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常用公文写作规范与技巧

一、公文概述

所谓公文，就是公务文书的简称，是行政机关、企事业单位、人民团体在行使管理
职能的过程中所形成的具有法律效力和规范体式的公务文书。

二、公文的种类

党的机关公文14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、
批复、条例、规定、函、会议记要。

行政机关公文13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、
批复、意见、函、会议记要。

其中两种公文中有9种公文是相同的。

另外，还有事务性文书，如经济科技文书、规章类文书、会议类文书、报告类文书
、计划类文书等非法定文书。

规章类的文书包括：规则、规定、细则、守则、办法、制度、章程、规程。

经济类的文书包括：合同与可行性研究报告。

科技类的文书包括：论文、报告、情报等。

三、公文使用的范围

可分为上述的通用公文和专用公文两大类。

专用公文是由具有专门职能的机关，根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的
公文。如外交领域使用的国书、照会、备忘录、条约等；司法机关使用的起诉书、
判决书、调解书等。它们只能在一定领域和特定的范围内使用。

总而言之，行政机关的公文包括电子公文、电报等等，它是行政机关在行政管理的
过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要
工具，它是传达党和国家方针政策，发布行政规章、法规和措施，请示和答复问题
，指导布置工作，报告情况和交流经验的重要工具。

四、公文写作的属性、基本功及一般的技巧

（一）公文的属性

1、政策性：
对政治、经济、社会生活各个领域有指导作用，用以执行贯彻党和国家的有关政策
，执行国家的法律法令。

2、实用性：处理公务、根据现实需要、针对实际问题而制发，有明确的写作目的
。

3、可靠性：所涉及的材料、数据、事实必须真实可靠，不得有任何虚假错漏。

4、定向性：由特定机关制发，写给特定读者，针对特定事务。

5、时间性：所针对的问题总是存在于特定时间范围之内。

6、规范性：写作格式和办理程序有一定的规范。

（二）公文写作的基本功及一般的技巧

1、公文写作的基本功：明确写作的目的，确立公文的主旨，吃透上下两头，在领
会领导意图与实际工作需要结合点上动脑子。

公文写作时要尽量少用专业的术语、复杂的推理、新造的名词、模糊的语言。专业
语言一般由专业人士掌握，而公文供大众阅读，如果用得太多，使人不易理解，产
生歧义；复杂的推理容易使人产生模糊、误导；新造的名词容易使人产生一种生僻
感，进而产生理解意思的偏差；模糊的语言对工作的指导力度不够，要尽量少用。
一篇好的公文，要体现思想的力量、逻辑的力量、语言的力量和情感的力量。

2、公文写作的一般技巧：可以概括为缘由、事项、要求或者建议。这就是公文内
容的逻辑结构模式，它是对公文文种结构特点的概括与总结。

片状结构的模式，也从公文结构的体式布局，公文体式结构的外在形式，它是生成
逻辑结构要素，它的变化在篇章文字层面中的反映，它的任务是对公文的材料、段
落、文字进行排列组合，寻求最佳的表现形式。

常见公文的片状结构（公文所用外形体式）大致有以下几种：

（1）篇段合一式：公文全篇只有一段，在一段中分层次把要叙述的内容写出。像
命令（令）、公告和部分内容简

单的决定、批复、函常用这种形式，比如后面文中举过的《全国人民代表大会常务
委员会关于教师节的决定》就是篇段合一式。

（2）摄要分条式：在公文开头属篇撮要，概括出该文的中心内容。摄要之下，按
照所要解决的问题的主次先后分条写出，每条前用数码序号标明。这种体式大多为
下行文采用。如通知、通告、指示、公告及内容比较复杂的决定、会议纪要等。如
：《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》就采用撮要分
条式。

（3）分列小标题式：全文分若干段，依每段内容归纳出一个小标题。通常指示性
通知、调查报告、决定、简报、通报等都经常用这种形式。毛泽东同志的《中国的
红色政权为什么能够存在？》就是分列小标题写的。

（4）分块式：全文分成几大块，每一块独立成章，块中可有自然段，每块前面正
中加（一）、（二）、（三）等序号。通常调查报告、工作总结、会议纪要等采用
分块式。如：《一九九0年经济特区工作会议纪要》就采用分块式，全文四大块。

（5）转发转达式：用批转、转发、转述的方式，把上下级或平级的有关公文转印
给下级单位，一般在文首以“现将××转发给你们，望遵照执行。”的形式以文载文
。通常批转性通知、转发性通知、简报等都采用这种形式。

（6）条、段贯通式：条、段贯通式有两种情况，一种是把文章分成若干条，每条
冠序号，一条条叙述下来；另一种是把文章分成若干自然段，一段段写下来，不