4科研院所档案信息化建设思考.docx

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科研院所档案信息化建设思考
随着科研院所办公现代化步伐的加快，纸质文件和电子文件一体化管理的普及，科研档案收、管、用全程信息化进入管理领域。信息技术的广泛应用对科研院所档案管理工作产生了深刻的影响，加强档案信息化建设，是提高科研院所档案信息服务水平的必由之路。1将档案信息化建设纳入院所信息化建设的总体框架现代信息社会日新月异，档案管理领域也出现了一些新情况、新问题。科研院所开展档案信息化建设，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在数字化建设的关键部位，保证软硬件资源的继承性，使其既能适应当前信息发展的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，避免盲目上马，尽可能避免资源浪费。在推进信息化进程中，特别要注意解决好三个方面的问题：一是保持档案信息化建设与科研院所各部门信息化建设同步发展。做好电子文件归档管理和档案信息资源数据库建设等工作，力争把档案信息化建设纳入科研院所信息化建设的总体框架，实现档案信息化与科研院所信息化同步发展。二是实现档案信息化各项工作的协调发展。科研院所档案部门一定要根据科研院所各项工作对档案工作的要求，以实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平为目的，明确不同阶段档案信息化建设的重点。三是把建立和完善档案信息安全保障体系，作为档案信息化建设的关键环节。认真执行档案信息化管理的各项责任制度，杜绝一切安全隐患；严把档案利用审查关，非开放的档案信息一律不得上外网；要严格执行“三网”隔离制度，采取可靠的防范技术和措施，确保档案信息和网络安全。2提高全员档案素质是院所档案信息化建设的重中之重电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对专兼职档案管理人员提出了更高的要求。档案信息化建设是一项长期的工作，数字化的实现不仅仅是档案部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要院所全体人员的积极参与配合，全员档案素质的提高对档案数字化建设至关重要。因此，提高全员档案素质是目前科研院所档案信息化建设的重中之重。随着档案内容的数字化存储，对于阅读档案的人员权限必须具有明确的划分，对不同安全和保密级别的档案，管理人员应从授权的角度予以规范。在必要的情况下，管理人员应通过档案文件加密、文件防写、网络监控等措施确保档案的安全，一旦发现问题，也能追根溯源。在实践工作，一方面要积极引入懂计算机的专业人才，另一面要为档案人员提供培训、交流和学习的机会，通过与教育机构的通力合作，培养通晓档案和信息技术的综合人才，为档案信息化建设不断充实人才。3积极探索具有科研院所特色的档案信息化建设之路档案信息化建设的目标是是建立数字化档案信息，将档案资源通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。科研院所档案部门要把档案信息化建设作为工作重点，多渠道争取支持，有计划、有步骤的开展信息化建设，逐步探索出一条具有科研院所特色、符合院所实际的信息化建设之路。信息化对档案的利用带来了一场深刻的革命，在客观上要求科研院所档案部门必须转变观念，树立特色信息意识，只有立足电子档案的特性，转变档案管理的理念，才能提供优质高效的服务。在档案信息化建设中，科研院所档案部门应该根据院所工作的需求，树立特色信息意识，对所有档案进行详细的类别划分，需要分析各类档案的作用、利用频率、保存的需求，从而为日常的借阅和管理奠定基础。一是要对重要档案目录进行数字化处理，这是档案信息化的基本工作。因为档案信息化就是在档案信息管理系统中采取目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据，以目录数据为检索入口，从而实现图文信息的浏览。二是要有选择地对重要档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。三是根据院所办公工作的需求，将重要信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。