单位印章管理制度-印章管理制度.docx

单位印章管理制度|印章管理制度

一、目的为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。二、适用范围本制度适用于集团公司及其子公司。三、印章的刻制和启用（一）印章的刻制1、公司印章的刻制均须报公司主要负责人批准，由集团公司行政人资部或子公司综合办开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。（二）印章的`启用1、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。2、印章启用应报公司主要负责人批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。四、印章的保管、交接和停用（一）公司各类印章必须有专人保管1、公司公章、合同专用公章由公司主要负责人指定专人保管，财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由财务部门指定两人分别保管，各部门印章由各部门指定专人专柜保管。各印章保管人员名单须报集团公司行政人资部或子公司综合办备案。2、印章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。3、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写《印鉴使用签批单》，征得其部门主管同意，并经公司主要负责人批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经公司主要负责人批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。4、印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。（二）印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。（三）印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。（四）印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。（五）有下列情况，相关印章须停用：1、公司名称变动;2、印章使用损坏;3、印章遗失或被窃，声明作废。（六）印章停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印章送集团公司行政人资部或子公司综合办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。五、印章使用（一）使用范围如下：1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章;2、凡属部门业务范围内的加盖部门章;3、凡属合同类的用合同专用章;4、凡属财务会计业务的用财务专用章。（二）使用程序1、公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经部门主管审核、公司分管领导批准，填写《印鉴使用签批单》后方可用印，同时需将用印文件的复印件交印章保管部门备案。2、印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。3、严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，须经公司领导签字同意方可;待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案。六、银行印鉴章管理（一）印鉴章保管要求1、二枚印鉴章必须分开保管，不可一人同时保管使用，一般情况，财务负责人和会计各保管一枚印鉴章。2、上班时间，印鉴章必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁;下班时印鉴章必须放入柜，不得随意摆放。（二）印鉴章带离财务部门，必须进行登记注明用途，财务负责人审核，同时报公司主要负责人审批。印鉴章带离必须是公司内部2个人员，同时一定是财务部门和综合办各出一人。（三）印鉴章加盖在非银行票据的纸质文件，必须报财务负责人审核，公司主要负责人批准，并进行登记。印鉴章加盖在非银行票据的纸质单据(如收据、优惠券等)上，必须有本公司相关文件的规定，财务负责人批准后予以盖章。（四、刻制印鉴章，须经财务负责人书面申请，公司主要负责人审核，报集团公司审批后，予以刻制。七、违纪处理（一）违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。（二）印章保管员应将《印章使用签批单》保存好，每年年底底交相关行政部门汇总存档。八、附则1、《印章使用签批单》2、《印章移交表》3、《印章管理责任书》