控制。
3、负责签订采购合同，并组织采购物资到货验收。
（三）财务部
财务部负责对采购价格、采购款项进行审批和支付。
（四）品管部
品管部负责按工作验收程序对到货进行验收和标志。
（五）相关部门
物资需求部门按照工作需要向采购人员提出物资购买需求。
采购计划制订与审批
（一）采购需求确认
1、各部门每月根据工作需要，填写“采购需求表”并经部门主管签字后，提交行政人事部采购负责人。
2、采购人员对各部门的采购需求进行核查，并核查物资计划与实际用量是否符合、物资是否有库存，如有库存，应先安排使用库存物资。
（二）采购计划编制
1.采购人员每月在25日前将经核查的采购需求进行汇总，根据库存状况编制采购计划与采购方案，采购计划应包括采购标准、采购汇总表与各部门的物资需求明细，提交行政人事部主管审批。
2.采购标准应包括采购物资的质量要求或物资的型号、规格及质量要求、检验或验收方法等。
五、采购实施控制
（一）供应商选择
1.对于经常性的、一般的采购物资，采购人员可通过公司“合格供应商花名册”选择适合的供应商作为询价对象。
2.对于非经常性、重要的采购物资，采购人员可在了解与公司往来密切的供应商的基础上，按照公司“供方合格评定准则”评估供应商的资质和可靠性。
（三）采购合同控制
对于单件物资在5000元（含5000元）以下的采购活动，不需签订合同，可直接办理交易手续；对于单件物资在5000以上的采购，应签订采购合同。采购合同的使用与管理规定如下所示：
1.公司采购合同主要适用于大型机电设备及服务的采购。
2.物资采购合同应明确索要采购服务及物资的名称、型号、规格、质量要求、提供方式、提供时间、验收标准及有关质量纠纷的处理条款等。
（四）采购变更管理
1.对于计划外或突发性的采购需求，请购部门必须填写“计划外物资申购表”，并经部门主管、财务部门同意后方可交采购人员执行。
2.各部门“采购需求表”内容若需更改，由部门主管填写“采购变更申请审批表”，审核步骤同计划内采购活动。
六、采购物资验收
（一）验收准备
所采购的物资到达公司前，由采购人员事先通知品管部验收人员、仓储管理人员、物资使用部门人员做好验收准备。
（二）验收实施
1.采购物资到达公司后，必须由采购人员、验收人员、仓库管理人员、使用部门人员一起根据供方发货单（或发票）以及“采购合同”、“采购申请表”的内容和标准进行逐一验收。
2.采购物资的入库月案首包括数量和质量两方面，数量验收由仓储管理人员负责，质量验收由使用部门和品管部负责。
（三）入库与付款
公司采购物资在验收通过后，应分别在当日和三日内办理完验收入库手续和财务付款手续。
七、相关文件与记录
（略）
二、服务物资采购执行工具与模板
（一）采购预算表
序号物资
类别1月2月3月新购预付到期新购预付到期新购预付到期1234…（二）采购申请表
编号：日期：年月日
申请部门部门编号项目编号需求时间收货地址联系人联系电话申请理由
采购对象□服务设备□保洁用品□绿化用品
□工程维修用品□劳保用品□其他采购物资描述名称规格用途数量需求日期预计单价金额预算情况年度预算已用预算部门可用预算预算编号尚余预算审核财务部申请人使用部门经理预算负责人

（三）计划外采购申请表
申请部门需求时间预算总额部门负责人采购物资类型□服务设备□保洁用品
□绿化用品□工程维修用品
□劳保用品□其他申请采购方式□比价采购
□国家采购
□网络采购申请理由负责人签字：年月日（公章）行政人事部
审核意见负责人签字：年月日（公章）财务部
审核意见负责人签字：年月日（公章）总经理
审核意见负责人签字：年月日（公章）（四）采购变更申请审批表
请购部门原请购单编号品名规格采购日期变动内容变动原因联系电话经办人行政人事部
意见采购人员年月日行政人事主管年月日财务部
核准意见经办人年月日负责人年月日主管副总年月日总经理年月日备注随附资料包括原采购请购书复印件、已采购合同复印件
本表一式四份，请购部门、行政人事部、财务部和仓储部各一份