(BT-XJ-103)项目宣传档案管理及款项拨付程序.doc

项目宣传档案管理及款项拨付程序受控状态：____受控_________发放编号：________________生效日期：___2007-04-02___版本/修改次第更改页次/章节编制审核批准生效日期1目的为了加强对项目宣传物料款项拨付工作的管理，增强款项拨付的透明度、规范化，使款项拨付留存记录依据。2适用范围集团所属的销售监督中心、销售公司以及所有外聘销售代理公司3定义4职责4.1
4.2销售公司发起款项拨付会签。
销售监督中心根据执行过程或结果的监控记录，对执行实施状况加以确认，并协助销售公司组织款项的多环节会签。5程序5.1

5.2

5.3
5.4
5.5

5.6

5.7经领导审批过的可执行事宜，原件反馈至销售公司后，销售监督中心保留复印件档案，作为执行监控的依据。
销售监督中心接收宣传档案之后对档案进行登记，并对档案内容做初步了解；
销售公司对已经报总公司批复的宣传事宜，开始组织广告供方实施执行。
销售监督中心对执行情况进行监控并对执行过程或结果做出监控记录；
销售在约定支付款项日期临近时，按照约定发起拨款会签工作；销售监督中心审核后，附注监控证明，辅助销售公司组织包括分管领导（超过分管领导授权范围的广告费用，需要经由财务总监审核、董事局主席签字）等环节进行拨款会签工作；
销售监督中心对拨款会签工作进行记录，并检查档案，宣传业务所涉及的最后一次款项结算之后，将档案归档留存；
如档案属于未完成的在控档案，则在下次付款时重新组织最新一次的拨款会签工作。6记录销售监督中心费用支出记录表（BT-XJ-303-1）、拨款会签单跟踪记录表（BT-XJ-303-2）7支持文件项目宣传档案管理及款项拨付管理规定(BT-XJ-203)8附录项目宣传档案管理及款项拨付管理流程图