武进区社区档案管理暂行办法.doc

武进区社区档案管理暂行办法
总则
第一条为了规范和加强社区档案管理，推动我区社区基础建设，保证社区在组织、文化、卫生、环境、治安等各项具体工作中形成的各种文件材料完整与安全，维护社区组织的历史真实面貌，有效地为社区建设、巩固基层政权和加强社会主义民主政治建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》及国家有关法律法规，结合本区实际情况，特制定本办法。
第二条本办法所称社区档案是指社区党组织、社区成员（代表）大会、社区居民委员会以及社区群团组织在居民自治等各项工作、活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。
第三条本办法适用于本行政区域内城区街道所辖社区和建制镇所辖社区。
管理体制和原则
第四条区档案行政管理部门和民政部门及镇人民政府、街道办事处负责所辖区域内的社区档案工作的监督和指导。
第五条社区档案实行集中统一管理。社区组织在档案工作中必须贯彻执行国家有关档案工作法律法规，严防档案损毁丢失，任何单位和个人不得将档案据为己有或拒绝归档，严禁出卖、涂改、伪造档案，违者将依法追究有关人员责任。
第六条社区档案工作应当做到“四有”：有人管，有制度，有装具，有档案。
1、社区应当明确有兼职档案员负责本社区文件材料的收集、整理、保管及提供利用。
2、社区档案工作应建立必要的制度，明确文件材料归档范围、归档办法及档案管理要求。
3、社区应当配置专柜存放档案资料，做到安全、保密、避免丢失，有防火、防盗、防虫、防霉等措施。有条件的社区可设置专门的档案用房。社区档案工作所需经费在社区办公经费中列支。
4、社区应将如下文件材料归档保存：社区党政群团组织建设方面的文件材料；社区居民自治方面的文件材料；军、警、机关、企事业单位共驻共建方面的文件材料；社区服务、社区文化、卫生、环境、治安、基建等活动方面的文件材料；财务、财产管理方面的文件材料；反映社区活动的照片、声像材料；荣誉证书、奖牌奖杯奖状、纪念品等实物。
档案的整理、利用
第七条社区档案的整理本着“简化整理、深化检索”的原则进行，保持文件材料之间的有机联系。社区档案的具体整理方法由区档案局联合区民政局确定。
第八条社区工作形成的文件材料按不同门类、载体分为文书类、声像类、科技类、会计类、实物类、电子类及资料等七个大类。
1、文书类文件材料一般按年度归档整理，本年度档案在次年的六月底前归档；会计类文件材料由财务人员整理完毕一年后向档案室移交；基建类文件材料在项目竣工验收后整理归档；设备类文件材料在设备开箱验收后及时整理归档；声像类和实物类材料随时整理归档；电子文件一般在办理完毕后三个月内整理归档。2、归档的文件材料应齐全完整，真实反映社区情况，载体和书写材料符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料。第九条纸质文件材料与特殊载体材料分别编目存放。
第十条社区档案人员应充分利用计算机进行档案资料管理，建立必要的档案目录数据库，以方便档案的利用。
第十一条社区档案工作应当立足为社区建设服务，开展档案咨询、举办档案展览等形式多样的活动，为社区三个文明建设服务。
第十二条鼓励社区居民向当地档案馆捐赠、寄存或转让其所有的，对国家和社会具有保存价值的档案材料。
附则
第十三条本办法由区档案局、区民政局负责解释。
第十四条本办法自颁发之日起实施。
附录：武进区社区文件材料归档范围和保管期限参考表

类
别

归档范围
保管期限

文

书

党务工作
社区党建社区党组织成立材料、网络、名单、换届选举报告、批复
党建工作总结、计划、专题报告、典型调查材料、目标责任书、工作会议材料
党员统计表、名册、民主生活会记录
党员教育培训、民主评议等活动材料、管理制度
发展党员计划、积极分子考核材料
先进党支部、党员表彰材料；对违纪党员处理材料
永久

定期

永久

定期
定期

定期

自

社区自治管理社区工作的政策法规性文件
向有关部门反映社区居民意见、建议及反馈意见
社区建设重大事项的决议、本社区重大活动、重要事件形成的文件材料
社区机构成立、更名及居委会换届选举材料
社区居委会工作计划、总结及其审议材料、专题报告、典型调查、经验材料、大事记、工作记录、会议记录等
社区各种组织、网络人员名册、统计表；社区制定的规章制度、岗位责任制
社区标识、概况、平面示意图、自治章程、各种制度、岗位职责、办事程序
各级党政机关领导、人大代表、政协委员视察社区工作的讲话、题词等
报刊、电台关于本社区的报道材料
社区居委会工作台帐定期

定期

永久

永久

永久

永久

永久

永久
定期
定