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最新公文处理、公文格式、公文主题词
关于公文主题词公文主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词，是指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组，用于为按主题检索公文提供检索标识，也就是按公文的主题和文种进行检索，为以现代信息处理手段处理和管理公文奠定基础。《中共中央办公厅关于印发〈中国共产党机关公文处理条例〉的通知》（中办发〔1996〕14号）文件规定：“主题词按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方。”《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）文件规定：“公文应当标注主题词。上行文按照上级机关要求标注主题词。”所以，上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题。如是下发公文，还得使用自身的主题词表，防止随意性。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，《XX省政府关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文，主题词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。以《XX省政府公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。《XX省政府公文主题词表》把“词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如"综合经济"、"财政、金融"类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如"工交、能源、邮电"类中的"工业"、"交通"、"能源"和"邮电"等。”由此可见，类别词类似于公文内容所在的行业划分，有时近似于政府机关部门的划分。《XX省政府公文主题词表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。共产主义青年团湖南南省委员会撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”（这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面），然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“青年团员”、“少年儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如《XX省政府办公厅关于发布＜XX省行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。类属词一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主题概念的词。如《XX省政府关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，标注的第二个主题词是“公文”。这个主题词就在“文秘工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引”。如《XX省政府关于加强水土保持工作的通知》，标引的类别词是“农业”，类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。《XX省政府关于“十五”期间深化科技技术体制改革的决定》，类别词是“科技”，但类属词“体制”却在“民政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面，“改革”在“综合经济”下的“经济管理”这个类别词下面。如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。如《XX省政府关于在试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再在这个类别词下找到类属词“企业”、“破产”；然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再在“劳动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢。这时，你可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面。也可以自己增加新的类属词，但一般要在新类属词前加符合“口”，以示作者“创新”，一般情况下不要“创新”。标注类属词首先要求标注者必须了解公文的主题内容，确定主题概念。其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。类属词的数量多。《国务院公文主题词表》第一层仅分了15类，但属于类属词的主题词就有1049个。找到类别词后，并不是在每种类别词后都能找到相应的类属词，有些还要到其他的类别词下去找，就如前面提到的《XX省政府关于“十五”期间深化科学技术体制改革的决定》一样。公文中标注的最后一个（或两个）主题词（也即