行政机关公文格式讲座 (2).ppt

(十一)公文的特定格式(一)范围(二)引用标准(三)定义(四)用纸的技术指标28mm±1mm(六)文中的图文颜色(七)排版规格与印刷装订要求(八)公文中各要素标识规则眉首之－－公文的份数序号◆不是所有的公文都需要编制份数序号。《国家行政机关公文处理办法》规定带有密级的公文要编份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。
编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的动向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。
一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少不少于两位，即“1”编为“01”。眉首之－－秘密等级和保密期限◆秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。《国家行政机关公文处理办法》规定，涉及秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受到特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受到严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在行文中应执照上述要求标识公文的秘密等级。
保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。如：绝密★三个月，意味着该公文保密的期限为三个月，过期即可解密。在此需要说明的是，如不标识保密期限,秘密等级两字之间应空1字距离,如需标注保密期限,则秘密等级的两字间则不空1字距离，以使该字段不致过长。眉首之－－紧急程度眉首之－－发文机关标识●发文机关标识即通常所称的“红头”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。
●发文机关标识的字体，本标准推荐使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重，其它字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分，应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。
●发文机关标识的字号，本标准以22mm×15mm为高限，现行“国务院文件”的字号即是22mm×15mm。本标准以此为高限，就是要求除“国务院文件”以外，其他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件”，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位，具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。●关于发文机关标识的位置，标准提出了两种。
第一种是用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜，也就是留出25㎜（约2行）位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37㎜﹢25㎜＝62㎜的距离。
第二种仅限于上行文，凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心边缘为80㎜,即要留出80㎜－25㎜＝55㎜的空白供上级机关批示文件用。
●关于联合行文，标准规定“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中。文件首页必须显示正文。如果联合行文的部门过多，就可能出现把正文挤出首页的情况,公文如果首页没有正文，使人一看还不知道文件内容是什么，是极不严肃的事。因此公文首页必须显示正文，发文机关多可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止，还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置。眉首之－－发文字号◆发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。
●机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如我们经常见到的“青政发”、“青政字”、“青政办发”等，“青”代表青岛市，“政”代表人民政府、“政办”代人民政府办公厅。读懂机关代字非常重要，特别是知道了文件的主办部门，就可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。
●年份要用全称，不能简化，如“05”、“06”等均属不正确。
年份应用六角括号“〔〕”，而不能用数学公式中的中括号“［］”，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“（）”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。因此称之为六角括号是基于与数学中的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同，容易区分。◆发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。
●序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要同一发文形式，就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号，是一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位，不加“第”、“字”等虚字，主要是讲究实用，尽量减少公文的字数。
●发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，规定在发文字号下4mm处印一条与版心同宽的红色反线