数据透视表教程..pdf

教程:数据透视表

我县有三个职业学校，每个学校有四个专业，每个专业都有五门课，学生人数千
人左右。这次期末统考结束后，教育局要求将所有学生的考试成绩汇总到一个工
作表中，并要求对三所学校的各科成绩、各专业成绩进行分析比较。可见工作量
之大啊！不仅要运用到分类、还要实现汇总计算。永中Office的数据透视表就
具有很强大的数据处理能力，不必写入复杂的公式，使用向导创建一个交互式表
格就可以自动提取、组织和汇总数据。下面就来和大家分享：
统计出的全县三所学校的学生成绩：

一、创建数据透视表
在创建数据透视表前，首先对源数据进行几项重要检查，否则无法创建数据透视
表。
*必须包含列标题。如“准考证号”、“语文”、“数学”等。
*用于创建数据透视表的数据区域内不能有空行或空列，否则仅为空行前或
空列左的数据进行创建。
*每列只能包含一种类型的数据

1.选择“数据”－“数据透视表”，弹出“数据透视表向导步骤1”对话框。
2.单击“下一步”，到步骤2，输入要建立数据透视表的数据源区域。（注意：
“全县三所职中统考成绩”行不能包含在内）

3.按照步骤，“完成”后，会同时显示“数据透视表”工具栏和“数据透视表字
段列表”框。

二、构建数据透视表字段
1.双击“数据透视表字段列表”中的“学校”和“专业”，项目会自动被填充到
“将行字段拖至此处”区域。

2.选中“语文”，将其拖拽到“请将数据字段拖至此处”区域。

“语文”拖至后效果见下图（这时可清晰得观察出各个学校及各个专业的“语
文”成绩总分）

3.参照上面方法，分别将“数学”、“英语”等科目拖至上图中的“汇总”列区
域。

所有科目拖至后效果：

三、改变数据透视表的汇总方式
由于各个学校、各个专业的学生人数不等，所以通过总分还无法判断哪所学校此
次考试的成绩更胜一筹。最有力的方法就是通过求平均值比较。
1.选中数据透视表中的“求和项：语文”，单击“数据透视表”工具栏上“字段
设置”图标，弹出“数据透视表字段”对话框。
2.在“汇总方式”框中选择“平均值”。

三所学校的各专业的语文科目就由“求和”改成“求平均值”了。与此同时，各
学校的语文平均分也可以轻松得到。

3.参照上面方法，得出其他学科的平均分值。
四、隐藏项目的明细数据
1.双击“财会学校”、“第一职专”、“三山职中”所在的单元格，即可隐藏各
专业各学科的明细数据。效果见下图所示。

2.这时显示“每个学校每门科目的平均分”及“县平均分”。通过观察可一目了
然得分析出哪个学校在此次统考中的成绩更优异及较“县平均分”的差距。

贴心提示：如果检查发现数据透视表中的数据有误时，不能直接在其上进行修改，
需先修改数据源，然后单击“数据透视表”工具栏的“数据透视表”按钮，从下
拉菜单中选择“刷新数据”。

标准数据库数据组织格式_数据透视表

1．假如有一学生成绩表，数据是按标准数据库组织格式组织的
即第一行为字段名，下面的每一行为一个记录，如图所示

图1数据透视表源数据

2．数据→数据透视表和数据透视图
如果只生成数据透视表，则只选择数据透视表，如果同时要生成数据透视图，则
最好选择下一项，即数据透视图（及数据透视表），这里选择第一项，下一步

图2数据透视表向导一

3．指定数据区域
在这里可以指定数据区域，假如以后，还要添加新的记录，最好这里指定的数据
区域可以大一些，如A1:F1000（你甚至可以设为A:F，这样做的缺点是，会产生
空格项，但如果增加数据时，不必再重头制作），下一步

图3数据透视表向导二

4．指定数据透视表产生的位置
可以指定新建工作表，还可以指定现有工作表，只需指定产生数据透视表的第一
个单元格就可以了，如H3，完成。

图4数据透视表向导三

产生的空数据透视表如下图所示

图5数据透视表初表
看了这个图，你应该明白，我为什么要在4步，指定在H3显示数据透视表了吧。
最上面产生的哪一行的妙处，将在下面介绍。

5．行字段的拖放
将学号拖至“将行字段拖至此处”框中，姓名和性别分别拖至学号相邻的右侧，
将科目拖至“将列字段拖至此处”框中。
将成绩拖至“请将数据项拖至此处”框中。

图6初步完成表一

6．字段的进一步设置
在左侧的行字段中，不需要对姓名和性别进行汇总，可以在任意的姓名汇总上（如
刘备汇总单元格）右击，隐藏（图12），或者字段设置，无，确定。
同样设置隐藏性别的汇总。
注：这里的汇总，实际就相当于数据分类汇总产生的结果，也就是说，数据透
视表对于需要经常分类汇总的人来说，要方便了许多，不需要手工排序，排序
工作自动完成。
本例只是选择了最简单一种