档案室管理员职责.doc

档案室管理员职责

1学习党的方针政策，贯彻执行《中华人民共和国档案法》忠于职守，遵守档案工作纪律。
2认真钻研业务，建立健全各种档案管理制度，不断提高档案管理水平。
3、凡应立卷归档的材料，要定期收集，对移交入室的档案要认真验收，按规定办理交接手续。
4、残缺和不易长久保存的档案，要裱糊和复制，做好防盗、防潮、防虫蚀等工作，确保档案的齐全、完整和安全。
5、做好档案立卷、分类、编号、进橱上架工作，编制检索工具、汇编和参考资料。
6、搞好档案的开发利用工作，积极主动地为学校领导和各部门提供档案材料，为学校各项工作服务。
7、做好档案的借阅登记和利用效果登记。
8、严格执行档案保密制度，防止失密、泄密现象发生。档案管理人员调离，要在学校领导监督下做好交接工作，离职后不泄密。
9、兼职档案员，对本处室的的档案材料要随时收集，确保档案的齐全完整，按规定归档、立卷、移交。

档案管理制度

1、档案实行专人管理，管理严格保管档案箱、橱钥匙，不得带至办公室外，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。
2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。
3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处；档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。
4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。
5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。
6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

档案借阅制度

1、外单位查、借档案，必须持单位介绍信，审明查档案原因，经本单位分管档案领导批准后可准予查阅。
2、本单位人员查阅涉入本单位机密的有关档案，须经领导批准后方可查阅。
3、查、借档案者必须认真填写借阅登记簿。
4、查借档案者要爱护档案，不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案。
5、查阅档案一律在本单位内查阅，原件一般不得借出，如特殊情况需外借者，须经领导批准，限十天内归还，并办理借阅登记手续。
6、档案归还时，档案工作人员应清点无误后签收，发现问题要查明原因，报领导处理。

档案立卷归档制度

1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。
2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。
3、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度——机构——问题”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。
4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。
5、文书档案在第二年九月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年十月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。
6、各处室归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。
7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。

实物档案归档制度
一、归档时间与要求
1、实物档案指本校及各部门荣获的奖状、奖杯、奖旗、荣誉证书等奖品，名人题字的字画，工艺品及单位已作废的旧印章等物，它是本校工作成绩和荣誉的反应。
2、本校荣获的所有荣誉性实物，均由档案室统一集中保管，任何部门和个人不得私自留存。
3、本校各科室荣获的实物奖品在一个月内到校档案室进行登记写明获奖单位、奖品名称、发奖单位、获奖时间、地点和原因。档案室对所获的奖品进行登记、分类、编号等工作，并注明奖品的存放地点和负责保管人的姓名，以备查考。
4、所获奖品可在获奖科室或有关部门存放二年，到期后按制度向档案室移交。
5、旧印章在作废后及时移交档案室进行登记保存。
6、名人题赠的字画、工艺品等实物由接收部门及时到档案室登记、编号、归档，并题写简要说明。赠品在单位存放三年，但须在档案室备案，注明存放单位和保管人，以利查考。
7、实物档案原则上不外借，特殊情况需经校主管领导批准办理借出手续，限期收回。
8、实物档案向档案室移交时应严格履行交接手续，进行有关记录，由档案室对实物进行妥善管理。
二、归档范围及保管期限表（见附表）
实物档案归档范围和保管期限
卷
目问
题归档范围期
限密
级部
门专门卷实
物
类1、各科室获市级以上的奖杯、奖旗、奖状、荣誉证书2、各科室获区级以上的奖杯、奖旗、奖状、荣誉证书3、作废的各类印章、印模永久

长期

永久各科室

各科室

办公室

档案室管理制度

一、认真贯彻“以